Zapier ve PDF4me ile otomatikleştirmeye başlayın

By Shani Sankar | Otomasyonu

Zapier ve PDF4me ile otomatikleştirmeye başlayın

Dijital dünyanın işi yönlendirdiği yerde, dokümantasyonla yazışmalar, büyümek için teknolojileri kullanarak ivmesini güçlendirdi. İnsanlar bu modern dijitalleştirilmiş dokümantasyon zamanında Pdf formatlarını tercih ediyor. Bildiğimiz gibi, pdf formatlarını kullanmanın faydaları, diğer doküman formatlarına kıyasla çok fazladır. Oluşturma, dönüştürme, birleştirme, sıkıştırma veya daha fazlası gibi belgeleri işlemek için mevcut olan özellikler, PDF paketlerini endüstriler arasında tercih edilen bir araç paketi haline getirir. Ayrıca, SaaS iş operasyon modeli veya “bulut” içindeki diğer ortamlarla pdf senkronizasyonu en iyisidir. Zapier gibi platformları ve PDF4me gibi bir PDF aracını entegre etmek, iş iş akışlarını otomatikleştirmenin çeşitli kombinasyonlarını ortaya çıkarabilir. Bu entegrasyonu kullanmanın birkaç faydasını okuyabilirsiniz.

Özellikle Zapier ve PDF4me ile otomasyonda yeniyseniz, daha iyi bilgi edinmek için okuyun.

SaaS, dünyayı, insanların her faaliyette her an artan üretkenlik ve verimlilik deneyimlemeye başladığı yeni bir dijitalleşme saltanatına doğru ilerlemeye teşvik etti. “Zamana bağlı” bir sistemde yaşarken, işlerin hatasız ve mükemmel bir şekilde yapılmasını seviyoruz. Bir işi kendi başına halletmek, birden çok başka sistemin entegrasyonunu içeren zaman alıcı etkinlikleri otomatik hale getirmektir. Sonunda, veri toplamayı, onları filtrelemeyi, işlemeyi ve son olarak da sunulabilir bir rapor veya belge oluşturmayı içerir. PDF4me ile ihtiyacınıza göre aracın özelleştirilmesinden yararlanabilirsiniz.

Örneğin, birçok belgenin değiş tokuşunu gerektiren bir sipariş işleme faaliyetini yönetmeniz gerekiyorsa, nihayet kullanıma veya gönderime hazır olana kadar harcanan çaba ve zaman oldukça büyüktür. Aynı şekilde, bir eğitimcinin PPT’ler, Excel, Word veya resimler gibi çeşitli formatlarda hazırladığı bir dizi çalışma materyalini PDF formatına dönüştürmek için çok fazla zamanına ve enerjisine ihtiyacı olabilir.

Bireysel imzaların poliçeler ve talep süreci için hayati ve zorunlu olduğu sigorta sektöründe de durum farklı değildir.

İşin durumu ne olursa olsun, işleri herhangi bir manuel müdahale olmaksızın otomatik olarak işleyen iş akışı gerektirir. Bir iş sektörünün herhangi bir işlevinde üretkenliği artırmak ve aynı zamanda işletme maliyetini düşürmek için mükemmel bir seçimdir.

Mevcut nesil gelişmiş dijital müdahalelerde, diğer tüm işlevler bilgisayarlar, internet veya bulut ile çalışır. Her iş alanında kullanılan sonsuz bir yazılım programları listesi vardır. Bunlara uygulama demeye başladık, internet ya da bulutla yapıldıysa uygun bir şekilde “web uygulamaları” dedik. Yıllar önce, verilerin dikkatli bir şekilde manuel olarak yönlendirilmesi, toplanması ve kullanılması gerekiyordu. Onaylar ve belgelerin birden çok görevliye veya çalışma disiplinine değiş tokuş edilmesi zaman alıcıydı. Artık tüm bunları bilgisayarlar aracılığıyla yapabilirsiniz. Dokümantasyon işlerini yürütürken bilgileri entegre etmek bir önceliktir. Birden fazla işlevi içeren etkinliğinizi otomatikleştirin ve PDF4me aracılığıyla Zapier gibi entegre platformlarla temiz bir rapor veya belge oluşturun. Faydaları çoktur, ancak daha fazlasını okumanız için birkaçını listeledik.

Karmaşık bir pdf işini nasıl basit hale getirebiliriz? “Zapier” gibi platformları duyduysanız, çılgın tahminler yok. İşin tamamlandığından emin olun!

Zapier’i kullanırken hatırlamanız gereken üç anahtar kelime “Tetikleyici”, “Eylem” ve “Zap” dır.

Tetikleme” size bir “Eylem” yaptırarak “Zap” oluşturur. Bunu daha iyi anlamak için biraz daha okuyun. Bu bağlamda daha önce bir blog yayınlamıştık.

Bir satıcı veya bir müşteri web uygulamasına “Zapier” de abone olduğunda, bu Zapier ile veri paylaşımı ve güven açısından çok şey ifade eder. İmalat işinde, bir sipariş işleme modülünün aynı önceki örneğini içeren bir senaryo düşünün. Bilgisayar çevre birimlerinin veya aksesuarlarının üreticisiyseniz, tüm sipariş işleme işini kolay otomatik bir sisteme nasıl dönüştürebilirsiniz? Günlük sipariş işleme fonksiyonunuzda aşağıdaki süreçlere sahip olabilirsiniz.

  • Bir müşteri, bir form aracılığıyla bir satın alma siparişi verir. E-posta uygulamasını kullanabilir veya şirketinizin web sitesinde bulunan formu kullanabilir. Veya çok uzaktan, bir sipariş formunun basılı, elektronik kopyasını kullanabilir. İlgili web uygulamalarının sayısını burada fark etmelisiniz. E-posta sistemi, web sitesindeki sipariş formu uygulaması veya müşteriye uygun bir uygulama sağlamak için yazılım hizmetini kullanan bir bulut olabilir. Tüm bu web uygulamalarını Zapier’e kayıtlılarsa görebilir ve bunlara erişebilirsiniz. Bu aktivite “Tetikleyiciyi” oluşturur. Zapier’den yanıt almak için uygulamayı seçebilir ve kurallar ve filtreler geliştirebilirsiniz. Yanıt, tetikleyicinin bir sonucudur. Bir müşteriden satın alma siparişi kelimesi ekini içeren bir e-posta gibi veya web sitenizin veritabanında müşteri tarafından oluşturulan bir excel sayfası şeklinde diyelim.
Zapier tetikleyici
  • Siparişinizi müşteriye gönderdiğiniz bir pdf üzerinde dijital imza siparişi ile onaylayabilirsiniz. Satın alma siparişinin onaylanmasından sonra, nakliye acentelerinin ayrıntılarını içeren faturalar veya teslimat siparişleri oluşturmakla muhtemelen ilgilenebilirsiniz. Şimdi en az on farklı türde belge oluşturmuş olurdunuz. Manuel olarak yapılırsa geçen zamanı düşünün. Neden bu günlerde birisi bunu yapsın? Artık bir bilgisayarınız, internetiniz ve bulutunuz olduğuna göre, Zapier aracılığıyla pdf işlerinizi otomatikleştirmek için bu basit adımları kullanarak tüm bu süreci otomatikleştirmek için Zapier’i tercih edebilirsiniz. Bir üretici olarak tüm bu belgeleri nasıl pdf’ye dönüştürürsünüz?

Zapier’de kullanılan pdf uygulamasıyla bir bağlantı kurmamız gerekiyor, diyelim ki oldukça kullanışlı ve daha ucuz bir PDF aracı olan PDF4me kullanıyorsunuz.

Bir bağlantı kurulduktan sonra, bir PDF4me kullanıcısı olarak artık “Eylem” i tanımlayabilirsiniz. Zapier ile ilk otomasyon görevinizi öğrenmek ve oluşturmak için PDF4me web sitesindeki sayfalara başvurabilirsiniz. Ayrıca, PDF4me ile Zapier’de zap oluşturmak için 5 basit adımı aşağıda vurgulayın.

  • Adım 1 PDF4me 'de bir hesap açın

  • Adım 2 PDF4me hesaplar sayfasındaki API Aramalar & Anahtar sekmesine gidin.

  • Adım 3 Sayfadan şifrelenmiş anahtarı kopyalayın.

  • Adım 4 “Bağlantı ekle” düğmesini kullanarak şifreli PDF4me anahtarı olan Zapier’in “Uygulamalarım” sekmesini girin veya yapıştırın.

  • Adım 5 PDF4me hesabını kullanarak Zap’ler oluşturun (PDF4me’de, güvenlik nedenleriyle anahtarı yenileme seçeneğimiz vardır).

PDF4me hesabınızın bu bağlantısını kurduktan sonra, artık listelenen pdf dönüştürücü özelliğini kullanarak bu sipariş formlarını pdf’ye dönüştürmeye hazırsınız. Veya şirketinizin filigranını, barkodunu veya damgasını eklemek isteyebilirsiniz, birkaç siparişi birleştirmek isteyebilirsiniz veya satın alma siparişini onaylamak için dönüştürülmüş pdf siparişini dijital imza ve onay için göndermek isteyebilirsiniz. Oh, listelenmiş çok fazla seçenek görüyorsunuz. Ayrıca hemen deneyebilir, Zapier’de PDF4me kullanarak otomasyondan kurtulabilirsiniz. Artık ilerlemekte ve “Zap” hakkında daha fazla bilgi edinmekte iyidir.

  • “Zap”, oluşturulduktan sonra kaydedilebilen ve ileride kullanılmak üzere saklanabilen “tetikleyici” ve “eylem” içeren bir iş akışıdır. Yapacağı temel faydalar hakkındaki bilgi birikimiyle birlikte bu konu hakkında daha fazla bilgi sahibi olmalısınız. bir PDF4me entegrasyonu sağlar.
  • Bir zaman ayarlayarak zap yürütmesini planlayabilirsiniz.
  • “Uygulamalarım” gibi seçenekler, Zapier’e abone olduğunuz uygulamaları düzenlemenize yardımcı olur. Kimlik bilgilerinin güvenli bir şekilde saklanmasını içerir.
  • Zap’ı kolay tanımlama için uygun şekilde adlandırmak, ileride kullanım için yardımcı olabilir.

Tüm dokümantasyon ve raporlama işleriniz için sağlam bir otomasyon sistemi olmadan karşılaştığınız genel sorunlar nelerdir?

Herhangi bir işte dokümantasyondan kaçınamazsınız. Belgelerin, müşterilerinize, yatırımcılarınıza veya bir paydaş olmak isteyebilecek herhangi birine, yeteneğinizin bir kanıtı olarak hizmet vermesinin basit nedeni. Belgeler, bir müşteri, bir satıcı veya bir tedarikçi olsun, taraflar arasında güven sağlar. Belgeler, gelecekteki gelişim için firmanızın varlığını ve geçmişini kaydetmek için de gereklidir. Hazırlamak, işlemek ve muhafaza etmek o kadar kolay değil. Dolayısıyla otomatik bir belge iş akışı kaçınılmazdır. Belgeleri uzun yıllar boyunca nasıl saklayabilir ve yönetebilirim ???

İşletme büyüdüğünde, iş piyasasında bir pozisyonu korumak için, daha yeni ve daha trend olan teknolojik çözümleri uygulamaya doğru ilerlemeniz gerekebilir. Verimliliği artırmak için kesinlikle uygun olmalı ve uygun maliyetli olmalıdır. “Bu otomasyon çözüm sağlayıcılarını nasıl belirleyip onlara nasıl ulaşabilirim?”

İki ana nedenden dolayı her yerde manuel müdahale gereklidir. Öncelikle aktarılan bilgilerin saflığı konusunda son bir karar vermek. İkinci sebep, çalışanların işlerini korumak olabilir. Bunu doğru bir şekilde ortaya koymanın ilk nedeni, bireylerin becerilerine ve bütünlüğüne bağlıdır. “Verileri ve bilgileri kullanan bir bireyin becerisine ve etiğine ne kadar güveniyorum?”

Sadece iki gözünüzün izlemesi gereken çok fazla yerin olduğu ofislerde yaygın bir durumdur. Bir yardım eli sunmak için her zaman bir manuel destek eksikliği olduğunda, kesinlikle bir ‘dönüştürücü’, ‘sonlandırıcı’, bilim kurgu filmlerinin tüm karakterleri veya sizi dinleyecek ve talimatlarınızı uygulayacak basit bir robot düşünürsünüz. “Minimum denetimle mükemmel bir çözümü nasıl uygulayabilirim?”

Rekabetçi bir pazarın, oyuncular sürekli olarak uyanık ve aktif kaldığında sağlıklı olması gerekir. Kaçırılan bir fırsat, başkalarının yararlandığını görmek için ödenen ağır bir bedeldir. Hareketsiz oyuncuların katılımını ortadan kaldırmak ek bir silahtır. İçinizdeki kalite, fırsatları yakalama konusunda “zamanında” varlığınızı yapma dürtüsü olmalıdır. Bir teklif veya tahmin sunarken zaman tüketimi çok önemlidir. “Nasıl zamandan tasarruf edebilirim ve hızlı bir şekilde fiyat teklifleri ve tahminler oluşturabilirim?”

Ben- “Gönderimi bekleyen belgeleri veya eserleri sonuçlandırmadan önce hala gözden geçirme ve onay süreçlerimiz var mı?”.

Siz- “Evet, biz de yaptık ve incelemelerden sonra düzeltmeler yapıp sonunda imzalar almamız gerekebilir”

Ben- “O zaman gereken çaba ve zamanı tahmin etmenin ölçüsü ne olabilir?”

Siz- “Geleneksel olarak ‘kişi günleri’”

Sevgili dostlar, 😊 Erken uyanma alarmı kurmanız gerekiyor! insanlar “saniyede bayt” olarak ölçülen internet trafiğine dayalı olarak işin tamamlanması hakkında konuşmaya başladılar. “İmzalı belge incelemelerimi ve onaylarımı nasıl daha hızlı hale getirebilirim?”.

Tüm bu soruların yanıtları, belge yönetimi faaliyetlerinizi otomatik bir sisteme dönüştürmekle özetlenebilir. Çeşitli departmanlarınızın entegrasyonunu seçtiğinizde, Zapier ve PDF4me gibi makul ölçüde uygun fiyatlı ve piyasada bulunan araçları seçerken akıllı olun.

Zapier ve PDF4me kullanarak belge dönüştürmelerinizi otomatikleştirerek elde edebileceğiniz 5 avantaj aşağıda listelenmiştir

  • Otomasyon geçmişinizi hesap sayfasından takip edin.
  • Belgelenmiş yardım ve destek.
  • Özelleştirilebilir özellikler.
  • Binlerce başka uygulamaya entegre edilmiştir.
  • Kodlama deneyimi gerekmez.

Çeşitli platformlarla diğer belge otomasyonu alanlarındaki PDF4me girişimlerini kontrol edin. Ayrıca, belirtilen ihtiyaçlarınızı karşılamak için iş akışları geliştiriyoruz, böylece özelliklerin güvenilir şekilde özelleştirilmesini sağlıyoruz.

“Neyi ve nasıl otomatikleştirirseniz gerçekleştirin, yine de kendi başınıza hareket etmeye devam etmelisiniz…”

Related Blog Posts