Mulailah mengotomatiskan dengan Zapier dan PDF4me

By Shani Sankar | Otomatisasi

Mulailah mengotomatiskan dengan Zapier dan PDF4me

Saat dunia digital menggerakkan bisnis, korespondensi dengan dokumentasi memperkuat momentumnya menggunakan teknologi untuk tumbuh. Orang lebih suka format Pdf di zaman modern dokumentasi digital ini. Manfaat menggunakan format pdf yang kami ketahui adalah sekian dibandingkan dengan format dokumen lainnya. Fitur yang tersedia untuk memproses dokumen baik itu untuk membuat, mengonversi, menggabungkan, mengompresi, atau lebih membuat suite PDF menjadi paket alat yang disukai di seluruh industri. Selain itu, sinkronisasi pdf dengan model operasi bisnis SaaS atau lingkungan lain di ‘cloud’ adalah yang terbaik. Mengintegrasikan platform seperti Zapier, dan alat PDF seperti PDF4me dapat menghasilkan beragam kombinasi alur kerja otomatis yang otomatis. Anda dapat membaca beberapa manfaat menggunakan integrasi ini.

Bacalah untuk mendapatkan pengetahuan yang lebih baik, jika khususnya, Anda baru mengenal otomatisasi dengan Zapier dan PDF4me.

SaaS telah mempromosikan dunia untuk bergerak menuju era digitalisasi baru, di mana orang-orang mulai mengalami peningkatan produktivitas dan efisiensi, kapan saja dalam setiap aktivitas. Hidup dalam sistem “Terikat Waktu”, kami senang menyelesaikan sesuatu tanpa kesalahan, dengan kesempurnaan. Menyelesaikan pekerjaan dengan sendirinya adalah mengotomatiskan aktivitas yang memakan waktu yang melibatkan integrasi beberapa sistem lain. Akhirnya, itu termasuk mengumpulkan data, memfilternya, memproses, dan akhirnya membuat laporan atau dokumen yang layak. Dengan PDF4me, Anda juga dapat menikmati kustomisasi alat berdasarkan kebutuhan Anda.

Misalnya, jika Anda perlu mengelola aktivitas pemrosesan pesanan yang memerlukan pertukaran banyak dokumen, jumlah tenaga dan waktu yang diinvestasikan hingga akhirnya siap digunakan atau diserahkan cukup besar. Demikian pula, seorang pendidik mungkin membutuhkan banyak waktu dan energinya untuk mengubah satu set bahan pelajaran yang telah dia persiapkan dalam berbagai format seperti PPT, Excel, Word, atau gambar ke dalam format PDF.

Situasinya tidak berbeda di sektor asuransi, di mana tanda tangan individu sangat penting dan wajib untuk polis dan proses klaim.

Apapun situasi pekerjaannya adalah tuntutan bisnis alur kerja yang memproses pekerjaan secara otomatis tanpa intervensi manual. Ini adalah pilihan sempurna untuk meningkatkan produktivitas dan sekaligus mengurangi biaya operasi di fungsi apa pun di sektor bisnis.

Dalam intervensi digital canggih generasi saat ini, setiap fungsi lainnya berfungsi dengan komputer, internet, atau cloud. Ada banyak sekali daftar program perangkat lunak yang digunakan di setiap bidang bisnis. Kami sudah mulai menyebutnya aplikasi, dan jika dilakukan melalui internet atau cloud, tepatnya “aplikasi web”. Beberapa dekade yang lalu, data harus dirujuk, dikumpulkan, dan digunakan secara manual dengan hati-hati. Persetujuan dan Pertukaran dokumen ke beberapa pejabat atau disiplin kerja memakan waktu. Sekarang, Anda dapat melakukan semua ini melalui komputer. Mengintegrasikan informasi adalah prioritas saat menjalankan pekerjaan dokumentasi. Otomatiskan aktivitas Anda yang melibatkan banyak fungsi dan buat laporan bersih atau dokumen dengan platform terintegrasi seperti Zapier melalui PDF4me. Manfaatnya banyak, tetapi kami telah membuat daftar beberapa untuk Anda baca lebih lanjut.

Bagaimana kita bisa membuat pekerjaan pdf yang rumit menjadi sederhana? Tidak ada tebakan liar, jika Anda pernah mendengar platform seperti “Zapier”. Yakinlah bahwa pekerjaan selesai!

Tiga kata kunci yang harus Anda ingat saat menggunakan Zapier adalah “Trigger”, “Action”, dan “Zap”.

Trigger” membuat Anda melakukan “Action”, membuat “Zap”. Baca lebih banyak untuk memahami ini lebih baik. Kami sebelumnya telah menerbitkan blog dalam hal ini.

Ketika vendor atau pelanggan berlangganan aplikasi webnya di “Zapier” itu sangat berarti dalam berbagi data dan kepercayaan dengan Zapier. Pertimbangkan skenario dalam bisnis manufaktur dengan contoh modul pemrosesan pesanan yang sama sebelumnya. Jika Anda adalah produsen periferal atau aksesori komputer, bagaimana Anda mengubah seluruh pekerjaan pemrosesan pesanan menjadi sistem otomatis yang mudah? Anda mungkin memiliki proses berikut dalam fungsi pemrosesan pesanan harian Anda.

  • Pelanggan akan memesan pembelian melalui formulir. Dia dapat menggunakan aplikasi emailnya, atau dia dapat menggunakan formulir yang tersedia di situs web perusahaan Anda. Atau dari jarak jauh, dia bisa menggunakan cetakan, soft copy dari formulir pemesanan. Anda harus memperhatikan di sini jumlah aplikasi web yang terlibat. Ini bisa berupa sistem email, aplikasi formulir pemesanan di situs web, atau cloud yang menggunakan layanan perangkat lunak untuk menyediakan aplikasi yang sesuai kepada pelanggan. Anda dapat melihat dan mengakses semua aplikasi web ini melalui Zapier jika mereka terdaftar di sana. Aktivitas ini menciptakan “Pemicu”. Anda dapat memilih aplikasi dan mengembangkan aturan dan filter untuk mendapatkan respon dari Zapier. Tanggapan adalah hasil dari pemicunya. Katakanlah seperti email dengan lampiran kata pesanan pembelian dari pelanggan atau dalam bentuk lembar excel yang dibuat di database situs web Anda oleh pelanggan.
Pemicu Zapier
  • Anda dapat mengkonfirmasi pesanan Anda dengan pesanan tanda tangan digital pada pdf yang Anda kirimkan ke pelanggan. Setelah konfirmasi pesanan pembelian, Anda mungkin tertarik untuk membuat faktur, atau pesanan pengiriman, dengan detail agen pengiriman. Sekarang Anda akan membuat setidaknya sepuluh jenis dokumen yang berbeda. Pikirkan waktu yang dibutuhkan jika dilakukan secara manual. Mengapa seseorang melakukannya hari ini? Sekarang setelah Anda memiliki komputer, internet, dan cloud, Anda dapat memilih Zapier untuk mengotomatiskan seluruh proses ini dengan menggunakan langkah-langkah sederhana ini untuk mengotomatiskan pekerjaan pdf Anda melalui Zapier. Sebagai produsen, bagaimana Anda akan mengubah semua dokumen ini ke pdf?

Kami perlu membuat koneksi dengan aplikasi pdf yang digunakan dari Zapier, katakanlah Anda menggunakan PDF4me, alat PDF yang cukup praktis dan lebih murah.

Setelah koneksi dibuat, sebagai pengguna PDF4me, Anda sekarang dapat menentukan “Tindakan”. Anda dapat merujuk ke halaman di situs PDF4me untuk mempelajari dan membuat tugas otomatisasi pertama Anda dengan Zapier. Juga menyoroti 5 langkah sederhana di bawah ini untuk membuat zaps di Zapier dengan PDF4me.

  • Langkah 1 Buka akun di PDF4me

  • Langkah 2 Buka tab Panggilan API & Kunci di halaman akun PDF4me.

  • Langkah 3 Salin kunci terenkripsi dari halaman.

  • Langkah 4 Masukkan atau tempel di tab ‘Aplikasi saya’ di Zapier, kunci PDF4me yang dienkripsi, menggunakan tombol ‘Tambahkan koneksi’.

  • Langkah 5 Buat Zaps menggunakan akun PDF4me (di PDF4me, kami memiliki opsi untuk memperbarui kunci untuk alasan keamanan).

Setelah membuat koneksi ini dari akun PDF4me Anda, sekarang Anda siap untuk mengubah formulir pemesanan ini ke pdf, menggunakan fitur konverter pdf yang terdaftar. Atau Anda mungkin ingin menambahkan watermark, barcode, atau stempel perusahaan Anda, Anda mungkin ingin menggabungkan beberapa pesanan, atau Anda mungkin ingin mengirim pesanan pdf yang telah diubah untuk tanda tangan digital dan persetujuan untuk mengkonfirmasi pesanan pembelian. Oh, Anda melihat terlalu banyak pilihan yang tercantum. Anda juga dapat mencobanya segera, memahami otomatisasi menggunakan PDF4me, di Zapier. Sekarang Anda dapat melangkah lebih jauh dan memahami lebih lanjut tentang “Zap”.

  • “Zap” adalah alur kerja yang terdiri dari “pemicu” dan “tindakan”, yang setelah dibuat, dapat disimpan dan disimpan untuk digunakan di masa mendatang. Anda harus mengetahui lebih banyak tentangnya bersama dengan pengetahuan tentang manfaat dasar yang akan dihasilkannya. menyediakan integrasi PDF4me.
  • Anda dapat menjadwalkan eksekusi zap dengan mengatur waktu
  • Opsi seperti ‘Aplikasi Saya’ membantu mengatur aplikasi langganan Anda ke Zapier. Ini termasuk menyimpan kredensial dengan aman.
  • Memberi nama Zap dengan tepat untuk memudahkan identifikasi dapat membantu untuk penggunaan di masa mendatang.

Apa masalah umum yang Anda hadapi tanpa sistem otomasi yang kuat untuk semua dokumentasi dan pekerjaan pelaporan Anda?

Anda tidak dapat menghindari dokumentasi dalam bisnis apa pun. Alasan sederhana bahwa dokumen berfungsi sebagai bukti kemampuan Anda bagi klien, investor, atau siapa pun yang berminat menjadi pemangku kepentingan. Dokumen memberikan kepercayaan antara para pihak, baik itu pelanggan, vendor, atau pemasok. Dokumen juga diperlukan untuk mencatat keberadaan dan sejarah perusahaan Anda untuk pengembangan di masa mendatang. Mempersiapkan, memproses, dan mengawetkannya tidaklah mudah. Karenanya alur kerja dokumen otomatis tidak dapat dihindari. Bagaimana cara menyimpan, dan mengelola dokumen untuk waktu yang lama setelah itu ???

Ketika bisnis tumbuh, untuk mempertahankan posisi di pasar bisnis, Anda mungkin harus maju ke arah penerapan solusi teknologi yang lebih baru dan trendi. Ini pasti harus cukup sesuai untuk meningkatkan produktivitas dan harus hemat biaya. “Bagaimana cara saya mengidentifikasi dan menjangkau penyedia solusi otomatisasi ini?”

Intervensi manual diperlukan di mana-mana karena dua alasan utama. Pertama, untuk membuat keputusan akhir tentang kemurnian informasi yang ditransfer. Alasan kedua bisa jadi untuk mempertahankan pekerjaan karyawan. Alasan pertama meluruskannya tergantung pada keahlian dan integritas individu. “Seberapa besar saya mengandalkan keterampilan dan etika individu yang menangani data dan informasi?”

Ini adalah kejadian umum di kantor dengan terlalu banyak tempat yang hanya harus dilihat oleh kedua mata Anda. Ketika selalu ada kekurangan dukungan manual untuk menawarkan bantuan, Anda pasti akan memikirkan ‘transformator’, ‘terminator’, semua karakter film fiksi ilmiah, atau robot sederhana yang akan mendengarkan Anda dan mengikuti instruksi Anda. “Bagaimana cara menerapkan solusi sempurna dengan pengawasan minimum?”

Pasar yang kompetitif seharusnya sehat ketika para pemain tetap terjaga dan aktif secara konsisten. Peluang yang terlewat adalah harga mahal yang harus dibayar untuk melihat orang lain mengambil keuntungan. Menghilangkan keterlibatan pemain yang tidak aktif adalah senjata tambahan. Kualitas dalam diri Anda harus menjadi dorongan untuk hadir “tepat waktu” dalam meraih peluang. Konsumsi waktu, saat mengirimkan kutipan, atau perkiraan sangat penting. “Bagaimana saya dapat menghemat waktu dan dengan cepat membuat kutipan dan perkiraan?”

Saya- “Apakah kami masih memiliki proses peninjauan dan persetujuan sebelum menyelesaikan dokumen atau artefak yang menunggu untuk dikirimkan?”.

Anda- “Ya, kami punya, dan kami juga mungkin perlu melakukan koreksi setelah peninjauan dan akhirnya mendapatkan tanda tangan”

Aku- “Lalu Apa yang bisa menjadi ukuran untuk memperkirakan upaya dan waktu yang dibutuhkan?”

Anda- “Secara konvensional dalam ‘hari-orang’”.

Teman-teman yang terhormat, 😊 Anda perlu menyetel alarm bangun lebih awal! orang-orang mulai berbicara tentang penyelesaian pekerjaan, berdasarkan lalu lintas internet, yang diukur dalam “byte per detik”. “Bagaimana cara membuat tinjauan dan persetujuan dokumen saya dengan tanda tangan lebih cepat?”.

Jawaban atas semua pertanyaan ini bermuara pada pengalihan aktivitas manajemen dokumen Anda ke dalam sistem otomatis. Saat Anda memilih integrasi berbagai departemen Anda, bijaklah, dalam memilih alat yang terjangkau dan tersedia di pasar seperti Zapier dan PDF4me.

5 keuntungan yang bisa Anda peroleh dari mengotomatiskan konversi dokumen Anda menggunakan Zapier dan PDF4me tercantum di bawah ini

  • Lacak riwayat otomatisasi Anda pada halaman akun.
  • Bantuan dan dukungan yang terdokumentasi dengan baik.
  • Fitur yang dapat disesuaikan.
  • Terintegrasi dengan ribuan aplikasi lainnya.
  • Tidak perlu pengalaman coding.

Periksa inisiatif PDF4me di area otomatisasi dokumen lainnya dengan berbagai platform. Kami juga mengembangkan alur kerja untuk mengakomodasi kebutuhan spesifik Anda, sehingga memberikan kustomisasi fitur yang andal.

“Apapun dan bagaimanapun Anda mengotomatiskan, Anda masih harus terus bergerak sendiri terus dan terus…”

Related Blog Posts