Une introduction à l'automatisation avec Zapier et PDF4me

Là où le monde numérique est le moteur des affaires, la correspondance avec la documentation a renforcé son élan en utilisant les technologies pour se développer. Les gens préfèrent les formats PDF en ces temps modernes de documentation numérisée. Les avantages de l’utilisation des formats pdf, comme nous le savons, sont innombrables par rapport à tout autre format de document. Les fonctionnalités disponibles pour le traitement des documents, qu’il s’agisse de création, de conversion, de fusion, de compression ou autres, font des suites PDF un ensemble d’outils privilégiés dans tous les secteurs. En outre, la synchronisation des PDF avec le modèle SaaS de fonctionnement des entreprises ou tout autre environnement dans le “nuage” est la meilleure. L’intégration de plateformes comme Zapier et d’un outil PDF comme PDF4me peut donner lieu à diverses combinaisons d’automatisation des flux de travail. Vous pouvez lire quelques avantages de l’utilisation de cette intégration

Lisez-le pour acquérir un meilleur savoir-faire, si, en particulier, vous êtes novice en matière d’automatisation avec Zapier et PDF4me.

Le SaaS a favorisé le passage du monde vers un nouveau règne de la numérisation, qui a permis aux gens de bénéficier d’une productivité et d’une efficacité accrues, à tout moment et dans toutes les activités. Dans un système où le temps est compté, nous aimons que les choses soient faites sans erreur, à la perfection. Faire un travail en soi, c’est automatiser les activités qui prennent du temps et qui impliquent l’intégration de plusieurs autres systèmes. En fin de compte, cela inclut la collecte de données, leur filtrage, leur traitement, et enfin la production d’un rapport ou d’un document présentable. Avec PDF4me, vous pouvez également profiter de la personnalisation de l’outil en fonction de vos besoins.

Par exemple, si vous devez gérer une activité de traitement des commandes nécessitant l’échange de nombreux documents, la quantité d’efforts et de temps investis jusqu’à ce que le document soit finalement prêt à être utilisé ou soumis est assez importante. De même, un pédagogue peut avoir besoin de beaucoup de temps et d’énergie pour convertir au format PDF un ensemble de documents d’étude qu’il a préparés dans divers formats tels que PPT, Excel, Word ou images.

La situation n’est pas différente dans le secteur des assurances, où les signatures individuelles sont vitales et obligatoires pour les polices et le processus de demande de remboursement.

Quelle que soit la situation de travail, l’entreprise exige un flux de travail qui traite les tâches automatiquement sans aucune intervention manuelle. C’est le choix idéal pour améliorer la productivité et réduire simultanément le coût des opérations dans toutes les fonctions d’un secteur d’activité.

Dans la génération actuelle d’interventions numériques avancées, toute autre fonction fonctionne avec des ordinateurs, l’internet ou le cloud. Il existe une liste infinie de logiciels utilisés dans tous les domaines d’activité. Nous avons commencé à les appeler des applications, et si elles sont réalisées par l’internet ou le cloud, à juste titre “les applications web”. Il y a plusieurs décennies, les données devaient être référencées, collectées et utilisées manuellement avec soin. Les approbations et l’échange de documents entre plusieurs fonctionnaires ou disciplines de travail prenaient beaucoup de temps. Aujourd’hui, vous pouvez faire tout cela grâce aux ordinateurs. L’intégration des informations est une priorité lors de l’exécution des travaux de documentation. Automatisez votre activité impliquant plusieurs fonctions et générez un rapport ou un document propre avec des plateformes intégrées comme Zapier via PDF4me. Les avantages sont nombreux, mais nous en avons énuméré quelques-uns pour vous permettre de poursuivre votre lecture.

Comment rendre simple un travail complexe de pdf ? Pas de devinettes, si vous avez entendu parler de plateformes comme “Zapier”. Soyez assurés que le travail est fait !

Les trois mots-clés dont vous devez vous souvenir lorsque vous utilisez Zapier sont “Trigger”, “Action” et “Zap”.

Le “Déclencheur” vous fait faire une “Action”, faisant un “Zap”. Lisez un peu plus pour mieux comprendre. Nous avions déjà publié un blog à ce sujet.

Lorsqu’un fournisseur ou un client inscrit son application web à “Zapier”, cela signifie beaucoup pour le partage des données et la confiance avec Zapier. Considérez un scénario dans le secteur de la fabrication avec le même exemple précédent d’un module de traitement des commandes. Si vous êtes fabricant de périphériques ou d’accessoires informatiques, comment convertir l’ensemble du travail de traitement des commandes en un système automatisé facile à utiliser ? Vous pourriez avoir les processus suivants dans votre fonction quotidienne de traitement des commandes.

• Un client passe un ordre d’achat par le biais d’un formulaire. Il peut utiliser son application de messagerie électronique ou le formulaire disponible sur le site web de votre entreprise. Ou encore, à distance, il peut utiliser une copie imprimée et souple d’un formulaire de commande. Vous devez noter ici le nombre d’applications web impliquées. Il peut s’agir du système de courrier électronique, de l’application du formulaire de commande sur le site web, ou d’un nuage qui utilise le service logiciel pour fournir au client une application appropriée. Vous pouvez voir et accéder à toutes ces applications Web via Zapier si elles y sont inscrites. Cette activité crée le “Trigger”. Vous pouvez choisir l’application et développer des règles et des filtres pour obtenir une réponse de Zapier. La réponse est le résultat du déclencheur. Disons qu’il s’agit d’un courriel avec le bon de commande en pièce jointe d’un client ou sous la forme d’une feuille Excel créée dans la base de données de votre site Web par le client.

• Vous pouvez confirmer votre commande par une signature numérique sur le pdf que vous avez envoyée au client. Après la confirmation du bon de commande, vous serez probablement intéressé par la génération de factures ou de bons de livraison, avec les détails des agents d’expédition. Vous avez ainsi créé au moins dix types de documents différents. Pensez au temps que cela prendrait si vous le faisiez manuellement. Pourquoi quelqu’un le ferait-il de nos jours ? Maintenant que vous disposez d’un ordinateur, d’Internet et du cloud, vous pouvez opter pour Zapier afin d’automatiser l’ensemble de ce processus en suivant ces étapes simples pour automatiser vos tâches pdf grâce à Zapier. En tant que fabricant, comment feriez-vous pour convertir tous ces documents en pdf ?

Nous devons établir une connexion avec l’application PDF utilisée par Zapier, disons que vous utilisez PDF4me, un outil PDF raisonnablement pratique et bon marché.

Une fois la connexion établie, en tant qu’utilisateur de PDF4me, vous pouvez maintenant définir l’“Action”. Vous pouvez consulter les pages du site Web de PDF4me pour apprendre et créer votre première tâche d’automatisation avec Zapier. Vous trouverez également ci-dessous 5 étapes simples pour créer des zaps dans Zapier avec PDF4me.

• Etape 1 Ouvrir un compte sur PDF4me.

• Étape 2 : Allez dans l’onglet Appels et clés API dans la page des comptes de PDF4me..

• Etape 3 : Copier la clé cryptée de la page.

• **Étape 4 Entrez ou collez dans l’onglet “Mes applications” de Zapier la clé cryptée de PDF4me, en utilisant le bouton “Ajouter une connexion”.

• Étape 5 Créer des Zaps en utilisant le compte PDF4me (dans PDF4me, nous avons une option pour renouveler la clé pour des raisons de sécurité).

Après avoir établi cette connexion de votre compte PDF4me, vous êtes maintenant prêt à convertir ces formulaires de commande en pdf, en utilisant la fonction de convertisseur de pdf indiquée. Vous pouvez également ajouter un filigrane, un code-barres ou un tampon de votre entreprise, fusionner plusieurs commandes ou envoyer le bon de commande converti en pdf pour une signature numérique et une approbation afin de confirmer le bon de commande. Vous voyez trop de choix dans la liste. Vous pouvez aussi l’essayer tout de suite, vous familiariser avec l’automatisation en utilisant PDF4me, dans Zapier. Vous êtes maintenant prêt à aller plus loin et à en savoir plus sur “Zap”.

• Le “zap” est un flux de travail composé d’un “déclencheur” et d’une “action”, qui, après avoir été créé, peut être enregistré et stocké pour une utilisation ultérieure. Vous devez en savoir plus à ce sujet et connaître les avantages fondamentaux qu’il procure dans le cadre de l’intégration de PDF4me.
• Vous pouvez programmer l’exécution du zap en fixant une heure.
• Des options comme "Mes applications " permettent d’organiser les applications que vous avez souscrites à Zapier. Cela inclut le stockage sécurisé des informations d’identification.
• Nommer le Zap de manière appropriée pour faciliter son identification peut être utile pour une utilisation future.

*Quels sont les problèmes courants que vous rencontrez sans un système d’automatisation robuste pour toutes vos tâches de documentation et de rapport ?

Dans toute entreprise, vous ne pouvez pas éviter la documentation. Pour la simple raison que les documents servent de preuves de vos capacités auprès de votre clientèle, des investisseurs ou de toute autre personne intéressée à devenir partie prenante. Les documents instaurent la confiance entre les parties, qu’il s’agisse d’un client, d’un vendeur ou d’un fournisseur. Les documents sont également nécessaires pour enregistrer l’existence et l’histoire de votre entreprise en vue de son développement futur. ***Les préparer, les traiter et les conserver n’est pas si facile. C’est pourquoi un flux de documents automatisé est inévitable. *Comment stocker et gérer les documents pour les longues années à venir ?

Lorsque l’entreprise se développe, pour conserver une position sur le marché des affaires, vous pouvez être amené à mettre en œuvre des solutions technologiques plus récentes et plus tendance. Il est certain qu’elles doivent être suffisamment appropriées pour améliorer la productivité et doivent être rentables. *Comment puis-je identifier et contacter ces fournisseurs de solutions d’automatisation ?

L’intervention manuelle est partout nécessaire pour deux raisons principales. Premièrement, pour prendre une décision finale sur la pureté des informations transférées. La seconde raison pourrait être de conserver les emplois des employés. La première raison dépend des compétences et de l’intégrité des individus. *Dans quelle mesure puis-je me fier aux compétences et à l’éthique d’une personne qui traite des données et des informations ?

C’est un phénomène courant dans les bureaux où il y a trop d’endroits que vos deux seuls yeux doivent surveiller. Lorsqu’il y a toujours un manque de soutien manuel pour offrir un coup de main, vous pensez certainement à un “transformateur”, à un “terminateur”, tous des personnages de films de science-fiction, ou à un simple robot qui vous écouterait et suivrait vos instructions. "Comment puis-je mettre en œuvre une solution parfaite avec un minimum de supervision ? "

Un marché concurrentiel est censé être sain lorsque les acteurs restent constamment éveillés et actifs. Une opportunité manquée est un lourd tribut payé pour voir les autres en profiter. Éliminer la participation des acteurs inactifs est une arme supplémentaire. La qualité en vous doit être l’envie de faire votre présence “opportune” pour saisir les opportunités. La consommation de temps, lors de la soumission d’un devis ou d’une estimation, a une grande importance. "Comment puis-je gagner du temps et créer rapidement des devis et des estimations ? "

*Moi : " Avons-nous toujours des processus de révision et d’approbation en place avant de finaliser les documents ou les artefacts en attente de soumission ? ".

Vous- "Oui, nous l’avons fait, et nous pourrions aussi avoir besoin de faire des corrections après les révisions et obtenir finalement les signatures ".

Me- "Alors quelle pourrait être la mesure pour estimer l’effort et le temps requis ? "

Vous : “Par convention, en ‘jours-personnes’”.

Chers amis, 😊 vous devez mettre en place une alarme de réveil précoce ! Les gens ont commencé à parler de l’achèvement du travail, en se basant sur le trafic internet, mesuré en “octets par seconde”. “Comment rendre plus rapide la révision et l’approbation de mes documents avec signatures ?”.

Les réponses à toutes ces questions se résument à la transformation de vos activités de gestion de documents en un système automatisé. Lorsque vous choisissez l’intégration de vos différents services, faites preuve de sagesse en choisissant des outils raisonnablement abordables et disponibles sur le marché comme Zapier et PDF4me.

Voici les 5 avantages que vous pouvez tirer de l’automatisation de vos conversions de documents à l’aide de Zapier et de PDF4me{#five-benefits}.

• Suivez l’historique de vos automatisations sur la page du compte.
• Aide et support bien documentés.
• Fonctions personnalisables.
• Intégré à des milliers d’autres applications.
• Aucune expérience de codage n’est requise.

Consultez les initiatives de PDF4me dans d’autres domaines de l’automatisation des documents avec diverses plateformes. Nous développons également des flux de travail (/automatisation/) pour répondre à vos besoins spécifiques, offrant ainsi une personnalisation fiable des fonctionnalités.

*** “Quoi qu’il en soit et quelle que soit la manière dont vous automatisez, vous devez toujours continuer à vous déplacer par vous-même, encore et encore et encore…” ***