PDF4me kullanarak Adres Mektup Birleştirme Otomasyonu

Adres mektup birleştirme, bir veri kaynağından veri okuma ve başka bir belgedeki karşılık gelen değişkenleri değiştirme yöntemidir. Genellikle, biri birleştirme alanlarını depolamak için iki dosya gerektirir - eklenecek verilerin değişkeni. Diğeri, hem değişken verileri biçimlendirme talimatlarını hem de adres mektup birleştirmenin her bir sonucu için aynı olacak bilgileri içerir.

Örneğin, veriler bir veritabanından, JSON, CSV, Excel elektronik tablolarından, google sayfalarından veya diğer yapılandırılmış veri biçimlerinden okunur ve e-postalar, Faturalar veya doldurulması gereken dinamik veriler gerektiren diğer herhangi bir başka belge için mevcut bir belge şablonuna eklenir. Şablonlar genellikle bir Word belgesi, PDF, e-postalar, form mektubu vb. Olabilir.

Bir alıcı listesi için dinamik olarak doldurulmuş verilerle e-posta göndermek istediğiniz bir senaryoyu ele alalım. Veri dosyasında, her alıcının adını belirli bir yere eklemek için talimatlar ekleyebilirsiniz; adres mektup birleştirme, listedeki her kişi için bir posta oluşturmak üzere bu e-postayı bir alıcı listesiyle birleştirir.

Adres mektup birleştirme özelliği, dinamik veriler içeren belgeleri yazdırmak için de çok sık kullanılır. Faturaları yazdırmak için, Faturaları yazdırmak istediğiniz kişilerin adreslerini ve her kişinin adının, adresinin, ilinin, eyaletinin ve posta kodunun Faturada nereye gideceğini kontrol eden ana belgeyi içeren bir kaynak belge oluşturacağınızı varsayalım.

Ana belge ayrıca her sayfada kaç adet fatura olduğu, her bir faturanın boyutu, kağıdın boyutu ve Faturaları yazdırmak için kullanacağınız yazıcı türü hakkında bilgi içerir. İki dosyayla adres mektup birleştirme çalıştırmak, her bir faturanın ana belgedeki bilgilere göre biçimlendirildiği, kaynak belgedeki her giriş için bir tane olmak üzere bir dizi Fatura ile sonuçlanır.

PDF4me ile adres mektup birleştirme

PDF4me, farklı veri kaynakları biçimleriyle adres mektup birleştirme yetenekleri sağlamak için tasarlanmış güçlü bağlayıcılar geliştirmiştir. PDF4me Adres mektup birleştirme, her alıcı için kişiselleştirilmiş bir dizi belge oluşturmanıza olanak sağlar. Şablon dosyasını PDF veya Word Doc olarak kullanan PDF4me, adres mektup birleştirme işlemi için dinamik verileri doldurmak üzere bir dosyadan veya dosya listesinden verileri kabul eder.

Zapier ve PDF4me ile Adres Mektup Birleştirme

Zapier’de adres mektup birleştirme özelliği dört şekilde uygulanmıştır.

• Veri Dosyası (Doküman Listesi) ile Adres Mektup Birleştirme - Şablon olarak bir kelime veya PDF kullanır ve bir dosyada bulunan verilerle excel veya JSON biçiminde birleştirilir ve bir zip içinde birden çok dosya döndürür
• Veri Dosyasıyla Adres Mektup Birleştirme (Tek Doküman) - Yukarıdaki eyleme benzer, ancak şablon dosyasıyla aynı biçimde yalnızca tek bir dosya döndürür
• Veri Dizesiyle Adres Mektup Birleştirme (Doküman Listesi) - Şablon olarak bir kelime veya PDF kullanır ve verilerle JSON biçiminde metin olarak birleştirir ve bir zip içinde birden çok dosya döndürür
• Veri Dizesiyle Adres Mektup Birleştirme (Tek Doküman) - Yukarıdaki eyleme benzer, ancak şablon dosyasıyla aynı biçimde yalnızca tek bir dosya döndürür

Birden fazla dosyanın döndürülmesi durumunda, şablon dosyası PDF ise çıktı dosyalarını birleştirme seçeneği de vardır. Bu, çıktı dosyası olarak tek bir PDF verecektir.

Şablon türü şu anda Word ve PDF’de desteklenmektedir. Bir şablonla birleştirmek için kullanılan veri dosyası yalnızca excel veya JSON format dosyasında sağlanabilir. Excel için aşağıdaki formatta olabilir.

JSON yapısı oluşturmak için bu formatta olabilir

Veri Dizisi

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]

veya

Veri Listesi

{
  "DataList":[
    {
      "FieldName1": "FieldValue1",
      "FieldName2": "FieldValue2",
      "FieldName3": "FieldValue3"
    },
    {
      "FieldName1": "FieldValue4",
      "FieldName2": "FieldValue5",
      "FieldName3": "FieldValue6"
    }
  ]
}

Adres mektup birleştirmenin Word şablonu, Microsoft Word’ün adres mektup birleştirme özelliği kullanılarak oluşturulmalıdır. JSON yapısını oluşturmak için, JSON metni oluşturmak için Code by Zapier özelliğini kullanabilirsiniz. Aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın

Power Automate ile Adres Mektup Birleştirme özellikleri

PDF4me güç otomatikleştirme konektörü, günlük dinamik verilerle uğraşan ve iş süreçleri için bu dinamik verilerle belgeler hazırlayan küçük ve büyük kuruluşların kullanıcıları için önemli bir özelliğe sahiptir. Adres mektup birleştirme, dinamik veri öğelerinizle birlikte günlük belge üretimlerinizi otomatikleştirmek için artık yükseltildi.

Örneğin, bir SharePoint liste öğesine yeni bir müşteri verisi eklendiğinde, Adres Mektup Birleştirme özelliklerini uygulayarak belgeler oluşturmak için SharePoint’ten Power Automate’in PDF4me Bağlayıcısı ile bağlantı kurması için bir tetikleyici vardır.

PDF4me Adres Mektup Birleştirme İşlemleri

PDF4me Connect, kullanıcıları kolaylaştırmak için dört farklı adres mektup birleştirme eylemi kombinasyonuna sahiptir. Daha önce tartıştığımız gibi, ihtiyaçlarınız için hangi eylemin daha iyi bir seçenek olduğuna karar vermek için veriler kilit oyuncudur. PDF4me, OData, SharePoint, Spreadsheet, Json veya Structured string gibi herhangi bir kaynaktan veri getirmek için geniş seçenekler sağlar.

• Veri Dosyası ile Adres Mektup Birleştirme (Doküman Listesi)
  Bu eylem, çıktı olarak birden çok belge üretir ve verileri bir dosya olarak kabul eder. .Xlsx ve .json dosya biçimlerini destekleyebilir.
• Veri Dosyası ile Adres Mektup Birleştirme (Tek Doküman)
  Bu işlem, çıktı olarak tek bir belge oluşturur ve verileri bir dosya olarak kabul eder. .Xlsx ve .json dosya biçimlerini destekleyebilir.
• Veri Dizeli Adres Mektup Birleştirme (Doküman Listesi)
  Bu eylem, çıktı olarak birden çok belge üretir ve verileri bir dize olarak kabul eder. Bu, herhangi bir kaynaktan veri getirebilen ve aşağıdaki örnekler bölümünde verildiği gibi JSON yapısını hazırlayabilen kullanıcılar için açık bir seçenektir.
• Veri Dizeli Adres Mektup Birleştirme (Tek Belge)
  Bu işlem, çıktı olarak tek bir belge üretir ve verileri bir dizge olarak kabul eder. Bu, herhangi bir kaynaktan veri getirebilen ve aşağıdaki örnekler bölümünde verildiği gibi JSON yapısını hazırlayabilen kullanıcılar için açık bir seçenektir.

Örnek Veri Yapısı

Veri Dizisi

[["AlanAdı1", "AlanAdı2", "AlanAdı3"], [
"FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]]
''
veya

Veri Listesi
''
{"DataList": [{"FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2":
 "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3"},
{"FieldName1": "FieldValue4", "FieldName2":
"FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6"}]}

Veri Dizeli Adres Mektup Birleştirme ile Örnek İş Akışı (Doküman Listesi)

Bu örnek iş akışında, SharePoint Listesi öğelerinden veri alıyoruz. Belirttiğiniz SharePoint veri listesi öğenize bir öğe eklendiğinde liste öğelerini almak için tetikleyici eklendi.
Ardından adres mektup birleştirme uygulamak için belge şablonunuzu alın. Ardından, verileri String işlevleriyle uygun JSON yapısı olarak hazırlamak için değişkeni başlatın.
Son olarak, Adres Mektup Birleştirme işlemini gerçekleştirmek ve istediğiniz gibi belgeler oluşturmak için alanları PDF4me connect ile eşleyin.

Son olarak, üretilen belgeleri iş süreci yaşam döngünüze göre ileriye taşımak için iş uygulamalarınızı ekleyebilirsiniz.