Le publipostage est une méthode permettant de lire des données provenant d'une source et de remplacer les variables correspondantes dans un autre document. Il nécessite généralement deux fichiers : l'un stocke les champs de fusion (les variables contenant les données à insérer), et l'autre contient les instructions de mise en forme des données variables ainsi que les informations qui seront identiques dans chaque publipostage.
Par exemple, les données sont lues à partir d'une base de données, d'un fichier JSON, CSV, d'une feuille de calcul Excel, de Google Sheets ou d'autres formats de données structurées, puis insérées dans un modèle de document existant (courriels, factures, etc.) nécessitant le remplissage dynamique de données. Ces modèles peuvent être des documents Word, des PDF, des courriels, des lettres types, etc.
Imaginons que vous souhaitiez envoyer un e-mail avec des données mises à jour dynamiquement pour une liste de destinataires. Dans le fichier de données, vous pourriez inclure des instructions pour insérer le nom de chaque destinataire à un emplacement précis ; le publipostage combinerait cet e-mail avec une liste de destinataires afin de produire un e-mail pour chaque personne de la liste.
La fonction de publipostage est également très souvent utilisée pour imprimer des documents contenant des données dynamiques. Par exemple, pour l'impression de factures, vous créez un document source contenant les adresses des personnes à qui vous souhaitez imprimer des factures, et un document principal qui détermine l'emplacement du nom, de l'adresse, de la ville, de l'état et du code postal de chaque personne sur la facture.
Le document principal contient également des informations sur le nombre de factures par page, leur format, le format du papier et le type d'imprimante utilisé. La fusion et le publipostage des deux fichiers génèrent un ensemble de factures, une pour chaque entrée du document source, chaque facture étant formatée conformément aux informations du document principal.
Fusion et publipostage avec PDF4me
PDF4me a développé des connecteurs performants permettant la fusion et le publipostage à partir de sources de données variées. La fonction de fusion et publipostage de PDF4me vous permet de créer un lot de documents personnalisés pour chaque destinataire. À partir d'un fichier modèle au format PDF ou Word Doc, PDF4me accepte les données d'un ou plusieurs fichiers pour alimenter dynamiquement le processus de fusion et publipostage.
Fusion et publipostage avec Zapier et PDF4me
Dans Zapier, la fonctionnalité de publipostage a été implémentée de quatre manières.
- Fusion et publipostage avec fichier de données (liste de documents) : utilise un document Word ou PDF comme modèle et le fusionne avec les données contenues dans un fichier Excel ou JSON. Plusieurs fichiers sont ensuite compressés au format ZIP.
- Fusion et publipostage avec fichier de données (document unique) : Similaire à l’action précédente, mais ne renvoie qu’un seul fichier au même format que le fichier modèle.
- Fusion et publipostage avec chaîne de données (liste de documents) : utilise un document Word ou PDF comme modèle et le fusionne avec des données textuelles au format JSON. Plusieurs fichiers sont ensuite compressés dans un fichier ZIP.
- Fusion et publipostage avec chaîne de données (document unique) : Similaire à l’action précédente, mais ne renvoie qu’un seul fichier au même format que le fichier modèle.
En cas de renvoi de plusieurs fichiers, il est également possible de fusionner les fichiers de sortie si le fichier modèle est un PDF. Cela générera un seul fichier PDF en sortie.
Le type de modèle actuellement pris en charge est Word et PDF. Le fichier de données utilisé pour la fusion avec un modèle peut être fourni uniquement au format Excel ou JSON. Pour Excel, il peut respecter le format suivant :
Pour créer une structure JSON, elle pourrait se présenter sous ce format.
Tableau de données
[ ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"], ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"] ]
ou
Liste de données
{ "DataList":[ { "FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2": "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3" }, { "FieldName1": "FieldValue4", "FieldName2": "FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6" } ] }
Le modèle Word de publipostage doit être créé à l'aide de la fonction de publipostage de Microsoft Word. Pour créer la structure JSON, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Code de Zapier. Voir la capture d'écran ci-dessous.
Fonctionnalités de publipostage avec Power Automate
Le connecteur PDF4me Power Automate offre une fonctionnalité essentielle aux utilisateurs des petites et grandes organisations qui traitent quotidiennement des données dynamiques et élaborent des documents intégrant ces données pour leurs processus métier. Le publipostage est désormais optimisé pour automatiser la génération de vos documents quotidiens, y compris l'intégration de vos données dynamiques.
Par exemple, lorsqu'une nouvelle donnée client est ajoutée à un élément de liste SharePoint, un déclencheur Power Automate est envoyé depuis SharePoint pour se connecter au connecteur PDF4me afin de générer des documents en appliquant les fonctionnalités de fusion et publipostage.
Actions de publipostage PDF4me
PDF4me Connect propose quatre combinaisons d'actions de publipostage pour simplifier leur utilisation. Comme évoqué précédemment, les données sont essentielles pour déterminer l'action la plus adaptée à vos besoins. PDF4me offre de nombreuses possibilités d'importation de données depuis diverses sources telles que OData, SharePoint, feuilles de calcul, JSON ou chaînes structurées, etc.
- Fusion et publipostage avec fichier de données (liste de documents)
Cette action génère plusieurs documents en sortie et accepte les données sous forme de fichier. Elle prend en charge les formats .xlsx et .json.
- Fusion et publipostage avec fichier de données (document unique)
Cette action génère un document unique en sortie et accepte les données sous forme de fichier. Elle prend en charge les formats .xlsx et .json.
- Fusion et publipostage avec chaîne de données (Liste de documents)
Cette action génère plusieurs documents en sortie et accepte les données sous forme de chaîne de caractères. Cette option est ouverte aux utilisateurs qui peuvent importer des données de n'importe quelle source et préparer une structure JSON comme indiqué dans les exemples ci-dessous.
- Fusion et publipostage avec chaîne de données (document unique)
Cette action génère un document unique et accepte les données sous forme de chaîne de caractères. Cette option permet aux utilisateurs d'importer des données depuis n'importe quelle source et de préparer une structure JSON conforme aux exemples ci-dessous.
Exemple de structure de données
Tableau de données
[["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"], ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]]
ou
Liste de données
{"DataList":[{"FieldName1":"FieldValue1", "FieldName2": "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3"}, {"FieldName1":"FieldValue4", "FieldName2": "FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6"}]}
Exemple de flux de travail avec publipostage et chaîne de données (liste de documents)
Dans cet exemple de flux de travail, nous récupérons des données à partir d'éléments de liste SharePoint. Un déclencheur a été ajouté pour récupérer les éléments de liste lorsqu'un élément est ajouté à la liste de données SharePoint spécifiée. Ensuite, nous récupérons votre modèle de document pour appliquer le publipostage. Puis, nous initialisons la variable pour préparer les données au format JSON à l'aide de fonctions de manipulation de chaînes de caractères. Enfin, nous mappons les champs avec PDF4me Connect pour effectuer le publipostage et générer les documents souhaités.
Enfin, vous pouvez ajouter vos applications métier pour traiter les documents produits conformément au cycle de vie de vos processus métier.