Gerar documentos automaticamente com Make e PDF4me

By Varun Satish | Automatização

Gerar documentos automaticamente com Make e PDF4me

A geração dinâmica de documentos é o processo de criar um lote de documentos que são personalizados com dados dinâmicos de uma fonte num modelo pré-definido. Por exemplo, uma factura pode ser personalizada para se dirigir a cada destinatário pelo nome. A criação de documentos com dados dinâmicos exigiria uma fonte de dados, como uma lista, folha de cálculo, base de dados, JSON, ou matrizes. Os campos de fusão são suportes de lugares em modelos pré-definidos que são posteriormente substituídos utilizando dados de uma das fontes de dados acima mencionadas ou de qualquer outra fonte de dados suportada.

A geração de um documento com dados dinâmicos requer a aplicação de técnicas como a fusão de correio ou a utilização de campos de fusão. Um dos métodos mais populares de geração de documentos dinâmicos envolve a utilização de mustache rendering*, o que é muito mais fácil na concepção de modelos. As facturas personalizadas baseiam-se em modelos de documentos criados usando o Word ou outros criadores de formulários que têm de fundir as capacidades dos campos. Aqui discutimos a utilização de modelos criados usando a sintaxe do bigode - {{{campo de preenchimento}} - que é posteriormente substituída pelos dados dinâmicos.

PDF4me Generate Document action in Make (anteriormente Integromat) permite-lhe criar cenários para gerar documentos dinâmicos e automatizá-los. O processo de geração pode ser automatizado com configurações simples, se tiver o modelo e os dados dinâmicos prontos. O modelo pode ser um ficheiro Word ou HTML, ou qualquer outro formato suportado. Os dados podem ser uma folha de cálculo, CSV, JSON, XML, ou uma lista de dados.

Como Gerar Documentos automaticamente?

A geração de documentos dinâmicos exige que o modelo e os dados sejam armazenados em armazenamento em nuvem. Pelo menos, o modelo deve ser armazenado na nuvem como Dropbox, mas os dados podem ser passados directamente para um campo de dados de entrada.

Vejamos um cenário em que o modelo e os dados são armazenados em 2 pastas diferentes no Dropbox.

Adicionar um relógio para o gatilho da caixa de gota de ficheiros

Para iniciar a automatização, criar um módulo Dropbox para vigiar a chegada dos modelos. Assim que o novo ficheiro do modelo chega à pasta, o cenário é desencadeado.

Dropbox Relógio para disparo de ficheiros

Acrescentar uma acção Dropbox para descarregar ficheiro

Uma vez detectado o ficheiro modelo na pasta de origem, o módulo Dropbox com a acção Descarregar ficheiro passará o ficheiro do armazenamento para a acção PDF4me. Precisamos de adicionar 2 acções de descarregamento de ficheiros.

Um para descarregar o Template.

Descarregar modelo da Dropbox

Outro para descarregar o ficheiro de dados.

Descarregar dados para o modelo a partir da Dropbox

Adicionar o módulo PDF4me Gerar Documento

A seguir, no cenário, temos de adicionar o módulo PDF4me com o Generar Acção Documental*.

Aqui, é necessário configurar o tipo de Modelo, o tipo de Saída, e os dados de Entrada. Os dados de entrada podem ser introduzidos directamente no campo ou, no nosso caso, configurar para obter os dados do ficheiro JSON.

PDF4me Gerar Acção Documental para Fazer

Adicionar um Iterator para tratar os múltiplos ficheiros de saída

É óbvio, que a acção PDF4me irá gerar múltiplos ficheiros com base nos dados. Para tratar disto, precisamos de um módulo Integromat Iterator para tratar cada ficheiro para a acção seguinte.

Iterador para controlar a saída de múltiplos ficheiros

Adicionar módulo Dropbox Upload para guardar os ficheiros de saída

Criar um módulo Dropbox com a acção Upload de ficheiros para guardar todos os ficheiros na pasta desejada.

Carregar ficheiros para o módulo de acção Dropbox

Com uma PDF4me Developer Subscription, pode criar cenários em Integromat que podem automatizar a geração em massa de documentos com dados dinâmicos a um baixo custo. A assinatura assegura que a sua automatização nunca pára devido a qualquer falta no número de chamadas API.

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