5 outils en ligne indispensables pour le travail à domicile (PDF)

Les PDF ont certes un aspect professionnel, mais si vous ne disposez pas des bons outils, il est impossible d’y faire quoi que ce soit.

À l’heure où le partage de documents en ligne est devenu la base du travail à distance, vous ne pouvez pas vous permettre de tâtonner avec un document PDF pendant des heures, en essayant de faire en sorte qu’il vous écoute. Alors, que faire à la place ?

Nous avons élaboré ce guide pour vous présenter quelques outils PDF en ligne utiles qui rendront le travail à domicile beaucoup plus facile à gérer, alors commençons !

Pourquoi le travail à domicile est devenu la nouvelle norme

Le coronavirus a contraint de nombreux employés à quitter le bureau pour se réfugier dans la sécurité relative de leur domicile. En fait, d’ici à la fin de l’année 2020, environ un cinquième de la main-d’œuvre américaine effectuera son travail à distance.

Il s’agissait au départ d’un changement temporaire, mais cela pourrait ne pas rester ainsi.

Les entreprises ont investi beaucoup d’argent dans les outils numériques pour permettre à leurs employés de continuer à travailler à domicile. Le retour au bureau ferait perdre de l’argent à ces entreprises.

De nombreux employés (et employeurs) ont également réalisé que le travail à domicile… eh bien, ça marche. La transition s’est déroulée mieux que prévu pour de nombreuses entreprises, et beaucoup d’employés ont exprimé le désir de rester à la maison (au moins pendant une partie de la semaine).

Pour toutes ces raisons, nous pouvons nous attendre à ce que le travail à domicile devienne la nouvelle norme bien après la fin de la pandémie, du moins dans une certaine mesure.

La raison pour laquelle les entreprises choisissent de passer au zéro papier

Avant même que le COVID-19 ne vienne semer le chaos dans la population active, la majorité des entreprises avaient déjà entamé la transition vers des opérations sans papier.

Pourquoi ?

La suppression du papier permet de libérer beaucoup d’espace dans les bureaux. Elle rend également le travail plus pratique : toutes les informations dont vous avez besoin sont numérisées et à portée de main.

Lorsque vous vous débarrassez de tout ce papier, vous vous débarrassez également des coûts qui l’accompagnent. Cela peut vous aider à économiser beaucoup d’argent et à l’investir dans d’autres domaines de votre entreprise.

Les clients se soucient également de l’impact de votre entreprise sur l’environnement (https://www.barrons.com/articles/two-thirds-of-north-americans-prefer-eco-friendly-brands-study-finds-51578661728). Le passage au zéro papier vous rend plus respectueux de l’environnement, ce qui peut attirer davantage d’acheteurs intéressés par vos produits/services.

Globalement, se débarrasser du papier vous permet d’économiser de l’argent, d’améliorer la productivité des employés et de rationaliser vos processus d’entreprise. Et comme elles n’ont plus de papier, de nombreuses entreprises ont opté pour les documents PDF.

Avantages du passage aux documents PDF

Le passage aux documents PDF offre aux entreprises davantage de fonctionnalités que d’autres types de documents numériques, tels que Word. Par exemple, avec les PDF, vous obtenez :

• Intégrité graphique - Les documents PDF auront le même aspect (conserveront le même formatage), quel que soit l’utilisateur et le type d’appareil.
• Sécurité - Vous pouvez protéger votre contenu par des mots de passe et des signatures électroniques.
• Taille réduite du fichier - Le téléchargement du fichier PDF ou son partage avec des collègues ne prendra pas des heures.
• Polyvalence - Vous pouvez utiliser les documents PDF sur n’importe quel système d’exploitation, que vous ayez un Mac, un PC, etc.
• Diversité - Les PDF ne se limitent pas à un contenu textuel : vous pouvez ajouter des images, des graphiques, des hyperliens, etc.

Les documents PDF offrent aux entreprises un moyen de partager du contenu (et de travailler ensemble sur les mêmes documents) sans laisser d’informations sensibles en danger sur l’internet.

5 outils PDF en ligne dont vous avez besoin pour travailler à domicile

Si vous travaillez à domicile et que vous passez beaucoup de temps à créer ou à lire des fichiers PDF, vous devez vous assurer d’avoir ces outils PDF à portée de main. Ils vous permettront de modifier ou de télécharger ces documents beaucoup plus rapidement (et facilement), ce qui peut améliorer votre productivité. Voici quelques-uns des plus importants.

1. Convertisseur de PDF

Combien de fois vous êtes-vous retrouvé coincé avec un document PDF nécessitant des modifications importantes ? Au lieu de partir de zéro, vous pouvez simplement convertir votre fichier PDF en un document Word. Après avoir mis à jour les informations, vous pouvez reconvertir le fichier au format PDF et le présenter au reste de votre équipe.

Cela vous permet également de transformer en quelques secondes des documents qui étaient à l’origine des documents Word en documents PDF.

2. Compresser le PDF

Il n’y a pas de limite de longueur pour les documents PDF. Si vous devez partager beaucoup d’informations, vous pouvez vous retrouver avec un document de plusieurs dizaines (voire centaines) de pages.

Cela peut être utile pour vos collègues, mais il peut être difficile de télécharger un fichier de cette taille sur le Web ou de l’envoyer par courrier électronique. Cet outil vous permet de réduire le document sans perdre de contenu, ce qui le rend beaucoup plus facile à partager.

3. Éditeur de PDF

Vous avez besoin d’apporter de petites modifications rapides à un document PDF ? Au lieu de passer par le processus de conversion, vous pouvez utiliser un outil d’édition de PDF. Vous pourrez ainsi ajouter des notes, mettre en évidence le contenu, apposer votre signature, etc.

4. Fusionner les PDF

Essayer de garder la trace de plusieurs documents différents peut s’avérer difficile, et cela peut également vous faire courir le risque de manquer des informations importantes. Il existe des outils qui vous permettent de combiner ces documents distincts dans un même fichier PDF afin que votre équipe obtienne une présentation claire et concise du contenu que vous souhaitez partager.

5. Protéger le PDF

Vous craignez que des pirates mettent la main sur vos PDF si vous les téléchargez sur le Web ? Utilisez un outil de protection des PDF pour sécuriser d’abord votre contenu. Avec cet outil, vous pouvez placer des mots de passe sur vos PDF et crypter les données afin que personne ne puisse les voir, même s’ils tombent dessus par hasard.

Rendez le travail à domicile encore plus efficace dès aujourd’hui

L’utilisation d’outils PDF en ligne peut rendre la collaboration avec une équipe à distance plus rapide et plus facile. Vous serez en mesure de rester concentré sur votre tâche et de respecter les délais nécessaires sans problème.

Et ce ne sont là que quelques-uns des outils PDF qui peuvent améliorer votre journée de travail. N’oubliez pas de jeter un coup d’œil aux autres options qui s’offrent à vous !