Introduzione all'automazione con Zapier e PDF4me

Dove il mondo digitale guida il business, la corrispondenza con la documentazione ha rafforzato il suo slancio utilizzando le tecnologie per crescere. Le persone preferiscono i formati Pdf in questa moderna epoca di documentazione digitalizzata. I vantaggi dell’utilizzo dei formati Pdf, come sappiamo, sono innumerevoli rispetto a qualsiasi altro formato di documento. Le funzionalità disponibili per l’elaborazione dei documenti, che si tratti di creazione, conversione, unione, compressione o altro, rendono le suite PDF un pacchetto di strumenti privilegiato in tutti i settori. Inoltre, la sincronizzazione dei PDF con il modello SaaS di funzionamento aziendale o con qualsiasi altro ambiente nel ‘cloud’ è la migliore. L’integrazione di piattaforme come Zapier e di uno strumento PDF come PDF4me può dare vita a varie combinazioni di automazione dei flussi di lavoro. Potete leggere alcuni vantaggi dell’utilizzo di questa integrazione.

Leggete per migliorare il vostro know-how, in particolare se siete alle prime armi con l’automazione con Zapier e PDF4me.

Il SaaS ha promosso il mondo verso un nuovo regno della digitalizzazione, che ha portato le persone a sperimentare una maggiore produttività ed efficienza, in qualsiasi momento e in ogni attività. Vivendo in un sistema “a tempo”, amiamo fare le cose senza errori e con perfezione. Fare un lavoro da soli significa automatizzare le attività che richiedono tempo e che comportano l’integrazione di più sistemi. Alla fine, si tratta di raccogliere dati, filtrarli, elaborarli e infine creare un rapporto o un documento presentabile. Con PDF4me, potete anche usufruire della personalizzazione dello strumento in base alle vostre esigenze.

Ad esempio, se dovete gestire un’attività di elaborazione di ordini che richiede lo scambio di molti documenti, l’impegno e il tempo investito fino al momento in cui il documento è pronto per essere utilizzato o inviato è piuttosto elevato. Allo stesso modo, un docente potrebbe aver bisogno di molto tempo ed energia per convertire in formato PDF una serie di materiali di studio da lui preparati in vari formati come PPT, Excel, Word o immagini.

La situazione non è diversa nel settore assicurativo, dove le firme individuali sono fondamentali e obbligatorie per le polizze e il processo di richiesta di risarcimento.

Qualunque sia la situazione del lavoro, l’azienda richiede un flusso di lavoro che elabori automaticamente i lavori senza alcun intervento manuale. È la scelta perfetta per migliorare la produttività e contemporaneamente ridurre i costi operativi in qualsiasi funzione di un settore aziendale.

Nell’attuale generazione di interventi digitali avanzati, ogni altra funzione funziona con i computer, Internet o il cloud. Esiste un elenco infinito di programmi software utilizzati in ogni ambito di attività. Abbiamo iniziato a chiamarle applicazioni e, se realizzate via internet o cloud, giustamente “applicazioni web”. Decenni fa, i dati dovevano essere riferiti, raccolti e utilizzati manualmente con cura. Le approvazioni e lo scambio di documenti a più funzionari o discipline di lavoro richiedevano molto tempo. Ora è possibile fare tutto questo attraverso i computer. L’integrazione delle informazioni è una priorità nell’esecuzione dei lavori di documentazione. Automatizzate le vostre attività che coinvolgono più funzioni e generate un rapporto o un documento pulito con piattaforme integrate come Zapier attraverso PDF4me. I vantaggi sono molti, ma ne abbiamo elencati alcuni che vi invitiamo a leggere più avanti.

Come possiamo semplificare un lavoro complesso come il pdf? Non è un’ipotesi azzardata, se avete sentito parlare di piattaforme come “Zapier”. Siate certi che il lavoro è fatto!

Le tre parole chiave da ricordare quando si usa Zapier sono “Trigger”, “Action” e “Zap”.

Il “Trigger” fa compiere un’“Azione”, producendo uno “Zap”. Leggete un po’ di più per capire meglio. In precedenza avevamo pubblicato un blog a questo proposito.

Quando un fornitore o un cliente sottoscrive la sua applicazione web in “Zapier”, significa molto per la condivisione dei dati e la fiducia in Zapier. Considerate uno scenario nel settore manifatturiero con lo stesso esempio precedente di un modulo di elaborazione degli ordini. Se siete produttori di periferiche o accessori per computer, come potete convertire l’intero lavoro di elaborazione degli ordini in un semplice sistema automatizzato? Potreste avere i seguenti processi nella vostra funzione quotidiana di elaborazione degli ordini.

• Un cliente deve effettuare un ordine di acquisto tramite un modulo. Può utilizzare la sua applicazione di posta elettronica o il modulo disponibile sul sito web dell’azienda. Oppure, in modo molto remoto, può utilizzare una copia stampata e morbida di un modulo d’ordine. Si noti il numero di applicazioni web coinvolte. Può trattarsi del sistema di posta elettronica, dell’applicazione del modulo d’ordine nel sito web o di un cloud che utilizza il servizio software per fornire al cliente un’applicazione appropriata. È possibile vedere e accedere a tutte queste applicazioni web attraverso Zapier, se sono iscritte. Questa attività crea il “Trigger”. È possibile scegliere l’applicazione e sviluppare regole e filtri per ottenere una risposta da Zapier. La risposta è il risultato del trigger. Ad esempio, un’e-mail con l’allegato word dell’ordine d’acquisto da parte di un cliente o sotto forma di un foglio excel creato dal cliente nel database del vostro sito web.

• È possibile confermare l’ordine con una firma digitale sul pdf inviata al cliente. Dopo la conferma dell’ordine di acquisto, probabilmente sarete interessati a generare fatture o ordini di consegna, con i dettagli degli spedizionieri. A questo punto avreste creato almeno dieci tipi di documenti diversi. Pensate al tempo impiegato se fatto manualmente. Perché qualcuno dovrebbe farlo al giorno d’oggi? Ora che avete un computer, internet e il cloud, potete scegliere Zapier per automatizzare l’intero processo utilizzando questi semplici passaggi per automatizzare i vostri lavori in pdf attraverso Zapier. Come produttore, *come faresti a convertire tutti questi documenti in pdf?

Dobbiamo stabilire una connessione con l’applicazione pdf in uso da Zapier, supponiamo che usiate PDF4me, uno strumento PDF ragionevolmente pratico e più economico.

Una volta stabilita la connessione, come utente di PDF4me, è possibile definire l’“Azione”. Potete fare riferimento alle pagine del sito web di PDF4me per imparare e creare la vostra prima attività di automazione con Zapier. Di seguito sono riportati anche 5 semplici passaggi per creare zap in Zapier con PDF4me.

• Fase 1 Aprire un account in PDF4me

• **Passo 2 Andare alla scheda Chiamate e chiavi API nella pagina degli account di PDF4me.

• **Fase 3 Copiare la chiave crittografata dalla pagina.

• Fase 4 Inserire o incollare nella scheda “Le mie applicazioni” di Zapier la chiave PDF4me criptata, utilizzando il pulsante "Aggiungi connessione ".

• Fase 5 Creare Zaps utilizzando l’account PDF4me (in PDF4me, abbiamo un’opzione per rinnovare la chiave per ragioni di sicurezza).

Dopo aver stabilito questa connessione al vostro account PDF4me, ora siete pronti a convertire questi moduli d’ordine in pdf, utilizzando la funzione di conversione pdf elencata. Potreste voler aggiungere una filigrana, un codice a barre o un timbro della vostra azienda, potreste voler unire alcuni ordini, o potreste voler inviare l’ordine convertito in pdf per la firma digitale e l’approvazione per confermare l’ordine di acquisto. Le scelte elencate sono troppe. Potete anche provarlo subito, per capire come funziona l’automazione con PDF4me, in Zapier. Ora siete pronti a procedere oltre e a capire di più su “Zap”.

• Lo “Zap” è un flusso di lavoro composto da “trigger” e “action” che, dopo la creazione, può essere salvato e conservato per un uso futuro. È necessario saperne di più e conoscere i vantaggi di base che può fornire con l’integrazione di PDF4me.
• È possibile programmare l’esecuzione dello zap impostando un tempo
• Opzioni come ‘My Apps’ aiutano a organizzare le applicazioni sottoscritte con Zapier. Include la memorizzazione sicura delle credenziali.
• Assegnare un nome appropriato allo Zap per facilitarne l’identificazione può essere utile per l’uso futuro.

*Quali sono i problemi comuni che si incontrano senza un solido sistema di automazione per tutti i lavori di documentazione e reporting?

Non si può evitare la documentazione in nessuna azienda. Per il semplice motivo che i documenti servono a dimostrare le vostre capacità alla clientela, agli investitori o a chiunque abbia interesse a diventare parte in causa. I documenti creano fiducia tra le parti, siano esse clienti, venditori o fornitori. I documenti sono anche necessari per registrare l’esistenza e la storia della vostra azienda per lo sviluppo futuro. Prepararli, elaborarli e conservarli non è così facile. Per questo è inevitabile un flusso di lavoro automatizzato per i documenti. *Come posso archiviare e gestire i documenti per i lunghi anni a venire?

Quando l’azienda cresce, per mantenere la propria posizione nel mercato commerciale, è possibile che si debba passare all’implementazione di soluzioni tecnologiche più nuove e all’avanguardia. Sicuramente devono essere sufficientemente adeguate per migliorare la produttività e devono essere efficienti dal punto di vista dei costi. *Come posso identificare e contattare questi fornitori di soluzioni per l’automazione?

L’intervento manuale è necessario ovunque per due motivi principali. In primo luogo, per prendere una decisione finale sulla purezza delle informazioni trasferite. La seconda ragione potrebbe essere il mantenimento del posto di lavoro dei dipendenti. La prima ragione dipende dalle competenze e dall’integrità delle persone. *Quanto mi affido all’abilità e all’etica di chi gestisce dati e informazioni?".

È una situazione comune negli uffici con troppi posti che devono essere sorvegliati solo da due occhi. Quando manca sempre un supporto manuale che dia una mano, si pensa sicuramente a un “transformer”, a un “terminator”, a tutti i personaggi dei film di fantascienza, o a un semplice robot che vi ascolti e segua le vostre istruzioni. *Come posso implementare una soluzione perfetta con una supervisione minima?

Un mercato competitivo dovrebbe essere sano quando gli attori rimangono costantemente svegli e attivi. Un’opportunità persa è un prezzo pesante da pagare per vedere altri che ne approfittano. Eliminare il coinvolgimento dei giocatori inattivi è un’arma in più. La qualità in voi deve essere la voglia di essere presenti “tempestivamente” per cogliere le opportunità. Il tempo impiegato per presentare un preventivo o una stima è molto importante. *Come posso risparmiare tempo e creare rapidamente preventivi e stime?

*Io: “Abbiamo ancora processi di revisione e approvazione in atto prima di finalizzare i documenti o gli artefatti in attesa di essere inviati?”.

Tu: "Sì, lo abbiamo fatto, e potremmo anche aver bisogno di fare delle correzioni dopo le revisioni e di ottenere finalmente le firme ".

*Io: “Allora quale potrebbe essere la misura per stimare lo sforzo e il tempo necessari?”.

Tu: “Convenzionalmente in ‘giorni-persona’”.

Cari amici, 😊 dovete puntare la sveglia presto! La gente ha iniziato a parlare di completamento del lavoro, basandosi sul traffico internet, misurato in “byte al secondo”. *Come posso rendere più veloci le revisioni e le approvazioni dei miei documenti con le firme?

Le risposte a tutte queste domande si riducono al passaggio delle attività di gestione dei documenti a un sistema automatizzato. Quando scegliete l’integrazione dei vari reparti, siate saggi e scegliete strumenti ragionevolmente accessibili e disponibili sul mercato come Zapier e PDF4me.

I 5 vantaggi che si possono ottenere automatizzando le conversioni dei documenti con Zapier e PDF4me sono elencati di seguito{#cinque-benefici}.

• **Traccia la cronologia delle automazioni nella pagina dell’account.
• Aiuto e supporto ben documentati.
• Caratteristiche personalizzabili.
• **Integrato in migliaia di altre applicazioni.
• **Non è richiesta alcuna esperienza di codifica.

Verificate le iniziative di PDF4me in altre aree di automazione dei documenti con varie piattaforme. Inoltre sviluppiamo flussi di lavoro per soddisfare le vostre esigenze specifiche, fornendo così una personalizzazione affidabile delle funzionalità.

"Qualunque cosa e in qualunque modo automatizziate, dovete comunque continuare a muovervi da soli, avanti e avanti e avanti… "