5 strumenti PDF imperdibili per lavorare da casa online

I PDF hanno certamente un aspetto professionale, ma se non si dispone degli strumenti giusti, è impossibile intervenire su di essi.

In un’epoca in cui la condivisione di documenti online è diventata la base del lavoro a distanza, non potete permettervi di armeggiare con un documento PDF per ore, cercando di farvi ascoltare. Quindi, cosa si dovrebbe fare?

Abbiamo messo insieme questa guida per mostrarvi alcuni utili strumenti PDF online che renderanno il lavoro da casa molto più gestibile, quindi iniziamo!

Perché lavorare da casa è diventato la nuova normalità

Il coronavirus ha costretto molti dipendenti a lasciare l’ufficio per recarsi nella relativa sicurezza delle proprie case. Infatti, entro la fine del 2020, circa un quinto della forza lavoro americana svolgerà il proprio lavoro da remoto.

Questo è iniziato come un cambiamento temporaneo, ma potrebbe non rimanere tale.

Le aziende hanno investito molto denaro in strumenti digitali per consentire ai propri dipendenti di continuare a lavorare da casa. Il ritorno in ufficio causerebbe a queste aziende una perdita di denaro.

Molti dipendenti (e datori di lavoro) hanno capito che lavorare da casa… funziona. Per molte aziende il passaggio è andato meglio del previsto e molti dipendenti hanno espresso il desiderio di rimanere a casa (almeno per una parte della settimana).

Per questi motivi, possiamo aspettarci che il lavoro da casa diventi la nuova normalità anche dopo la fine della pandemia, almeno in una certa misura.

Il motivo per cui le aziende scelgono di non usare la carta

Anche prima che il COVID-19 gettasse nel caos la forza lavoro, la maggior parte delle aziende stava già iniziando la transizione verso operazioni senza carta.

Perché?

Eliminare la carta significa liberare molto spazio in ufficio. Inoltre, rende il lavoro più comodo: tutte le informazioni necessarie sono digitalizzate e a portata di mano.

Quando ci si libera di tutta questa carta, si eliminano anche i costi che ne derivano. Questo può aiutarvi a risparmiare molto denaro e a investirlo in altre aree della vostra azienda.

I clienti si preoccupano anche dell’impatto che la vostra azienda ha sull’ambiente (https://www.barrons.com/articles/two-thirds-of-north-americans-prefer-eco-friendly-brands-study-finds-51578661728). Il fatto di non utilizzare la carta vi rende più ecologici, il che può attirare un maggior numero di acquirenti interessati ai vostri prodotti/servizi.

In generale, l’eliminazione della carta consente di risparmiare denaro, migliorare la produttività dei dipendenti e snellire i processi aziendali. E poiché non hanno più carta, molte aziende sono passate ai documenti PDF.

Vantaggi del passaggio ai documenti PDF

Il passaggio ai documenti PDF offre alle aziende più funzioni rispetto ad altri tipi di documenti digitali, come Word. Ad esempio, con i PDF è possibile:

• Integrità grafica - I documenti PDF avranno lo stesso aspetto (manterranno la stessa formattazione) indipendentemente da chi li guarda e da quale tipo di dispositivo.
• Sicurezza - Potete proteggere i vostri contenuti con password e firme elettroniche.
• Dimensioni ridotte del file: caricare il file PDF o condividerlo con i colleghi non richiederà ore.
• Versatilità - È possibile utilizzare i documenti PDF su qualsiasi sistema operativo, sia esso Mac, PC, ecc.
• Diversità - I PDF non sono limitati al solo contenuto testuale: è possibile aggiungere immagini, grafici, collegamenti ipertestuali, ecc.

I documenti PDF offrono alle aziende un modo per condividere i contenuti (e lavorare insieme sugli stessi documenti) senza lasciare informazioni sensibili a rischio su Internet.

5 strumenti PDF online necessari quando si lavora da casa

Se lavorate da casa e passate molto tempo a creare o leggere file PDF, dovete assicurarvi di avere questi strumenti PDF a portata di mano. Essi renderanno molto più veloce (e facile) la modifica o il caricamento di questi documenti, migliorando così la vostra produttività. Ecco alcuni dei più importanti.

1. Convertitore PDF

Quante volte vi siete ritrovati con un documento PDF che necessita di modifiche importanti? Invece di ricominciare da zero, potete semplicemente convertire il file PDF in un documento Word. Dopo aver aggiornato le informazioni, è possibile riconvertire il file in formato PDF e presentarlo al resto del team.

In questo modo è possibile modificare in pochi secondi i documenti originariamente in Word in PDF.

2. Comprimere i PDF

I documenti PDF non hanno limiti di lunghezza. Se dovete condividere molte informazioni, potreste ritrovarvi con un documento di decine (o addirittura centinaia) di pagine.

Questo potrebbe essere utile per i vostri colleghi, ma può essere difficile caricare un file così grande sul web o inviarlo tramite e-mail. Questo strumento consente di ridurre il documento senza perdere alcun contenuto, il che rende molto più facile la condivisione.

3. Editor PDF

Avete bisogno di apportare piccole e rapide modifiche a un documento PDF? Invece di procedere alla conversione, potete utilizzare uno strumento di modifica dei PDF. In questo modo è possibile aggiungere note, evidenziare il contenuto, apporre la propria firma, ecc.

4. Unire i PDF

Cercare di tenere traccia di più documenti diversi può essere impegnativo e può anche comportare il rischio di perdere informazioni importanti. Esistono strumenti che consentono di combinare questi documenti separati in uno stesso file PDF, in modo che il vostro team abbia un layout chiaro e conciso dei contenuti che volete condividere.

5. Proteggere i PDF

Temete che gli hacker possano mettere le mani sui vostri PDF se li caricate sul web? Utilizzate uno strumento di protezione dei PDF per proteggere i vostri contenuti. Con questo strumento, potete inserire password nei vostri PDF e crittografare i dati in modo che nessuno possa vederli anche se si imbattono in essi.

Rendere il lavoro da casa ancora più efficiente oggi

L’utilizzo di strumenti PDF online può rendere più semplice e veloce la collaborazione con un team remoto. Sarete in grado di mantenere il vostro impegno e di rispettare le scadenze necessarie senza problemi.

E questi sono solo alcuni degli strumenti PDF che possono essere utili per la vostra giornata lavorativa. Assicuratevi di dare un’occhiata alle altre opzioni disponibili!