Générer des documents automatiquement avec Make et PDF4me

By Varun Satish | Automatisation

Générer des documents automatiquement avec Make et PDF4me

La génération dynamique de documents est le processus de création d’un lot de documents qui sont personnalisés avec des données dynamiques provenant d’une source sur un modèle prédéfini. Par exemple, une facture peut être personnalisée pour adresser chaque destinataire par son nom. La création de documents avec des données dynamiques nécessite une source de données, comme une liste, une feuille de calcul, une base de données, JSON ou des tableaux. Les champs de fusion sont des espaces réservés dans des modèles prédéfinis qui sont ensuite remplacés par des données provenant de l’une des sources de données susmentionnées ou de toute autre source de données prise en charge.

La génération d’un document avec des données dynamiques nécessite l’application de techniques comme la fusion de courrier ou l’utilisation de champs de fusion. L’une des méthodes les plus populaires de génération de documents dynamiques implique l’utilisation du rendu moustache, qui est beaucoup plus facile dans la conception de modèles. Les factures personnalisées sont basées sur des modèles de documents créés à l’aide de Word ou d’autres créateurs de formulaires qui ont des capacités de champs de fusion. Nous abordons ici l’utilisation de modèles créés à l’aide de la syntaxe mustache - {{placeholder field}} - qui est ensuite remplacée par les données dynamiques.

PDF4me Generate Document action in Make (anciennement Integromat) vous permet de créer des scénarios pour générer des documents dynamiques et les automatiser. Le processus de génération peut être automatisé avec des configurations simples si vous avez le modèle et les données dynamiques prêts. Le modèle peut être un fichier Word ou HTML, ou tout autre format pris en charge. Les données peuvent être une feuille de calcul, CSV, JSON, XML ou une liste de données.

Comment générer des documents automatiquement ?

La génération de documents dynamiques nécessite que le modèle et les données soient stockés dans un stockage en nuage. Au moins, le modèle devrait être dans un stockage en nuage comme Dropbox, mais les données peuvent être transmises directement à un champ de données d’entrée.

Examinons un scénario dans lequel le modèle et les données sont stockés dans deux dossiers différents dans Dropbox.

Ajouter un déclencheur Watch for Files Dropbox

Pour commencer l’automatisation, créez un module Dropbox pour surveiller l’arrivée des modèles. Dès que le nouveau fichier de modèle arrive dans le dossier, le scénario est déclenché.

Dropbox Watch pour le déclenchement des fichiers

Ajouter une action Télécharger le fichier Dropbox

Une fois que le fichier modèle est détecté dans le dossier source, le module Dropbox avec l’action Télécharger le fichier transmettra le fichier du stockage à l’action PDF4me. Nous devons ajouter 2 actions Download files.

Un pour le téléchargement du modèle.

Télécharger le modèle depuis Dropbox

Un autre pour le téléchargement du fichier de données.

Téléchargez les données pour le modèle à partir de Dropbox

Ajouter le module PDF4me Generate Document

Ensuite, dans le scénario, nous devons ajouter le module PDF4me avec l’action Générer un document.

Ici, vous devez configurer le type de modèle, le type de sortie et les données d’entrée. Les données d’entrée peuvent être saisies directement dans le champ ou, dans notre cas, être configurées pour obtenir les données du fichier JSON.

PDF4me Generate Document action for Make

Ajouter un Iterator pour gérer les multiples fichiers de sortie

Il est évident que l’action PDF4me va générer plusieurs fichiers en fonction des données. Pour gérer cela, nous avons besoin d’un module Integromat Iterator pour gérer chaque fichier pour l’action suivante.

Iterator pour contrôler les sorties de fichiers multiples

Ajout du module Dropbox Upload pour sauvegarder les fichiers de sortie

Créez un module Dropbox avec l’action Télécharger des fichiers pour enregistrer tous les fichiers dans le dossier souhaité.

Module d'action 'Télécharger des fichiers vers Dropbox

Avec un Abonnement développeur PDF4me, vous pouvez créer des scénarios dans Integromat qui peuvent automatiser la génération en masse de documents avec des données dynamiques à un faible coût. L’abonnement garantit que votre automatisation ne s’arrête jamais en raison d’une pénurie du nombre d’appels API.

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