邮件合并是一种从数据源读取数据并替换另一个文档中相应变量的方法。它通常需要两个文件：一个用于存储合并字段（即要插入的数据变量）；另一个包含格式化变量数据的指令以及在邮件合并的每个结果中都相同的信息。
例如，数据可以从数据库、JSON、CSV、Excel 表格、Google 表格或其他结构化数据格式中读取，并插入到现有的文档模板中，用于电子邮件、发票或任何其他需要动态填充数据的文档。这些模板通常可以是 Word 文档、PDF、电子邮件、格式信函等。
假设您想发送一封电子邮件，邮件内容会根据收件人列表动态填充数据。在数据文件中，您可以添加指令，将每位收件人的姓名插入到邮件的特定位置；邮件合并功能会将此邮件与收件人列表合并，为列表中的每个人生成一封邮件。
邮件合并功能也经常用于打印包含动态数据的文档。例如，要打印发票，您可以创建一个源文档，其中包含要为其打印发票的人员的地址，以及一个主文档，用于控制每个人的姓名、地址、城市、州/省和邮政编码在发票上的位置。
主文档还会包含每页发票数量、每张发票的尺寸、纸张尺寸以及您将用于打印发票的打印机类型等信息。将这两个文件进行邮件合并后，将生成一组发票，源文档中的每个条目对应一张发票，每张发票的格式均与主文档中的信息一致。
使用 PDF4me 进行邮件合并
PDF4me 开发了功能强大的连接器，旨在为不同数据源提供邮件合并功能。PDF4me 邮件合并功能允许您创建一批针对每位收件人个性化的文档。PDF4me 使用 PDF 或 Word 文档格式的模板文件，从单个文件或文件列表中读取数据，并动态填充邮件合并过程所需的数据。
使用 Zapier 和 PDF4me 进行邮件合并
Zapier 的邮件合并功能有四种实现方式。
- 邮件合并数据文件（文档列表）：使用 Word 或 PDF 文件作为模板，并与 Excel 或 JSON 格式文件中的数据合并，最终返回一个包含多个文件的压缩包。
- 使用数据文件进行邮件合并（单个文档）：与上述操作类似，但仅返回一个与模板文件格式相同的文件。
- 使用数据字符串进行邮件合并（文档列表）：使用 Word 或 PDF 作为模板，并将 JSON 格式的文本数据合并，最终返回一个包含多个文件且压缩成 ZIP 格式的压缩包。
- 使用数据字符串进行邮件合并（单个文档）：与上述操作类似，但仅返回一个与模板文件格式相同的文件。
如果需要返回多个文件，并且模板文件是 PDF 格式，则可以选择合并输出文件。这样会生成一个单独的 PDF 输出文件。
目前支持的模板类型为 Word 和 PDF。用于与模板合并的数据文件仅支持 Excel 或 JSON 格式。Excel 文件格式如下。
创建 JSON 结构时，可以采用这种格式。
数据数组
[ ["字段名1", "字段名2", "字段名3"], ["字段值1", "字段值2", "字段值3"], ["字段值4", "字段值5", "字段值6"] ]
或者
数据列表
{ "数据列表":[ { "字段名1": "字段值1", "字段名2": "字段值2", "字段名3": "字段值3" }, { "字段名1": "字段值4", "字段名2": "字段值5", "字段名3": "字段值6" } ] }
邮件合并的 Word 模板应使用 Microsoft Word 的邮件合并功能创建。要创建 JSON 结构，您可以使用 Zapier 的 Code 功能来构建 JSON 文本。请参考以下屏幕截图。
Power Automate 的邮件合并功能
PDF4me Power Automate 连接器为处理日常动态数据并利用这些动态数据创建业务流程文档的大中小型企业用户提供了一项重要功能。邮件合并功能现已升级，可自动生成包含动态数据项的日常文档。
例如，当 SharePoint 列表项中添加新的客户数据时，SharePoint 会触发 Power Automate 与 PDF4me 连接器连接，通过应用邮件合并功能生成文档。
PDF4me邮件合并操作
PDF4me Connect 提供四种不同的邮件合并操作组合，方便用户使用。正如我们之前讨论的，数据是决定哪种操作更符合您需求的关键因素。PDF4me 支持多种数据导入方式，可从 OData、SharePoint、电子表格、JSON 或结构化字符串等任何来源导入数据。
- 邮件合并数据文件（文档列表）
此操作会生成多个输出文档，并接受文件形式的数据。它支持 .xlsx 和 .json 文件格式。
- 邮件合并数据文件（单个文档）
此操作会生成一个单独的文档作为输出，并接受以文件形式提供的数据。它支持 .xlsx 和 .json 文件格式。
- 使用数据字符串（文档列表）进行邮件合并
此操作会生成多个文档作为输出，并接受字符串形式的数据。用户可以从任何来源导入数据，并按照示例部分所示的 JSON 结构进行准备，这是一个开放的选项。
- 使用数据字符串进行邮件合并（单文档）
此操作会生成一个文档作为输出，并接受字符串形式的数据。用户可以从任何来源导入数据，并按照示例部分所示的 JSON 结构进行准备，这是一个开放的选项。
示例数据结构
数据数组
[[“字段名1”, “字段名2”, “字段名3”], [ “字段值1”, “字段值2”, “字段值3”], [“字段值4”, “字段值5”, “字段值6”]]
或者
数据列表
{“数据列表”:[{“字段名1”:“字段值1”, “字段名2”:“字段值2”, “字段名3”:“字段值3”}, {“字段名1”:“字段值4”, “字段名2”:“字段值5”, “字段名3”:“字段值6”}]}
使用数据字符串（文档列表）进行邮件合并的示例工作流程
在这个示例工作流中，我们从 SharePoint 列表项获取数据。添加了一个触发器，用于在指定 SharePoint 数据列表项中添加新项时获取列表项。然后获取文档模板以应用邮件合并。接着初始化变量，使用字符串函数将数据准备为正确的 JSON 结构。最后，将字段映射到 PDF4me Connect，以执行邮件合并并生成所需的文档。
最后，您可以添加您的业务应用程序，以便根据您的业务流程生命周期推进生成的文档。