Hasilkan dokumen secara otomatis dengan Make dan PDF4me

By Varun Satish | Otomatisasi

Hasilkan dokumen secara otomatis dengan Make dan PDF4me

Pembuatan dokumen dinamis adalah proses pembuatan kumpulan dokumen yang dipersonalisasi dengan data dinamis dari sumber pada templat yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya, Faktur mungkin dipersonalisasi untuk alamat setiap penerima dengan nama. Membuat dokumen dengan data dinamis akan memerlukan sumber data, seperti daftar, spreadsheet, database, JSON, atau larik. Gabungkan bidang adalah tempat penampung dalam templat yang telah ditentukan sebelumnya yang kemudian diganti menggunakan data dari salah satu sumber data yang disebutkan di atas atau sumber data lain yang didukung.

Menghasilkan dokumen dengan data dinamis memerlukan penerapan teknik seperti gabungan surat atau menggunakan bidang gabungan. Salah satu metode pembuatan dokumen dinamis yang paling populer melibatkan penggunaan rendering kumis, yang jauh lebih mudah dalam mendesain template. Faktur kustom didasarkan pada templat dokumen yang dibuat menggunakan Word atau pembuat formulir lain yang harus menggabungkan kemampuan bidang. Di sini kita membahas penggunaan template yang dibuat menggunakan sintaks kumis - {{placeholder field}} - yang nantinya diganti dengan data dinamis.

PDF4me Generate Document action in Make (sebelumnya Integromat) memungkinkan Anda membuat skenario untuk menghasilkan dokumen dinamis dan mengotomatiskannya. Proses pembuatan dapat diotomatisasi dengan konfigurasi sederhana jika Anda telah menyiapkan template dan data dinamis. Template dapat berupa file Word atau HTML, atau format lain yang didukung. Data dapat berupa Spreadsheet, CSV, JSON, XML, atau daftar data.

Bagaimana Cara Menghasilkan Dokumen secara otomatis?

Pembuatan dokumen dinamis memerlukan template dan data untuk disimpan di penyimpanan cloud. Setidaknya, template harus berada di penyimpanan cloud seperti Dropbox, tetapi data dapat diteruskan ke bidang data input secara langsung.

Mari kita lihat skenario di mana template dan data disimpan di 2 folder berbeda di Dropbox.

Tambahkan pemicu Dropbox Watch for Files

Untuk memulai otomatisasi, buat modul Dropbox untuk melihat template tiba. Segera setelah file template baru tiba di folder, skenario dipicu.

Dropbox Watch untuk pemicu file

Tambahkan tindakan Unduh file Dropbox

Setelah file template terdeteksi di folder sumber, modul Dropbox dengan tindakan Unduh file akan meneruskan file dari penyimpanan ke tindakan PDF4me. Kita perlu menambahkan 2 tindakan Unduh file.

Satu untuk mengunduh Template.

Unduh template dari Dropbox

Lain untuk Mengunduh file data.

Unduh data untuk template dari Dropbox

Tambahkan modul PDF4me Generate Document

Selanjutnya dalam skenario, kita harus menambahkan modul PDF4me dengan Generate Document Action.

Di sini, Anda perlu mengonfigurasi tipe Template, tipe Output, dan data Input. Data input dapat langsung dimasukkan ke dalam bidang atau dalam kasus kami, konfigurasikan untuk mendapatkan data dari file JSON.

PDF4me Hasilkan tindakan Dokumen untuk Make

Tambahkan Iterator untuk menangani beberapa file keluaran

Jelas, bahwa tindakan PDF4me akan menghasilkan banyak file berdasarkan data. Untuk menangani ini kita memerlukan modul Integromat Iterator untuk menangani setiap file untuk tindakan selanjutnya.

Iterator untuk mengontrol beberapa output file

Tambahkan modul Unggah Dropbox untuk menyimpan file keluaran

Buat modul Dropbox dengan tindakan Unggah file untuk menyimpan semua file ke folder yang diinginkan.

Unggah file ke modul tindakan Dropbox

Dengan Langganan Pengembang PDF4me, Anda dapat membuat skenario di Integromat yang dapat mengotomatiskan pembuatan massal dokumen dengan data dinamis dengan biaya rendah. Langganan memastikan otomatisasi Anda tidak pernah berhenti karena kekurangan jumlah panggilan API.

Related Blog Posts