Introducción a la automatización con Zapier y PDF4me

Cuando el mundo digital impulsa el negocio, la correspondencia con la documentación reforzó su impulso utilizando las tecnologías para crecer. La gente prefiere los formatos Pdf en esta época moderna de documentación digitalizada. Los beneficios del uso de los formatos pdf, como sabemos, son innumerables en comparación con cualquier otro formato de documento. Las características disponibles para el procesamiento de documentos, ya sea para crear, convertir, fusionar, comprimir, o más, hace que las suites PDF sean un paquete de herramientas favorecido en todas las industrias. Además, la sincronización de los PDF con el modelo SaaS de funcionamiento de las empresas o cualquier otro entorno en la “nube” es lo mejor. La integración de plataformas como Zapier, y una herramienta de PDF como PDF4me puede traer variadas combinaciones de automatización de flujos de trabajo. Puedes leer unos pocos beneficios de usar esta integración

Lea para obtener un mejor conocimiento, si en particular, usted es nuevo en la automatización con Zapier y PDF4me.

SaaS ha promovido que el mundo se mueva hacia un nuevo reino de la digitalización, que la gente comenzó a experimentar una mayor productividad y eficiencia, en cualquier momento en cada actividad. Al vivir en un sistema de “tiempo limitado”, nos encanta hacer las cosas sin errores, con perfección. Conseguir un trabajo por sí mismo es automatizar las actividades que consumen tiempo y que implican la integración de otros múltiples sistemas. Finalmente, incluye la recopilación de datos, el filtrado de los mismos, el procesamiento y, finalmente, la elaboración de un informe o un documento presentable. Con PDF4me, también puede disfrutar de la personalización de la herramienta en función de sus necesidades.

Por ejemplo, si necesita gestionar una actividad de tramitación de pedidos que requiera el intercambio de muchos documentos, la cantidad de esfuerzo y tiempo invertido hasta que esté finalmente listo para su uso o presentación es bastante grande. Del mismo modo, un educador puede necesitar mucho de su tiempo y energía para convertir un conjunto de materiales de estudio preparados por él en diversos formatos como PPT, Excel, Word o imágenes a formato PDF.

La situación no es diferente en el sector de los seguros, donde las firmas individuales son vitales y obligatorias para las pólizas y el proceso de reclamación.

Cualquiera que sea la situación del trabajo, la empresa exige un flujo de trabajo que procese los trabajos automáticamente sin ninguna intervención manual. Es la opción perfecta para mejorar la productividad y, al mismo tiempo, reducir el coste de operación en cualquier función de un sector empresarial.

En la actual generación de intervenciones digitales avanzadas, todas las funciones funcionan con ordenadores, Internet o la nube. Hay una lista interminable de programas informáticos utilizados en todos los ámbitos de la empresa. Hemos empezado a llamarlos aplicaciones, y si se hacen por internet o la nube, acertadamente “las aplicaciones web”. Hace décadas, los datos debían remitirse, recogerse y utilizarse manualmente con cuidado. Las aprobaciones y el intercambio de documentos a múltiples funcionarios o disciplinas de trabajo llevaban mucho tiempo. Ahora, todo esto se puede hacer a través de los ordenadores. Integrar la información es una prioridad a la hora de ejecutar los trabajos de documentación. Automatice su actividad que implica múltiples funciones y genere un informe limpio o un documento con plataformas integradas como Zapier a través de PDF4me. Los beneficios son muchos, pero hemos enumerado algunos para que sigas leyendo.

¿Cómo podemos hacer que un trabajo complejo en pdf sea sencillo? No hay que hacer conjeturas, si has oído hablar de plataformas como “Zapier”. ¡Tenga la seguridad de que el trabajo está hecho!

Tres palabras clave que debes recordar al utilizar Zapier son “Trigger”, “Action” y “Zap”.

El “Disparo” te hace realizar una “Acción”, haciendo un “Zap”. Lee un poco más para entender mejor esto. Anteriormente habíamos publicado un blog a este respecto.

Cuando un proveedor o un cliente suscribe su aplicación web en “Zapier” significa mucho en el intercambio de datos y la confianza con Zapier. Considere un escenario en el negocio de fabricación con el mismo ejemplo anterior de un módulo de procesamiento de pedidos. Si usted es el fabricante de periféricos o accesorios de ordenador, ¿cómo convertir todo el trabajo de procesamiento de pedidos en un sistema automatizado fácil? Es posible que tenga los siguientes procesos en su función diaria de procesamiento de pedidos.

• Un cliente haría un pedido de compra a través de un formulario. Puede utilizar su aplicación de correo electrónico, o puede utilizar el formulario disponible en el sitio web de su empresa. O, muy a distancia, puede utilizar una copia impresa y en papel de un formulario de pedido. Hay que tener en cuenta el número de aplicaciones web que intervienen. Puede ser el sistema de correo electrónico, la aplicación del formulario de pedido en el sitio web, o una nube que utiliza el servicio de software para proporcionar al cliente una aplicación adecuada. Puedes ver y acceder a todas estas aplicaciones web a través de Zapier si están inscritas allí. Esta actividad crea el “Trigger”. Puedes elegir la aplicación y desarrollar reglas y filtros para obtener una respuesta de Zapier. La respuesta es el resultado del trigger. Digamos que como un correo electrónico con el archivo adjunto de la palabra de la orden de compra de un cliente o en la forma de una hoja de Excel creada en la base de datos de su sitio web por el cliente.

• Puede confirmar su pedido con una firma digital en el pdf que ha enviado al cliente. Tras la confirmación del pedido, es probable que le interese generar facturas, u órdenes de entrega, con los datos de los transportistas. Ahora habrá creado al menos diez tipos de documentos diferentes. Piense en el tiempo que se tarda si se hace manualmente. ¿Por qué alguien lo haría hoy en día? Ahora que tienes un ordenador, internet y la nube, puedes optar por Zapier para automatizar todo este proceso siguiendo estos sencillos pasos para automatizar tus trabajos en pdf a través de Zapier. Como fabricante, ¿cómo conseguirías convertir todos estos documentos a pdf?.

Necesitamos establecer una conexión con la aplicación de pdf en uso desde Zapier, digamos que usas PDF4me, una herramienta de PDF razonablemente práctica y más barata.

Una vez establecida la conexión, como usuario de PDF4me, ya puedes definir la “Acción”. Puede consultar las páginas del sitio web de PDF4me para aprender y crear su primera tarea de automatización con Zapier. Destacando también a continuación 5 sencillos pasos para crear zaps en Zapier con PDF4me.

• Paso 1 Abrir una cuenta en PDF4me

• Paso 2 Vaya a la pestaña Llamadas API & claves en la página de cuentas de PDF4me.

• Paso 3 Copiar la clave encriptada de la página.

• Paso 4 Introduce o pega en la pestaña “Mis aplicaciones” de Zapier, la clave encriptada de PDF4me, utilizando el botón “Añadir conexión”.

• Paso 5 Crear Zaps usando la cuenta de PDF4me (en PDF4me, tenemos una opción para renovar la clave por razones de seguridad).

Una vez establecida esta conexión de su cuenta de PDF4me, ahora está todo listo para convertir estos formularios de pedido a pdf, utilizando la función de convertidor de pdf indicada. O puede que quiera añadir una marca de agua, un código de barras o un sello de su empresa, puede que quiera fusionar unos cuantos pedidos, o puede que quiera enviar el pedido en pdf convertido para que se firme digitalmente y se apruebe para confirmar la orden de compra. Ya ves que hay demasiadas opciones en la lista. También puede probarlo de inmediato, conseguir la caída de la automatización utilizando PDF4me, en Zapier. Ahora usted es bueno para seguir adelante y entender más acerca de “Zap”.

• “Zap” es un flujo de trabajo que comprende “trigger” y “acción”, que después de la creación, puede ser guardado y almacenado para su uso futuro. Usted debe saber más sobre él junto con el conocimiento de los beneficios básicos que proporcionaría con una integración PDF4me.
• Puede programar la ejecución del zapping estableciendo una hora
• Opciones como ‘My Apps’ ayudan a organizar las aplicaciones que suscribiste a Zapier. Incluye el almacenamiento seguro de las credenciales.
• Nombrar el Zap de forma adecuada para facilitar su identificación puede ayudar a su uso futuro.

¿Cuáles son los problemas habituales a los que se enfrenta sin un sistema de automatización sólido para todos sus trabajos de documentación e informes?

No se puede evitar la documentación en ninguna empresa. La sencilla razón es que los documentos sirven como pruebas de tu capacidad ante tu clientela, inversores o cualquiera que tenga interés en ser parte interesada. Los documentos proporcionan confianza entre las partes, ya sea un cliente, un vendedor o un proveedor. Los documentos también son necesarios para registrar la existencia y la historia de su empresa para su desarrollo futuro. Prepararlos, procesarlos y conservarlos no es tan fácil. De ahí que sea inevitable contar con un flujo de trabajo documental automatizado. ¿Cómo almacenar y gestionar los documentos durante muchos años?

Cuando la empresa crece, para mantener una posición en el mercado empresarial, es posible que tenga que avanzar hacia la implementación de soluciones tecnológicas más nuevas y más modernas. Sin duda, deben ser lo suficientemente adecuadas para mejorar la productividad y deben ser rentables. “¿Cómo puedo identificar y contactar con estos proveedores de soluciones de automatización?”

La intervención manual es necesaria en todas partes por dos razones principales. En primer lugar, para tomar una decisión final sobre la pureza de la información transferida. La segunda razón podría ser para conservar los puestos de trabajo de los empleados. La primera razón, que depende de las habilidades y la integridad de las personas, es que “¿hasta qué punto confío en la habilidad y la ética de una persona que maneja datos e información?”

Es algo habitual en las oficinas con demasiados lugares que deben vigilar tus dos únicos ojos. Cuando siempre hay un déficit de apoyo manual para ofrecer una ayuda, definitivamente pensarías en un “transformer”, “terminator”, todos ellos personajes de películas de ciencia ficción, o en un simple robot que te escuchara y siguiera tus instrucciones.“¿Cómo puedo implementar una solución perfecta con la mínima supervisión?”

Se supone que un mercado competitivo es saludable cuando los actores permanecen constantemente despiertos y activos. Una oportunidad perdida es un precio muy alto que se paga al ver que otros se aprovechan. Eliminar la participación de los jugadores inactivos es un arma más. La cualidad en usted debe ser el impulso para hacer su presencia “oportuna” en el acaparamiento de oportunidades. El consumo de tiempo, al presentar un presupuesto, o una estimación importa mucho. ¿Cómo puedo ahorrar tiempo y crear rápidamente presupuestos y estimaciones?

Yo- “¿Seguimos teniendo procesos de revisión y aprobación antes de finalizar los documentos o artefactos en espera de ser presentados?”.

Tú- "Sí, lo hemos hecho, y también es posible que tengamos que hacer correcciones después de las revisiones y finalmente conseguir las firmas ".

Yo- "Entonces, ¿cuál podría ser la medida para estimar el esfuerzo y el tiempo necesarios? ".

Tú- “Convencionalmente en ‘días-persona’”.

Queridos amigos, 😊 ¡hay que poner un despertador temprano! la gente ha empezado a hablar de la finalización del trabajo, basándose en el tráfico de Internet, medido en “bytes por segundo”. “¿Cómo puedo hacer que mis revisiones y aprobaciones de documentos con firmas sean más rápidas?”.

Las respuestas a todas estas preguntas se reducen a cambiar sus actividades de gestión de documentos a un sistema automatizado. A la hora de seleccionar la integración de sus distintos departamentos, sea prudente y elija herramientas razonablemente asequibles y disponibles en el mercado, como Zapier y PDF4me.

A continuación se enumeran 5 beneficios que puedes obtener al automatizar tus conversiones de documentos utilizando Zapier y PDF4me

• Sigue tu historial de automatización en la página de la cuenta.
• Ayuda y soporte bien documentados.
• Características personalizables.
• Integrado a otras mil aplicaciones.
• No se requiere experiencia en codificación.

Consulte las iniciativas de PDF4me en otras áreas de automatización de documentos con varias plataformas. También desarrollamos flujos de trabajo para adaptarnos a su necesidad específica, proporcionando así una personalización fiable de las funciones.

"Sea lo que sea y como sea que se automatice, todavía tienes que seguir moviéndote por ti mismo, una y otra vez… "