PDFs anhand von Barcodes aufteilen und Dateien mithilfe von PDF4me Workflows umbenennen

Die Workflow-Automatisierung von PDF4me vereinfacht die Definition und Einrichtung all Ihrer routinemäßigen Dokumentenprozesse, die dann bei Bedarf automatisch ausgeführt werden. So erhalten Unternehmen und Einzelpersonen eine bessere Kontrolle über die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse – schneller und sicherer.

Wir arbeiten an Funktionen, die mit anderen Apps zusammenarbeiten, um einzelne oder mehrere Funktionen in PDF4me zu synchronisieren. PDF4me hat seine Leistungsfähigkeit in der Dokumentenverarbeitung bereits unter Beweis gestellt und bietet zahlreiche dokumentenbezogene Funktionen für alle Nutzergruppen. Jetzt ist es an der Zeit, unsere leistungsstarken Workflows zu nutzen, um die Dokumentenbearbeitung deutlich zu vereinfachen.

Das zuverlässigste und sicherste integrierte Dokumenten-Workflow-System, das auf Ihre Trigger reagiert und Ihre Aktionssequenz schneller und sicherer ausführt. PDF4me Workflows unterstützt die Kombination mehrerer Funktionen in einem einzigen Workflow, der innerhalb von PDF4me als solcher ausgeführt werden kann.

Dieser Workflow liefert Ausgabedokumente direkt nach der Ausführung, die Sie sogar in Ihrem PDF4me-Speicher ablegen können. Alternativ können Sie die Ausgabedokumente auch an externe Anwendungen senden, z. B. per E-Mail, Dropbox oder FTP. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Kompatibilität mit weiteren Apps für den PDF4me-Workflow zu verbessern.

Aufteilung nach Barcode

Die Workflow-Aktion „Nach Barcode aufteilen“ teilt eine PDF-Datei anhand der vorhandenen Barcodes in mehrere PDF-Dateien auf. Die Aufteilung erfolgt anhand der Barcode-Daten, die mit den in den Einstellungen festgelegten Informationen übereinstimmen. Wie im folgenden Screenshot zu sehen, findet die Aufteilung statt, sobald ein bestimmter Barcode erkannt wurde. Der Barcode-Typ kann auf „Beliebig“ eingestellt oder ein bestimmter Barcode ausgewählt werden. Der Barcode-Filter ist so definiert, dass er Ihrer Abfrage entspricht, die den Barcode enthält, mit ihm beginnt oder mit ihm endet.

Das Ergebnis dieser Aktion sind mehrere PDF-Dateien mit automatisch generierten Dateinamen, die neben den Quelldateinamen auch eine Ordnungsnummer enthalten. Anschließend kann die Schleife „ Für jedes Element“ alle Ausgabedateien nacheinander durchlaufen. Beispielsweise können Sie jedes Dokument als Anhang an eine E-Mail senden oder es in einem beliebigen Cloud-Speicher im gewünschten Ordner speichern.

Wie kann man die Ausgabedateien umbenennen, die beim Aufteilen nach Barcode mit dem Einlesen von Barcode-Daten erstellt wurden?

Hier ist ein Beispiel für einen PDF4me-Workflow, der Ihre PDF-Datei anhand der Barcode-Daten aufteilt und jedem Dokument einen neuen Dateinamen zuweist. Die Ausgabedateien werden anschließend in Dropbox gespeichert.

Mithilfe des Ausdrucks zum Lesen von Barcode-Werten können wir nun den gewünschten Ausgabedateinamen etwa wie folgt erstellen.

${file.pages[0].Barcodes[0].value}.pdf

Nach dem Einlesen des Barcodes speichern wir die Ausgabedateien in Dropbox. Sie können den Ausgabedateinamen frei wählen, achten Sie aber darauf, dass er eindeutig ist, da sonst die gleiche Datei im Ausgabespeicherort immer wieder überschrieben wird.

In unserem Fall fügen wir unseren Ausdruck hinzu, der Barcode-Daten enthält und mit der Dateierweiterung verknüpft ist. Wenn Sie diesen Workflow ausführen, werden wie erwartet Ausgabedateien für die Aufteilung nach Barcode mit neuen Dateinamen erstellt.

Ich hoffe, dies hilft vielen von Ihnen, Ihre Dateien mit dynamisch generierten Namen umzubenennen, die dem Zweck Ihres Dokuments entsprechen. Dieses Beispiel lässt sich auch für andere Zwecke als das Lesen von Barcodes verwenden. Der verwendete Ausdruck ist eine generische JavaScript-Funktion. Mit JavaScript kann jeder beliebige Dateinamen nach Bedarf erstellen.