Archivierung gescannter Dokumente mit PDF4me Workflows

Wir alle haben wichtige Dokumente, die für die zukünftige Verwendung gespeichert und aufbewahrt werden müssen. Bei physischen Dokumenten besteht immer die Gefahr, dass sie aufgrund verschiedener Faktoren verloren gehen. Daher ist es wichtig, diese Dokumente zu scannen oder zu erfassen, um sie für die Langzeitarchivierung zu digitalisieren. Dokumentenscans können mit Ihrem Mobilgerät erstellt werden, indem Sie einfach ein klares Bild Ihres Dokuments mit der Handykamera aufnehmen oder mit Hilfe von Apps wie PDF4me Scan & Automation richtige Scans erstellen.

Sobald Sie die PDFs aus gescannten Dokumenten oder Bildern von Dokumenten erstellt haben, können Sie diese für die Langzeitarchivierung verarbeiten. Dazu müssen Sie zwei Dinge mit den PDF-Dateien tun - OCR zur Erkennung der Prüfung verwenden und sie in PDF/A umwandeln, damit sie auch nach langer Zeit noch verwendet werden können. Mit der Automatisierungsplattform PDF4me Workflows können Sie diesen gesamten Prozess automatisieren und Hunderte oder Tausende Ihrer wertvollen Dokumente archivieren.

Wie archiviert man gescannte Dokumente?

Die Archivierung von Dokumenten kann mit der PDF4me Workflows-Automatisierung effizient automatisiert werden. Der Prozess umfasst das Sammeln von gescannten Dokumenten, die Anwendung von PDF OCR, falls erforderlich, und die Erstellung von PDF/A aus den gescannten Dokumenten. Schauen wir uns einen Beispiel-Workflow für die Archivierung von Dokumenten an.

Fügen Sie einen Auslöser für den Workflow hinzu

Fügen Sie einen Dropbox- oder Google Drive-Auslöser hinzu und konfigurieren Sie ihn, um den Workflow zu starten. In diesem Beispiel wollen wir einen Dropbox-Auslöser konfigurieren. Legen Sie den Ordner fest, in dem die gescannten Dokumente für die weitere Verarbeitung verfügbar sein sollen.

PDF OCR-Aktion hinzufügen

In den meisten Fällen müssen wir den Text in diesen PDF-Dokumenten erkennen. Hierfür können wir die PDF OCR-Aktion für Workflows verwenden. Die Aktion bietet auch die Möglichkeit, nur dann zu arbeiten, wenn sich nicht erkannter Text im Dokument befindet.

Aktion “PDF/A erstellen” hinzufügen

Die PDF/A-Konformität gewährleistet, dass diese Dokumente mit PDF-Software oder -Viewern genau wie das Original wiedergegeben und abgerufen werden können. Fügen Sie die Aktion PDF/A erstellen hinzu und konfigurieren Sie sie. Wählen Sie die Konformitätsstufe oder Version aus und ordnen Sie die restlichen Felder der Trigger-Ausgabe zu.

Aktion “In Dropbox speichern” hinzufügen

Sobald die PDF-Dateien für die Archivierung verarbeitet wurden, müssen sie in einem Dateispeicher gespeichert werden. Für unseren Anwendungsfall fügen wir eine Aktion zum Speichern in Dropbox hinzu und konfigurieren sie.