PDF4me Scan & Automate uygulamasıyla PDF işlemlerini otomatikleştirin

PDF4me’deki Belge İş Akışı Otomasyonu, müşterilerinin rutin iş süreçlerini, çeşitli belge manipülasyonları için insan görevlerinin herhangi bir kodlama bilgisi olmadan otomatik olarak yapıldığı iş akışı kurallarına dayalı, iyi otomatikleştirilmiş bir sürece dönüştürmeleri için hazırlanmıştır.

Belge iş akışlarınızı, özellikle de insanlar tarafından manuel olarak yürütülen süreçleri otomatikleştirmek, hesap verebilirlik, doğruluk, üretkenlik, verimlilik ve nihayet son kullanıcı memnuniyeti açısından önemli mükemmelliklere sahiptir. Ekip olarak, herhangi bir ürün veya hizmetin başarısının anahtarı olan müşteri memnuniyetini her zaman ön planda tutuyoruz. Bu yazıda, çeşitli iş süreçlerinize fayda sağlayabilecek güçlü bulut altyapısıyla oluşturduğumuz belge iş akışı otomasyonunu tanıtmaktan oldukça mutluyuz.

Belge iş akışı otomasyonu nedir?

Belge iş akışı otomasyonu hakkında konuşurken, gerçekten ne anlama geliyor? Diğer iş akışı otomasyon platformlarından farkı nedir?

Piyasada çeşitli amaçlar için çeşitli iş akışı otomasyon platformları mevcuttur. Belge işleme dünyasının vizyoneriyiz ve tüm belge tabanlı süreçlerinizi otomatikleştirebilecek iş akışı sistemimizi oluşturduk. Diğer bir deyişle, tüm iş akışı eylemlerimiz, tetikleyicilerimiz ve kontrollerimiz bir şekilde belgelerle bağlantılıdır. Örneğin, E-posta Gönder, birine e-posta göndermek için bir eylemdir, ancak yine de, daha önce yürütülen eylemlerden gelen belgeleri ek olarak gönderebilir. Bu açık amaç için buna belge iş akışı otomasyonu diyoruz.

İlk PDF4me belge iş akışınızı nasıl oluşturabilirsiniz?

Profesyonel bir PDF4me kullanıcısı olarak herkes, tüm manuel iş süreçlerinizi otomatikleştirmek için kendi iş akışını oluşturabilir. Kullanıcı simgesine tıklayarak görünen Hesap ayarları menüsünden İş Akışlarına gidin.

İş akışı panonuz artık temel belgelerle yüklenmiştir ve yeni iş akışı seçenekleri oluşturur. Gereksinimleriniz için mevcut eylemleri, kontrolleri ve paylaşım seçeneklerini öğrenmeye devam etmeden önce ayrıntılı belgelere başvurabilirsiniz.

İş Akışı Oluştur düğmesine tıkladığınızda, iş akışı adını ve açıklamasını alarak iş akışınızı oluşturmak için bir açılır pencere görüntülenir. Burada unutulmaması gereken şey, bu iş akışını cep telefonunuzdan yürütmek için bu iş akışı adının mobil uygulamanızda görüneceğidir. Ayrıntıları sağlayın ve İş Akışı Oluştur’a tıklayın.

Artık iş akışınızı varsayılan başlangıç, bitiş eylemleriyle görebilir ve ayrıca alttaki Taslak, Kaydet ve Yayınla düğmeleriyle kaydedebilirsiniz. İş akışı sırasında değişikliklerinizi korumak için Taslak Olarak Kaydet oluşturmak çok faydalı olacaktır. İş akışı oluşturma işleminizi tamamladıktan sonra, iş akışınızı kaydeden Kaydet ve Yayınla düğmesine tıklayın ve hemen etkinleştirin.

Şimdi, iş akışı oluşturma işlemimizi tamamlamak için gereken eylemleri ve kontrolleri eklemenin zamanı geldi. Başlangıç ve Bitiş arasındaki simgeye tıklayın, bu, kullanılabilecek eylemler ve kontroller listesiyle iş akışınıza yeni bir adım ekler. Ayrıca eklemek istediğiniz eylemi de arayabilirsiniz.

Şimdi listeden PDF’ye Dönüştür eylemini seçelim.

Genellikle, her eylem, ilgili belge işlemeye bağlı olarak girdi olarak bazı özelliklere sahip olabilir. Örneğin, sayfa numarasına göre bölme, dosyaya ek olarak giriş parametresi olarak sayfa numarasına sahiptir. Pdf’ye dönüştürmek için parametresi yoktur. Şimdi bir sonraki adım olarak E-posta gönder eylemini ekleyelim.

Belgeleri E-posta Olarak Gönder, e-postanın kime gönderileceği, Konu e-posta konu satırı için ve Gövde Metni mesaj içeriği için olmak üzere üç parametreye sahiptir. Gerekli bilgileri gerektiği gibi doldurun ve kaydedin.

Son iş akışınız şöyle görünür ve kullanımınız için yayınlanmaya hazırdır. Ne kadar hızlı ve kolay değil mi? İş akışınız yayınlandıktan sonra bu iş akışını mobil uygulamanızdan kullanabilir veya PDF4me ana menüsünde bulabilirsiniz. Ayrıca, iş akışı ana penceresindeki son çalıştırma, süre, arama ücreti vb. günlükleri kontrol edebilirsiniz.

İşlemlerin, otomasyona uygun çağrı sayılarınızdan API çağrı maliyetleri olarak dikkate alındığını lütfen unutmayın. Bunu hesap ayarlarınızda kontrol edebilir ve daha fazla kullanım için daha fazla API çağrısı ekleyebilirsiniz. Aksi takdirde, Pro planınıza göre, her faturalandırma döngüsü değişikliğinde bir miktar ücretsiz kredi alırsınız.

PDF4me Scan & Automate uygulamasından iş akışını tetikleyin

Bu, PDF4me belge iş akışı otomasyon sürecinin en değerli özelliklerinden biridir. PDF4me portalında oluşturduğunuz iş akışını mobil veya sekmeli cihazlarınızdan her yerden ve her zaman tetikleyebilirsiniz. İlk ekran görüntüsü Otomasyona nasıl gidileceğini ve oluşturduğunuz iş akışını nasıl göreceğinizi gösterir.

İkinci ekran görüntüsü, PDF4me portalında oluşturduğunuz ve size her zaman hizmet vermeye hazır tüm iş akışlarınızı gösterir. İş akışı adı seçildiğinde, seçtiğiniz dosya iş akışı sistemine gönderilir ve tüm iş süreçlerinizi yapar ve iş akışının başladığını size bildirir.

Sonuçlandırmak

İş akışı otomasyonu, manuel süreçlere kıyasla çeşitli faydalar sağlar. Elle taşımayı, iyileştirilmiş işlem süresini, daha iyi iş yükü yönetimini, azaltılmış manuel hataları ve daha fazlasını azaltır. PDF4me, belge işlemeyi basit, verimli hale getirme ve herkesin kullanımına sunma konusunda bir vizyonerdir. Tek yapmanız gereken PDF4me’ye kaydolmak ve ardından oyun mağazanızdan PDF4me Tarama ve Otomasyon uygulamasını indirip yüklemek.