Generar documentos automáticamente con Make y PDF4me

By Varun Satish | Automatización

Generar documentos automáticamente con Make y PDF4me

La generación de documentos dinámicos es el proceso de creación de un lote de documentos personalizados con datos dinámicos de una fuente sobre una plantilla predefinida. Por ejemplo, una factura podría personalizarse para dirigirse a cada destinatario por su nombre. La creación de documentos con datos dinámicos requeriría una fuente de datos, como una lista, una hoja de cálculo, una base de datos, JSON o matrices. Los campos de fusión son marcadores de posición en plantillas predefinidas que se sustituyen posteriormente utilizando datos de una de las fuentes de datos mencionadas anteriormente o de cualquier otra fuente de datos admitida.

La generación de un documento con datos dinámicos requiere la aplicación de técnicas como la combinación de correspondencia o el uso de campos de fusión. Uno de los métodos más populares de generación de documentos dinámicos consiste en el uso de la fusión de correspondencia, que es mucho más fácil en el diseño de plantillas. Las facturas personalizadas se basan en plantillas de documentos creadas con Word u otros creadores de formularios que tienen la capacidad de fusionar campos. Aquí discutimos el uso de plantillas creadas usando la sintaxis mustache - {{campo marcador de posición}} - que posteriormente se sustituye por los datos dinámicos.

La acción PDF4me Generate Document en Make (antes Integromat) le permite crear escenarios para generar documentos dinámicos y automatizarlos. El proceso de generación se puede automatizar con configuraciones sencillas si se tiene la plantilla y los datos dinámicos preparados. La plantilla puede ser un archivo de Word o HTML, o cualquier otro formato compatible. Los datos pueden ser una hoja de cálculo, CSV, JSON, XML o una lista de datos.

¿Cómo generar documentos automáticamente?

La generación de documentos dinámicos requiere que la plantilla y los datos estén almacenados en la nube. Al menos, la plantilla debe estar en un almacenamiento en la nube como Dropbox, pero los datos se pueden pasar a un campo de datos de entrada directamente.

Veamos un escenario en el que la plantilla y los datos se almacenan en 2 carpetas diferentes en Dropbox.

Añadir un activador de Dropbox de Watch for Files

Para iniciar la automatización, cree un módulo de Dropbox para vigilar la llegada de las plantillas. En cuanto llegue el nuevo archivo de plantilla a la carpeta, se activará el escenario.

Activación de Dropbox Watch para archivos

Añadir una acción de Dropbox de descarga de archivos

Una vez que se detecta el archivo de la plantilla en la carpeta de origen, el módulo de Dropbox con la acción Descargar archivos pasará el archivo desde el almacenamiento a la acción PDF4me. Necesitamos añadir 2 acciones de Descarga de archivos.

Uno para descargar la Plantilla.

Descargar plantilla de Dropbox

Otra para descargar el archivo de datos.

Descargue los datos de la plantilla desde Dropbox

Añadir el módulo PDF4me Generate Document

A continuación en el escenario, tenemos que añadir el módulo PDF4me con la acción Generar documento.

Aquí, usted necesita configurar el tipo de Plantilla, el tipo de Salida, y los datos de Entrada. Los datos de entrada pueden ser introducidos directamente en el campo o, en nuestro caso, configurar para obtener los datos del archivo JSON.

Acción PDF4me Generate Document para Make

Añadir un Iterador para manejar los múltiples archivos de salida

Es obvio, que la acción de PDF4me generará múltiples archivos basados en los datos. Para manejar esto necesitamos un módulo Integromat Iterator para manejar cada archivo para la siguiente acción.

Iterador para controlar las salidas de varios archivos

Añadir el módulo Dropbox Upload para guardar los archivos de salida

Cree un módulo de Dropbox con la acción Cargar archivos para guardar todos los archivos en la carpeta deseada.

Módulo de acción para subir archivos a Dropbox

Con una Suscripción para desarrolladores de PDF4me, puede crear escenarios en Integromat que pueden automatizar la generación masiva de documentos con datos dinámicos a un bajo coste. La suscripción asegura que su automatización nunca se detenga debido a cualquier escasez en el número de llamadas a la API.

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