Automatización de Mail Merge con PDF4me

By Vishnu Subramoniam | Automatización

Automatización de Mail Merge con PDF4me

La combinación de correspondencia es un método para leer datos de una fuente de datos y sustituir las variables correspondientes en otro documento. Suele requerir dos archivos, uno para almacenar los campos de fusión, la variable de los datos que se van a insertar. El otro contiene las instrucciones para formatear los datos variables y la información que será idéntica en cada resultado de la combinación de correspondencia.

Por ejemplo, los datos se leen desde una base de datos, JSON, CSV, hojas de cálculo de Excel, hojas de Google u otras formas de datos estructurados y se insertan en una plantilla de documento existente para correos electrónicos, facturas o cualquier otra que requiera rellenar datos dinámicos. Las plantillas pueden ser a menudo un documento de Word, PDF, correos electrónicos, carta de formulario, etc.

Consideremos un escenario en el que se desea enviar un correo electrónico con datos rellenados dinámicamente para una lista de destinatarios. En el archivo de datos, podría incluir instrucciones para insertar el nombre de cada destinatario en un lugar determinado; la combinación de correspondencia combinaría este correo con una lista de destinatarios para producir un correo para cada persona de la lista.

La función de combinación de correspondencia también se utiliza muy a menudo para imprimir documentos con datos dinámicos. Por ejemplo, para imprimir facturas, usted construiría un documento fuente que contenga las direcciones de las personas para las que desea imprimir facturas y el documento principal que controla dónde irá el nombre, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal de cada persona en la factura.

El documento principal también contendría información sobre cuántas facturas hay en cada página, el tamaño de cada factura, el tamaño del papel y el tipo de impresora que se utilizará para imprimir las facturas. Si se ejecuta una combinación de correspondencia con los dos archivos, se obtiene un conjunto de facturas, una por cada entrada del documento fuente, con cada factura formateada según la información del documento principal.

Automatización de la combinación de correspondencia con PDF4me

Combinación de correspondencia con PDF4me

PDF4me ha desarrollado potentes conectores diseñados para proporcionar capacidades de combinación de correspondencia con diferentes formas de fuentes de datos. PDF4me Mail merge le permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Utilizando el archivo de plantilla como PDF o Word Doc, PDF4me acepta datos de un archivo o lista de archivos para rellenar datos dinámicos para el proceso de combinación de correspondencia.

Mail Merge con Zapier y PDF4me

En Zapier la función de combinación de correspondencia se ha implementado de cuatro maneras.

  • Fusión de correo con archivo de datos (lista de documentos) - Utiliza una palabra o PDF como plantilla y se fusiona con los datos contenidos en un archivo en formato Excel o JSON y devuelve varios archivos en un zip
  • Combinación de correspondencia con archivo de datos (documento único): es similar a la acción anterior, pero devuelve un único archivo con el mismo formato que el archivo de plantilla
  • Fusión de correo con cadena de datos (lista de documentos) - Utiliza una palabra o PDF como plantilla y se fusiona con los datos como texto en formato JSON y devuelve varios archivos en un zip
  • Combinación de correspondencia con cadena de datos (documento único): es similar a la acción anterior, pero devuelve un único archivo con el mismo formato que el archivo de plantilla

En caso de que se devuelvan varios archivos, también hay una opción para fusionar los archivos de salida si el archivo de plantilla es PDF. Esto dará un único PDF como archivo de salida.

Acciones de combinación de correspondencia en Zapier

El tipo de plantilla actualmente soportado en Word y PDF. El archivo de datos utilizado para la fusión con una plantilla sólo puede proporcionarse en formato Excel o JSON. En el caso de Excel, puede tener el siguiente formato.

Para crear la estructura JSON podría ser en este formato

Crear una estructura JSON para los campos de fusión

Matriz de datos

[["NombreCampo1", "NombreCampo2", "NombreCampo3"], [
"FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]]

o

Lista de datos

{"DataList":[{"FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2":
 "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3"},
{"FieldName1":" FieldValue4", "FieldName2":
"FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6"}]}
Código de zapier para los campos de fusión

La plantilla de combinación de correspondencia debe crearse utilizando la función de combinación de correspondencia de Microsoft Word. Para crear la estructura de JSON, puede utilizar la función Code by Zapier para construir el texto JSON. Consulte la siguiente captura de pantalla

Funciones de Mail Merge con Power Automate

El conector PDF4me power automate tiene una característica importante para los usuarios de pequeñas y grandes organizaciones que se ocupan de los datos dinámicos diarios y preparan documentos con esos datos dinámicos para su proceso de negocio. La combinación de correspondencia ahora se eleva para automatizar sus generaciones de documentos diarios junto con sus elementos de datos dinámicos.

Por ejemplo, cuando un nuevo dato de un cliente se ha añadido a un elemento de la lista de SharePoint, hay un disparador para que Power Automate desde SharePoint se vincule con PDF4me Connector para generar documentos aplicando las características de Mail Merge.

Acciones PDF4me Mail Merge

PDF4me Connect dispone de cuatro combinaciones diferentes de acciones de combinación de correspondencia para facilitar a los usuarios. Como hemos comentado anteriormente, los datos son la clave para decidir qué acción es la mejor opción para sus necesidades. PDF4me permite amplias opciones para traer datos de cualquier fuente como OData, SharePoint, hoja de cálculo, Json o cadena estructurada, etc.

Acciones de combinación de correspondencia de PDF4me para Power Automate
  • Combinación de correspondencia con archivo de datos (lista de documentos)
    Esta acción produce múltiples documentos como salida y acepta los datos como un archivo. Podría admitir los formatos de archivo .xlsx y .json.
  • Combinación de correspondencia con archivo de datos (documento único)
    Esta acción produce un único documento como salida y acepta los datos como un archivo. Podría admitir los formatos de archivo .xlsx y .json.
  • Combinación de correspondencia con cadena de datos (lista de documentos)
    Esta acción produce múltiples documentos como salida y acepta los datos como una cadena. Esta es una opción abierta a los usuarios que pueden traer datos de cualquier fuente y preparar la estructura JSON como se indica a continuación en la sección de ejemplos.
  • Combinación de correspondencia con cadena de datos (documento único)
    Esta acción produce un único documento como salida y acepta los datos como una cadena. Es una opción abierta a los usuarios que pueden traer datos de cualquier fuente y preparar la estructura JSON como se indica a continuación en la sección de ejemplos.

Estructura de datos de muestra

Matriz de datos

[["NombreCampo1", "NombreCampo2", "NombreCampo3"], [
"FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]]

o

Lista de datos

{"DataList":[{"FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2":
 "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3"},
{"FieldName1":" FieldValue4", "FieldName2":
"FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6"}]}

Ejemplo de flujo de trabajo con Mail Merge con cadena de datos (lista de documentos)

En este flujo de trabajo de ejemplo, obtenemos datos de los elementos de la lista de SharePoint. Se ha añadido un desencadenante para obtener los elementos de la lista cuando se añade un elemento a su elemento de la lista de datos de SharePoint especificado.
A continuación, obtenga su plantilla de documento para aplicar la combinación de correspondencia. A continuación, inicialice la variable para preparar los datos como una estructura JSON adecuada con funciones de cadena.
Por último, asigne los campos con PDF4me connect para realizar la combinación de correspondencia y producir los documentos como desee.

Ejemplo de flujo de trabajo de PDF4me para la combinación de correspondencia

Por último, puede añadir sus aplicaciones de negocio para hacer avanzar los documentos producidos de acuerdo con el ciclo de vida de su proceso de negocio.

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