Uma introdução à automação com Zapier e PDF4me

Onde o mundo digital impulsiona o negócio, a correspondência com documentação fortaleceu seu impulso usando tecnologias para crescer. As pessoas preferem os formatos Pdf nesta época moderna de documentação digitalizada. Os benefícios do uso de formatos pdf, como sabemos, são inumeráveis em comparação com qualquer outro formato de documento. As características disponíveis para o processamento de documentos, seja para criar, converter, fundir, comprimir, ou mais, fazem do PDF um pacote de ferramentas preferido por todas as indústrias. Além disso, a sincronização pdf com o modelo SaaS de operação de negócios ou qualquer outro ambiente na ‘nuvem’ é o melhor. A integração de plataformas como Zapier, e uma ferramenta PDF como PDF4me pode trazer combinações variadas de automatização dos fluxos de trabalho. Você pode ler alguns poucos benefícios de usar essa integração

Leia para obter melhores conhecimentos, se em particular, você é novo em automação com Zapier e PDF4me.

SaaS promoveu o mundo a avançar para um novo reinado de digitalização, que as pessoas começaram a experimentar o aumento da produtividade e eficiência, a qualquer momento em cada actividade. Vivendo em um sistema “Time-bound”, nós adoramos fazer as coisas sem erros, com perfeição. Fazer um trabalho por si só é automatizar as atividades demoradas que envolvem a integração de vários outros sistemas. Eventualmente, isso inclui a coleta de dados, filtragem, processamento e finalmente fazer um relatório ou um documento apresentável. Com PDF4me, você também pode desfrutar personalização da ferramenta com base na sua exigência.

Por exemplo, se você precisa gerenciar uma atividade de processamento de pedidos que requer uma troca de muitos documentos, a quantidade de esforço e tempo investido até que ela esteja finalmente pronta para uso ou submissão é bastante grande. Da mesma forma, um pedagogo pode precisar de muito do seu tempo e energia para converter um conjunto de materiais de estudo preparados por ele em vários formatos como PPTs, Excel, Word ou imagens em formato PDF.

A situação não é diferente no sector dos seguros, onde as assinaturas individuais são vitais e obrigatórias para as apólices e para o processo de reclamação.

Qualquer que seja a situação de trabalho, o negócio exige um fluxo de trabalho que processe os trabalhos automaticamente sem qualquer intervenção manual. É a escolha perfeita para melhorar a produtividade e simultaneamente reduzir o custo de operação em qualquer função de um setor de negócios.

Na actual geração de intervenções digitais avançadas, todas as outras funções funcionam com computadores, com a Internet ou com a nuvem. Existe uma lista interminável de programas de software utilizados em todos os domínios de negócio. Começamos a chamá-los de aplicativos, e se feitos pela internet ou pela nuvem, apropriadamente “os aplicativos web”. Décadas atrás, os dados tinham que ser encaminhados, coletados e usados manualmente com cuidado. As aprovações e a troca de documentos para múltiplos funcionários ou disciplinas de trabalho consumiam muito tempo. Agora, você pode fazer tudo isso através de computadores. A integração de informações é uma prioridade durante a execução de trabalhos de documentação. Automatize sua atividade envolvendo múltiplas funções e gere um relatório limpo ou um documento com plataformas integradas como Zapier através de PDF4me. Os benefícios são muitos, mas listamos alguns para que você possa ler mais.

Como podemos fazer um trabalho complexo em pdf funcionar de forma simples? Sem palpites, se você já ouviu falar de plataformas como “Zapier”. Esteja certo de que o trabalho está feito!

Três palavras-chave que você deve lembrar ao usar Zapier são “Trigger”, “Action”, e “Zap”.

“Trigger” faz você fazer uma “Acção”, fazendo um “Zap”. Leia um pouco mais para entender melhor isto. Tínhamos publicado anteriormente um blog a este respeito.

Quando um fornecedor ou um cliente subscreve a sua aplicação Web em “Zapier” significa muito em partilha de dados e confiança com o Zapier. Considere um cenário no negócio de produção com o mesmo exemplo anterior de um módulo de processamento de pedidos. Se você é o fabricante de periféricos de computador ou acessórios, como converter todo o trabalho de processamento de pedidos em um sistema automatizado fácil? Você pode ter os seguintes processos na sua função diária de processamento de ordens.

• Um cliente faria um pedido de compra através de um formulário. Ele pode usar a sua aplicação de e-mail, ou pode usar o formulário disponível no site da sua empresa. Ou muito remotamente, ele pode usar uma cópia impressa e suave de um formulário de pedido. Você deve notar aqui o número de aplicações web envolvidas. Pode ser o sistema de e-mail, o formulário de pedido no site, ou uma nuvem que utiliza o serviço de software para fornecer ao cliente um aplicativo apropriado. Você pode ver e acessar todas essas aplicações web através do Zapier, se elas estiverem inscritas lá. Esta actividade cria o “Trigger”. Você pode escolher a aplicação e desenvolver regras e filtros para obter uma resposta do Zapier. A resposta é um resultado do gatilho. Digamos como um e-mail com o anexo da palavra do pedido de compra de um cliente ou na forma de uma folha excel criada no banco de dados do seu site pelo cliente.

• Pode confirmar a sua encomenda com uma assinatura digital no pdf encomenda que enviou ao cliente. Após a confirmação do pedido de compra, você provavelmente poderá estar interessado em gerar faturas, ou ordens de entrega, com detalhes dos agentes de envio. Agora você teria criado pelo menos dez tipos diferentes de documentos. Pense no tempo que leva se feito manualmente. Porque é que alguém o faria hoje em dia? Agora que você tem um computador, internet e nuvem, você pode optar por Zapier para automatizar todo este processo usando estes simples passos para automatizar seus trabalhos em pdf através do Zapier. Como fabricante, como você conseguiria converter todos esses documentos para pdf?

Precisamos estabelecer uma conexão com a aplicação pdf em uso da Zapier, digamos que você usa PDF4me, uma ferramenta PDF razoavelmente útil e mais barata.

Uma vez estabelecida uma conexão, como usuário do PDF4me, você pode agora definir a “Ação”. Você pode consultar as páginas do site PDF4me para aprender e criar sua primeira tarefa de automação com Zapier. Também destacando abaixo 5 passos simples para criar zaps no Zapier com o PDF4me.

• Passo 1 Abra uma conta em PDF4me

• Passo 2 Vá para Chamadas API & Chave tab na página de contas de PDF4me.

• Passo 3 Copie a chave encriptada da página.

• Passo 4 Digite ou cole na aba ‘Minhas aplicações’ do Zapier, a chave PDF4me criptografada, usando o botão ‘Adicionar conexão’.

• Passo 5 Criar Zaps usando a conta PDF4me (em PDF4me, temos uma opção para renovar a chave por razões de segurança).

Tendo estabelecido esta conexão da sua conta PDF4me, agora você está pronto para converter estes formulários de pedido para pdf, usando o recurso de conversor de pdf listado. Ou você pode querer adicionar uma marca d’água, código de barras ou selo de sua empresa, você pode querer fundir alguns pedidos, ou você pode querer enviar o pedido pdf convertido para uma assinatura digital e aprovação para confirmar o pedido de compra. Você vê demasiadas escolhas listadas. Você também pode experimentar imediatamente, pegue o jeito da automação usando PDF4me, em Zapier. Agora você é bom para continuar e entender mais sobre o “Zap”.

• “Zap” é um fluxo de trabalho composto por “trigger” e “action”, que após a criação, pode ser guardado e armazenado para uso futuro. Você deve saber mais sobre ele juntamente com o know-how dos benefícios básicos que ele proporcionaria com uma integração PDF4me.
• Você pode programar a execução zap, definindo uma hora
• Opções como ‘My Apps’ ajudam a organizar as aplicações que subscreveu ao Zapier. Inclui o armazenamento seguro das credenciais.
• Nomear o Zap apropriadamente para facilitar a identificação pode ajudar para uso futuro.

Quais são os problemas comuns que você enfrenta sem um sistema de automação robusto para todos os seus trabalhos de documentação e relatórios?

Não se pode evitar a documentação em nenhum negócio. A simples razão pela qual os documentos servem como provas da sua capacidade para a sua clientela, investidores ou qualquer pessoa que tenha interesse em ser uma parte interessada. Os documentos proporcionam confiança entre as partes, seja um cliente, um fornecedor ou um fornecedor. Os documentos também são necessários para registrar a existência e o histórico da sua empresa para desenvolvimento futuro. Preparar, processar e preservar não é tão fácil. Assim, um fluxo de trabalho automatizado de documentos é inevitável. Como posso armazenar e gerir documentos durante longos anos a seguir???

Quando o negócio cresce, para manter uma posição no mercado empresarial, você pode ter que avançar para a implementação de soluções tecnológicas mais novas e mais modernas. Com certeza deve ser apropriado o suficiente para melhorar a produtividade e deve ter uma boa relação custo-benefício. “Como identificar e chegar a esses fornecedores de soluções de automação?”

A intervenção manual é necessária em todo o lado por duas razões principais. Em primeiro lugar, para tomar uma decisão final sobre a pureza da informação transferida. A segunda razão poderia ser manter os empregos dos funcionários. A primeira razão para colocar tudo em ordem depende do conjunto de habilidades e da integridade dos indivíduos.“Quanto eu confio nas habilidades e na ética de um indivíduo que lida com dados e informações?”

É uma ocorrência comum em escritórios com demasiados lugares que os seus únicos dois olhos devem observar. Quando há sempre um défice de apoio manual para oferecer uma ajuda, você definitivamente pensaria em um ‘transformador’, ‘terminador’, todos os personagens de filmes de ficção científica, ou um simples robô que o escutaria e seguiria suas instruções.“Como posso implementar uma solução perfeita com um mínimo de supervisão?”

Um mercado competitivo é suposto ser saudável quando os jogadores permanecem consistentemente acordados e activos. Uma oportunidade perdida é um preço pesado pago para ver outros aproveitarem. Eliminar o envolvimento de jogadores inativos é uma arma adicional. A qualidade em você deve ser o impulso para fazer a sua presença “oportuna” em oportunidades de agarrar. O consumo de tempo, enquanto envia uma cotação, ou uma estimativa, é muito importante. “Como posso poupar tempo e criar rapidamente cotações e estimativas?”

M- “Ainda temos processos de revisão e aprovação em vigor antes de finalizar os documentos ou artefatos à espera de envio?”.

Você- “Sim, nós temos, e também podemos precisar fazer correções após as revisões e finalmente conseguir assinaturas”

M- “Então qual poderia ser a medida para estimar o esforço e o tempo necessários?”

Você- “Convencionalmente em ‘dias-pessoa’”.

Caros amigos, 😊 você precisa definir um alarme de despertar cedo! as pessoas começaram a falar sobre a conclusão do trabalho, com base no tráfego da internet, medido em “bytes por segundo”. “Como faço para que as minhas revisões e aprovações de documentos com assinaturas sejam mais rápidas?”.

As respostas a todas estas perguntas resumem-se a mudar as suas actividades de gestão documental para um sistema automatizado. Ao seleccionar a integração dos seus vários departamentos, seja sensato, ao escolher ferramentas que sejam razoavelmente acessíveis e disponíveis no mercado, como Zapier e PDF4me.

5 benefícios que você pode obter ao automatizar suas conversões de documentos usando Zapier e PDF4me está listado abaixo.

• Verifique o seu histórico de automação na página da conta.
• Ajuda e suporte bem documentados.
• Características personalizáveis.
• Integrado a milhares de outras aplicações.
• Não é necessária experiência em codificação.

Confira as iniciativas PDF4me em outras áreas de automação de documentos com várias plataformas. Nós também desenvolvemos fluxos de trabalho para acomodar a sua necessidade específica, proporcionando assim uma personalização confiável de recursos.

“Seja o que for que automatizes, ainda tens de continuar a andar sozinha…”