使用Zapier和PDF4me开始自动化。

By Shani Sankar | 文件自动化

使用Zapier和PDF4me开始自动化。

在数字世界推动业务发展的地方,与文件的对应利用技术加强了其发展势头。人们更喜欢Pdf格式,在这个数字化的文件的现代时间。使用pdf格式的好处,我们都知道,比任何其他的文件格式是无数的。可用来处理文件的功能,无论是创建,转换,合并,压缩,或更多的PDF套件,使各行业的青睐的工具包。此外,pdf同步与SaaS模式的商业运作或任何其他环境中的 "云 "是最好的。像Zapier这样的集成平台,以及像PDF4me这样的PDF工具,可以带来自动化工作流程的各种组合。您可能會讀到使用此集成的一些好處

如果您是使用Zapier和PDF4me进行自动化的新手,请阅读以获得更好的知识。

SaaS推动了世界迈向数字化的新时代,人们开始体验到在任何时间、任何活动中提高生产力和效率。生活在一个 "有时间限制 "的系统中,我们喜欢把事情做得毫无差错,完美无缺。自己完成一项工作,就是把涉及多个其他系统整合的耗时活动自动化。最终,它包括收集数据、筛选数据、处理数据,并最终做出一份可呈现的报告或文档。通过PDF4me,您还可以享受根据您的要求定制工具

例如,如果你需要管理一个需要交换许多文件的订单处理活动,那么在最终准备使用或提交之前,投入的精力和时间是相当巨大的。同样,一个教育工作者可能需要花费大量的时间和精力,将一套由他准备的各种格式的学习资料,如PPT、Excel、Word或图片转换为PDF格式。

保险业的情况也是如此,个人签名对保单和索赔程序至关重要,而且是强制性的。

无论工作情况如何,企业都需要自动处理工作的工作流程,不需要任何人工干预。它是提高生产力,同时降低商业部门任何职能部门运营成本的最佳选择。

在目前这一代先进的数字干预中,每一个其他功能都与计算机、互联网或云端合作。在每一个商业领域中使用的软件程序有一个无穷无尽的清单。我们已经开始称它们为应用程序,如果通过互联网或云计算来完成,则贴切地称为 “网络应用”。几十年前,数据的引用、收集、使用都要经过人工的小心翼翼。审批和交换文件给多个职能部门或工作门类都很耗时。现在,你可以通过计算机来完成所有这些工作。在执行文件工作时,整合信息是首要任务。通过PDF4me,将涉及多个功能的活动自动化,并通过Zapier等集成平台生成一份干净的报告或文件。好处很多,但我们已经列出了几个,供您进一步阅读。

如何让复杂的pdf工作简单化?不要胡乱猜测,如果你听说过 "Zapier"这样的平台。可以放心的把工作做好!

在使用Zapier时,你应该记住的三个关键词是 “Trigger”、"Action"和 “Zap”。

"触发"让你做一个 “动作”,做出一个 “”。多读一点,才能更好的理解这个问题。早前我们曾发表过一篇这方面的博客

当供应商或客户在 "Zapier"中订阅了他的Web应用时,这在数据共享和与Zapier的信任方面意义重大。考虑一个制造业企业的场景,同样是前面的订单处理模块的例子。如果你是电脑外设或配件的制造商,你如何将整个订单处理工作转换为一个简单的自动化系统?在您的日常订单处理功能中,您可能有以下流程。

  • 客户会通过表格下订单。他可以使用他的电子邮件申请,或者他可以使用贵公司网站上的表格。或者非常远程地,他可以使用打印的、软拷贝的订单表格。你必须注意到这里涉及到的网络应用的数量。它可以是电子邮件系统,网站中的订单表格应用,或者是使用软件服务的云端,为客户提供一个合适的应用。如果这些网络应用在Zapier中注册,你可以通过Zapier看到和访问所有这些网络应用。这个活动创建了 “触发器”。你可以选择应用程序,并开发规则和过滤器来获得Zapier的响应。响应是触发器的结果。比方说,像一封电子邮件,其中有来自客户的采购订单字附件,或者是客户在你的网站数据库中创建的excel表的形式。
Zapier触发器
  • 您可以通过您发送给客户的pdf上的数字签名订单来确认您的订单。在确认采购订单后,您可能会对生成发票或送货单感兴趣,其中包括运输代理的详细信息。现在你至少会创建十种不同类型的文档。想一想,如果是手动完成,需要花费多少时间。现在为什么会有人这样做呢?现在你有了电脑、互联网和云,你可以选择Zapier来自动化这整个过程,通过Zapier使用这些简单的步骤来自动化你的pdf作业。作为一个制造商,你将如何让所有这些文件转换为pdf?

我们需要与Zapier使用的pdf应用程序建立连接,比方说你使用PDF4me,一个相当方便和便宜的PDF工具。

一旦建立了连接,作为 PDF4me 的用户,您现在可以定义 “动作”。您可以参考PDF4me网站上的页面,学习并使用Zapier创建您的第一个自动化任务。下面还重点介绍了在Zapier中使用PDF4me创建zap的5个简单步骤。

  • 第1步 在PDF4me开设账户。

  • 第2步 在PDF4me的账户页面进入API调用和密钥标签。

  • 第3步 从页面上复制加密的密钥

  • 第4步 在Zapier的 "我的应用程序 "标签中输入或粘贴加密的PDF4me密钥,使用 "添加连接 "按钮

  • 第5步 使用PDF4me账户创建Zaps(在PDF4me中,出于安全考虑,我们可以选择更新密钥)

在建立了您的PDF4me帐户的连接后,现在您可以使用列出的pdf转换功能将这些订单表格转换为pdf。或者你可能想添加一个水印,条形码,或贵公司的印章,你可能想合并几个订单,或者你可能想发送转换后的PDF订单的数字签名和批准,以确认采购订单。呵呵,你看列出了太多的选择。你也可以马上尝试一下,在Zapier中使用PDF4me,掌握自动化的窍门。现在你就可以进一步进行,了解更多关于 "Zap "的知识了。

  • "Zap "是由 "触发器 "和 "动作 "组成的工作流程,在创建之后,可以保存和存储,供将来使用。 你必须了解更多关于它的信息,以及它与PDF4me集成所带来的基本好处的诀窍。
  • 您可以通过设置时间来安排zap的执行。
  • ‘我的应用’ 这样的选项有助于组织你订阅Zapier的应用。它包括安全地存储凭证。
  • 适当地给Zap命名,便于识别,有助于今后的使用。

如果没有一个强大的自动化系统来处理所有的文件和报告工作,您会面临哪些常见问题?

在任何企业中,你都无法避免文件。原因很简单,文件可以作为你的能力的证据,向你的客户、投资者或任何有兴趣成为利益相关者的人提供。文件提供了各方之间的信任,无论是客户,供应商,或供应商。文件也是记录贵公司的存在和历史,为未来发展所必需的。而准备、处理和保存它们却不是那么容易。因此,一个自动化的文件工作流程是不可避免的,如何存储、管理文件,以便在以后的漫长岁月里,?

当业务增长时,为了保持在商业市场上的地位,你可能不得不向实施更新、更时尚的技术解决方案前进。它肯定必须是适当的,足以提高生产力,必须具有成本效益。“我如何识别和接触这些自动化的解决方案供应商?”

由于两个主要原因,各地都需要人工干预。第一,对传输信息的纯度作出最后决定。第二个原因可能是为了保留员工的工作。第一个原因把它说清楚取决于个人的技能和诚信。"我有多依赖个人处理数据和信息的技能和道德?"

在办公室里,你仅有的两只眼睛必须盯着的地方太多,这是一个普遍现象。当总是缺乏人工支持来提供帮助的时候,你一定会想到’变形金刚’、‘终结者’,所有科幻电影中的角色,或者是一个简单的机器人,它能听你的话,按照你的指示去做。“怎样才能在最少的监督下实现完美的解决方案呢?”

竞争激烈的市场应该是健康的,当玩家保持持续的清醒和活跃。错失一次机会,就会付出沉重的代价,看到别人占便宜。杜绝不活跃玩家的参与,是一个额外的武器。你身上的品质,一定是你在抢夺机会时 "及时 "出现的冲动。时间的消耗,而提交一份报价单,或一份估价很重要。“如何节省时间,快速创建报价和估算?”

我:“在最后确定等待提交的文件或人工制品之前,我们是否还有审查和批准程序?”

你–"是的,我们有,而且我们也可能需要在审查后进行修改,并最终得到签名 "

我–“那么用什么方法来估计所需的努力和时间呢?”

你–"传统的以 ‘人日’ "

亲爱的朋友们,😊你们需要定一个早起的闹钟了!人们已经开始谈论工作完成情况,以网络流量为基础,以 “每秒字节” 为单位。“如何让我的文件审核和审批与签字更快?”.

所有这些问题的答案都可以归结为将你的文档管理活动切换到一个自动化系统中。当你选择整合你的各个部门时,要明智地选择像Zapier和PDF4me这样价格合理、市场上可用的工具。

使用Zapier和PDF4me实现文档自动转换,您可以获得以下5个好处。

  • 在账户页面上跟踪您的自动化历史
  • 记录良好的帮助和支持
  • 可定制的功能
  • 与其他数千种应用相结合
  • 不需要编码经验。

请确认PDF4me在各种平台的文档自动化的其他领域的举措。此外,我们还根据客户的特定需求开发工作流,从而提供可靠的定制功能。

"不管你怎么自动化,你还是要自己不停地走,不停地走… "

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