PDF4me İş Akışları ile taranmış belgeleri arşivleyin.

Hepimizin gelecekte kullanmak üzere saklanması ve korunması gereken önemli belgeleri vardır. Fiziksel belgeler çeşitli faktörler nedeniyle her zaman kaybolma riski taşır. Bu nedenle, uzun vadeli arşivleme için bu belgeleri taramak veya dijital ortama aktarmak önemlidir. Belge taramaları, telefon kameranızla belgenizin net bir fotoğrafını çekerek veya PDF4me Scan & Automation gibi uygulamalar yardımıyla uygun taramalar oluşturarak mobil cihazınız kullanılarak yapılabilir.

Belgelerin taranmış veya resimlenmiş hallerini kullanarak PDF dosyaları oluşturduktan sonra, bunları uzun süreli arşivleme için işleyebilirsiniz. Bunun için PDF dosyalarına iki işlem uygulamanız gerekir: Metni tanımak için OCR kullanmak ve uzun süre kullanılabilmesi için PDF/A formatına dönüştürmek. PDF4me İş Akışları otomasyon platformu, bu sürecin tamamını otomatikleştirmenize ve yüzlerce veya binlerce değerli belgenizi arşivlemenize olanak tanır.

PDF4me İş Akışları otomasyonu kullanılarak belgelerin arşivlenmesi verimli bir şekilde otomatikleştirilebilir. Bu süreç, taranmış belgelerin toplanmasını, gerekirse PDF OCR uygulanmasını ve taranmış belgelerden PDF/A dosyalarının oluşturulmasını içerir. Belgelerin arşivlenmesi için örnek bir iş akışına bakalım.

İş akışına bir tetikleyici ekleyin.

İş akışını başlatmak için bir Dropbox veya Google Drive tetikleyicisi ekleyin ve yapılandırın. Bu örnekte, bir Dropbox tetikleyicisi yapılandıralım. Taranmış belgelerin daha fazla işleme için kullanılabilir olacağı klasörü eşleştirin.

PDF OCR işlemini ekle

Çoğu zaman bu PDF belgelerindeki metni tanımamız gerekebilir. Bunun için İş Akışları için PDF OCR eylemini kullanabiliriz. Bu eylem ayrıca, belgede tanınmayan metin varsa yalnızca o zaman işlem yapma seçeneği de sunar.

PDF/A eylemini oluştur'u ekle

PDF/A uyumluluğu, bu belgelerin PDF yazılımları veya görüntüleyiciler kullanılarak orijinaliyle birebir aynı şekilde oluşturulup alınabilmesini sağlar. PDF/A Oluştur eylemini ekleyin ve yapılandırın. Uyumluluk düzeyini veya sürümünü seçin ve kalan alanları tetikleyici çıktısına eşleyin.

Dropbox'a Kaydet eylemini ekle

PDF dosyaları arşivleme için işlendikten sonra, dosya depolama alanına kaydedilmeleri gerekir. PDF4me tarafından desteklenen çeşitli kaydetme seçeneklerini kullanabilirsiniz. Bizim kullanım durumumuz için, Dropbox'a Kaydet eylemini ekleyelim ve yapılandıralım.