使用 PDF4me 工作流程归档扫描文档

我们每个人都有一些需要保存以备将来使用的重要文件。纸质文件由于各种因素始终存在丢失的风险。因此，扫描或拍摄这些文件并将其数字化以便长期存档就显得尤为重要。您可以使用手机摄像头拍摄清晰的文件照片来创建文档扫描件，或者借助PDF4me Scan & Automation等应用程序创建专业的扫描件。

使用文档扫描件或文档图像创建 PDF 文件后，您可以对其进行长期存档处理。为此，您需要对 PDF 文件进行两项操作：使用 OCR 技术识别文本，并将其转换为 PDF/A 格式，以便即使经过很长时间也能使用。PDF4me工作流自动化平台可帮助您自动完成整个流程，并存档成百上千份重要文档。

如何归档扫描文档？​

使用 PDF4me 工作流自动化功能可以高效地实现文档归档自动化。该流程包括收集扫描文档、根据需要应用 PDF OCR 功能，以及从扫描文档创建 PDF/A 文件。让我们来看一个文档归档工作流示例。

为工作流添加触发器​

添加并配置 Dropbox 或 Google Drive 触发器以启动工作流。在本例中，我们配置 Dropbox 触发器。映射用于存放扫描文档以供后续处理的文件夹。

添加 PDF OCR 操作​

大多数情况下，我们需要识别 PDF 文档中的文本。为此，我们可以使用工作流的PDF OCR操作。该操作还允许您选择仅在文档中存在未识别文本时才执行。

添加创建 PDF/A 操作​

PDF/A 一致性确保这些文档可以使用 PDF 软件或查看器以与原始文档完全相同的方式呈现和检索。添加并配置**“创建 PDF/A”**操作。选择一致性级别或版本，并将其余字段映射到触发器输出。

添加保存到 Dropbox 操作​

PDF 文件处理完毕并完成归档后，需要保存到文件存储设备。您可以使用 PDF4me 支持的多种保存选项。在本例中，我们将添加并配置“保存到 Dropbox”操作。