Archiviare i documenti scansionati con i flussi di lavoro PDF4me

Tutti noi abbiamo documenti importanti che devono essere salvati e conservati per un uso futuro. I documenti fisici rischiano sempre di andare persi a causa di vari fattori. Diventa quindi importante scansionare o acquisire questi documenti per digitalizzarli e archiviarli a lungo termine. Le scansioni dei documenti possono essere create utilizzando il proprio dispositivo mobile, semplicemente scattando una foto chiara del documento con la fotocamera del telefono o creando scansioni adeguate con l’aiuto di applicazioni come PDF4me Scan & Automation.

Una volta creati i PDF utilizzando scansioni di documenti o immagini di documenti, è possibile elaborarli per l’archiviazione a lungo termine. A tal fine, è necessario eseguire due operazioni sui file PDF: utilizzare l’OCR per riconoscere il test e trasformarlo in PDF/A in modo da poterlo utilizzare anche dopo molto tempo. La piattaforma di automazione PDF4me Workflows consente di automatizzare l’intero processo e di archiviare centinaia o migliaia di preziosi documenti.

Come archiviare i documenti scansionati?

L’archiviazione dei documenti può essere automatizzata in modo efficiente utilizzando l’automazione di PDF4me Workflows. Il processo prevede la raccolta dei documenti scansionati, l’applicazione dell’OCR PDF, se necessario, e la creazione di PDF/A dai documenti scansionati. Vediamo un esempio di flusso di lavoro per l’archiviazione dei documenti.

Aggiungere un trigger per il flusso di lavoro

Aggiungere e configurare un trigger Dropbox o Google Drive per avviare il flusso di lavoro. In questo esempio configuriamo un trigger Dropbox. Mappare la cartella in cui i documenti scansionati saranno disponibili per l’ulteriore elaborazione.

Aggiungi azione OCR PDF

Molto spesso è necessario riconoscere il testo in questi documenti PDF. A tale scopo, è possibile utilizzare l’azione PDF OCR per i flussi di lavoro. L’azione offre anche la possibilità di lavorare solo se nel documento è presente del testo non riconosciuto.

Aggiungere l’azione Crea PDF/A

La conformità PDF/A garantisce che questi documenti possano essere resi e recuperati esattamente come l’originale utilizzando software o visualizzatori PDF. Aggiungere e configurare l’azione Create PDF/A. Selezionare il livello di conformità o la versione e mappare il resto dei campi sull’output del trigger.

Aggiungere l’azione Salva in Dropbox

Una volta che i file PDF sono stati elaborati per l’archiviazione, devono essere salvati in un file di archiviazione È possibile utilizzare diverse opzioni di salvataggio supportate da PDF4me. Per il nostro caso d’uso, aggiungiamo e configuriamo un’azione Save to Dropbox.