Eine Einführung in die Automatisierung mit Zapier und PDF4me

Wo die digitale Welt das Geschäft vorantreibt, hat die Korrespondenz mit der Dokumentation durch den Einsatz von Technologien ihren Schwung verstärkt, um zu wachsen. Die Menschen bevorzugen Pdf-Formate in dieser modernen Zeit der digitalisierten Dokumentation. Die Vorteile der Verwendung von Pdf-Formaten, wie wir sie kennen, sind zig im Vergleich zu allen anderen Dokumentenformaten. Die Funktionen, die für die Verarbeitung von Dokumenten zur Verfügung stehen, sei es zum Erstellen, Konvertieren, Zusammenführen, Komprimieren oder mehr, machen PDF-Suiten zu einem beliebten Werkzeug-Paket in allen Branchen. Außerdem ist die PDF-Synchronisation mit dem SaaS-Modell des Geschäftsbetriebs oder jeder anderen Umgebung in der “Cloud” das Beste. Die Integration von Plattformen wie Zapier und einem PDF-Tool wie PDF4me kann vielfältige Kombinationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen hervorbringen. Lesen Sie hier einige Vorteile dieser Integration

Lesen Sie durch, um besseres Know-how zu erhalten, insbesondere wenn Sie neu in der Automatisierung mit Zapier und PDF4me sind.

SaaS hat die Welt in Richtung einer neuen Herrschaft der Digitalisierung befördert, dass die Menschen begannen, erhöhte Produktivität und Effizienz zu erleben, jederzeit in jeder Aktivität. Wir leben in einem “zeitgebundenen” System und lieben es, Dinge fehlerfrei und mit Perfektion zu erledigen. Eine Aufgabe selbst zu erledigen bedeutet, die zeitaufwändigen Aktivitäten zu automatisieren, die die Integration mehrerer anderer Systeme erfordern. Schließlich beinhaltet es das Sammeln von Daten, deren Filterung, die Verarbeitung und schließlich die Erstellung eines vorzeigbaren Berichts oder eines Dokuments. Mit PDF4me können Sie auch Anpassung des Tools an Ihre Anforderungen genießen.

Wenn Sie z. B. eine Auftragsbearbeitung verwalten müssen, die den Austausch vieler Dokumente erfordert, ist der Aufwand und die Zeit, die investiert werden muss, bis das Dokument schließlich zur Verwendung oder Abgabe bereit ist, ziemlich groß. Ebenso kann ein Pädagoge viel von seiner Zeit und Energie benötigen, um eine Reihe von Studienmaterialien, die er in verschiedenen Formaten wie PPTs, Excel, Word oder Bildern vorbereitet hat, in das PDF-Format zu konvertieren.

Nicht anders verhält es sich in der Versicherungsbranche, wo die individuelle Unterschrift für die Policen und den Antragsprozess unerlässlich und zwingend ist.

Wie auch immer die Arbeitssituation aussieht, das Geschäft erfordert einen Workflow, der Aufträge automatisch und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet. Es ist die perfekte Wahl, um die Produktivität zu verbessern und gleichzeitig die Betriebskosten in jeder Funktion eines Geschäftsbereichs zu senken.

In der heutigen Generation fortschrittlicher digitaler Interventionen arbeitet jede zweite Funktion mit Computern, dem Internet oder der Cloud. Es gibt eine endlose Liste von Software-Programmen, die in jedem Bereich der Wirtschaft eingesetzt werden. Wir haben begonnen, sie Anwendungen zu nennen, und wenn sie über das Internet oder die Cloud laufen, treffend “die Webanwendungen”. Vor Jahrzehnten mussten Daten noch mühsam manuell bezogen, gesammelt und verwendet werden. Genehmigungen und der Austausch von Dokumenten an mehrere Funktionsträger oder Arbeitsdisziplinen waren zeitaufwändig. Jetzt kann man all dies über Computer erledigen. Die Integration von Informationen ist eine Priorität bei der Ausführung von Dokumentationsaufgaben. Automatisieren Sie Ihre Tätigkeit, die mehrere Funktionen umfasst, und generieren Sie einen sauberen Bericht oder ein Dokument mit integrierten Plattformen wie Zapier durch PDF4me. Es gibt viele Vorteile, aber wir haben einige für Sie aufgelistet, damit Sie weiter lesen können.

Wie kann man einen komplexen pdf-Job einfach machen? Keine wilden Vermutungen, wenn Sie schon von Plattformen wie “Zapier” gehört haben. Seien Sie versichert, dass der Job erledigt ist!

Drei Schlüsselwörter, die Sie sich bei der Verwendung von Zapier merken sollten, sind “Trigger”, “Action” und “Zap”.

“Trigger” lässt Sie eine “Aktion” ausführen, wodurch ein “Zap” entsteht. Lesen Sie ein wenig mehr, um dies besser zu verstehen. Wir hatten bereits früher einen Blog in dieser Hinsicht veröffentlicht.

Wenn ein Lieferant oder ein Kunde seine Webanwendung in “Zapier” abonniert, bedeutet das eine Menge an Datenaustausch und Vertrauen in Zapier. Betrachten Sie ein Szenario in der Fertigungsbranche mit dem gleichen vorherigen Beispiel eines Auftragsabwicklungsmoduls. Wenn Sie ein Hersteller von Computerperipherie oder -zubehör sind, wie können Sie die gesamte Auftragsabwicklung in ein einfaches automatisiertes System umwandeln? Möglicherweise haben Sie die folgenden Prozesse in Ihrer täglichen Auftragsbearbeitungsfunktion.

• Ein Kunde würde eine Bestellung über ein Formular aufgeben. Er kann seine E-Mail-Anwendung verwenden, oder er kann das Formular verwenden, das auf der Website Ihres Unternehmens verfügbar ist. Oder er kann ganz entfernt eine gedruckte, weiche Kopie eines Bestellformulars verwenden. Sie müssen hier die Anzahl der beteiligten Webanwendungen beachten. Es kann das E-Mail-System sein, die Bestellformular-Anwendung auf der Website oder eine Cloud, die den Software-Service nutzt, um dem Kunden eine entsprechende Anwendung zur Verfügung zu stellen. Sie können alle diese Webanwendungen über Zapier sehen und darauf zugreifen, wenn sie dort angemeldet sind. Diese Aktivität erzeugt den “Trigger”. Sie können die Anwendung auswählen und Regeln und Filter entwickeln, um eine Antwort von Zapier zu erhalten. Die Antwort ist ein Ergebnis des Triggers. Sagen wir, wie eine E-Mail mit dem Wortanhang der Bestellung von einem Kunden oder in Form einer Excel-Tabelle, die in Ihrer Website-Datenbank vom Kunden erstellt wurde.

• Sie können Ihre Bestellung mit einer digitalen Unterschrift auf der pdf Bestellung bestätigen, die Sie an den Kunden gesendet haben. Nach der Bestätigung der Bestellung möchten Sie vielleicht noch Rechnungen oder Lieferaufträge mit Angaben zu den Spediteuren erstellen. Jetzt hätten Sie mindestens zehn verschiedene Dokumenttypen erstellt. Denken Sie an den Zeitaufwand, wenn Sie das manuell machen würden. Warum sollte das heutzutage noch jemand machen? Jetzt, wo Sie einen Computer, Internet und eine Cloud haben, können Sie sich für Zapier entscheiden, um diesen gesamten Prozess zu automatisieren. Als Hersteller, wie würden Sie all diese Dokumente in pdf konvertiert bekommen?

Wir müssen eine Verbindung mit der verwendeten PDF-Anwendung von Zapier herstellen. Sagen wir, Sie verwenden PDF4me, ein einigermaßen handliches und preiswertes PDF-Tool.

Sobald eine Verbindung hergestellt ist, können Sie als Benutzer von PDF4me nun die “Aktion” definieren. Sie können sich auf die Seiten der PDF4me-Website beziehen, um zu lernen und Ihre erste Automatisierungsaufgabe mit Zapier zu erstellen. Hervorzuheben sind auch die folgenden 5 einfachen Schritte zum Erstellen von Zaps in Zapier mit PDF4me.

• Schritt 1 Eröffnen Sie ein Konto bei PDF4me

• Schritt 2 Gehen Sie auf die Registerkarte API-Aufrufe & Schlüssel auf der Kontenseite von PDF4me.

• Schritt 3 Kopieren Sie den verschlüsselten Schlüssel von der Seite.

• Schritt 4 Geben Sie den verschlüsselten PDF4me-Schlüssel über die Schaltfläche “Verbindung hinzufügen” in der Registerkarte “Meine Apps” von Zapier ein oder fügen Sie ihn dort ein.

• Schritt 5 Erstellen von Zaps mit dem PDF4me-Konto (in PDF4me gibt es aus Sicherheitsgründen eine Option zur Erneuerung des Schlüssels).

Nachdem Sie diese Verbindung Ihres PDF4me-Kontos hergestellt haben, können Sie nun diese Bestellformulare mit Hilfe der aufgeführten PDF-Konvertierungsfunktion in PDF konvertieren. Vielleicht möchten Sie ein Wasserzeichen, einen Barcode oder einen Stempel Ihrer Firma hinzufügen, vielleicht möchten Sie einige Bestellungen zusammenführen, oder Sie möchten die konvertierte pdf-Bestellung zur digitalen Unterschrift und Freigabe senden, um die Bestellung zu bestätigen. Oh, Sie sehen zu viele Möglichkeiten aufgelistet. Sie können es auch gleich ausprobieren, die Automatisierung mit PDF4me, in Zapier, in den Griff bekommen. Jetzt sind Sie gut, um weiterzumachen und mehr über “Zap” zu verstehen.

• “Zap” ist ein Workflow, bestehend aus “Auslöser” und “Aktion”, der nach der Erstellung gespeichert und für eine spätere Verwendung aufbewahrt werden kann. Sie müssen mehr darüber wissen, zusammen mit dem Know-how über die grundlegenden Vorteile, die es mit einer PDF4me-Integration bieten würde.
• Sie können die ZAP-Ausführung planen, indem Sie eine Zeit festlegen
• Optionen wie ‘Meine Apps’ helfen bei der Organisation der Anwendungen, die Sie bei Zapier abonniert haben. Dazu gehört auch das sichere Speichern der Anmeldeinformationen.
• Eine entsprechende Benennung des Zap zur einfachen Identifizierung kann für die zukünftige Verwendung hilfreich sein.

Was sind die häufigsten Probleme, die Sie ohne ein robustes Automatisierungssystem für alle Ihre Dokumentations- und Berichtsaufgaben haben?

Um Dokumentation kommt man in keinem Unternehmen herum. Aus dem einfachen Grund, dass Dokumente als Nachweis Ihrer Leistungsfähigkeit gegenüber Ihrer Kundschaft, Investoren oder jedem, der ein Interesse daran hat, ein Stakeholder zu sein, dienen. Dokumente schaffen Vertrauen zwischen den Parteien, sei es ein Kunde, ein Verkäufer oder ein Lieferant. Dokumente sind auch notwendig, um die Existenz und Geschichte Ihrer Firma für die zukünftige Entwicklung aufzuzeichnen. Sie zu erstellen, zu bearbeiten und aufzubewahren ist nicht so einfach. Daher ist ein automatisierter Dokumenten-Workflow unumgänglich. Wie speichere und verwalte ich Dokumente über lange Jahre hinweg?

Wenn das Unternehmen wächst, müssen Sie, um Ihre Position auf dem Markt zu halten, möglicherweise zur Implementierung neuerer und trendigerer technologischer Lösungen übergehen. Sie müssen auf jeden Fall geeignet sein, die Produktivität zu verbessern, und sie müssen kosteneffektiv sein. “Wie identifiziere und erreiche ich diese Anbieter von Automatisierungslösungen?”

Manuelle Eingriffe sind überall aus zwei Hauptgründen erforderlich. Erstens, um eine endgültige Entscheidung über die Reinheit der übertragenen Informationen zu treffen. Der zweite Grund könnte sein, um die Arbeitsplätze der Mitarbeiter zu erhalten. Der erste Grund hängt von den Fähigkeiten und der Integrität der Personen ab: “Wie sehr verlasse ich mich auf die Fähigkeiten und die Ethik einer Person, die mit Daten und Informationen umgeht?”

Es ist eine häufige Erscheinung in Büros mit zu vielen Stellen, die Sie nur mit zwei Augen beobachten müssen. Wenn es immer an manueller Unterstützung mangelt, um eine helfende Hand zu bieten, würden Sie bestimmt an einen “Transformer”, “Terminator”, alles Figuren aus Science-Fiction-Filmen, oder einen einfachen Roboter denken, der Ihnen zuhören und Ihre Anweisungen befolgen würde. “Wie kann ich eine perfekte Lösung mit minimaler Aufsicht implementieren?”

Ein umkämpfter Markt soll gesund sein, wenn die Akteure konsequent wach und aktiv bleiben. Eine verpasste Gelegenheit ist ein hoher Preis, den man zahlt, wenn man sieht, wie andere die Vorteile nutzen. Die Eliminierung der Beteiligung inaktiver Spieler ist eine zusätzliche Waffe. Die Qualität in Ihnen muss der Drang sein, bei der Ergreifung von Gelegenheiten “zeitnah” präsent zu sein. Der Zeitaufwand bei der Abgabe eines Angebots oder eines Kostenvoranschlags spielt eine große Rolle. “Wie kann ich Zeit sparen und schnell Angebote und Kostenvoranschläge erstellen?”

Me- “Haben wir noch Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse, bevor wir die Dokumente oder Artefakte, die auf die Einreichung warten, finalisieren?”.

Sie- “Ja, das haben wir, und wir müssen vielleicht auch noch Korrekturen vornehmen, nachdem die Prüfungen abgeschlossen sind und wir endlich Unterschriften bekommen”.

Me- “Was könnte dann die Maßnahme sein, um den Aufwand und die benötigte Zeit abzuschätzen?”

Sie- "Konventionell in ‘Personentagen’ ".

Liebe Freunde, 😊 Sie müssen einen frühen Wecker stellen! Die Leute haben begonnen, über die Erledigung von Arbeit zu sprechen, basierend auf dem Internetverkehr, gemessen in “Bytes pro Sekunde”. “Wie mache ich meine Dokumentenüberprüfungen und Freigaben mit Unterschriften schneller?”.

Die Antworten auf all diese Fragen laufen darauf hinaus, Ihre Dokumentenmanagement-Aktivitäten in ein automatisiertes System zu überführen. Wenn Sie sich für die Integration Ihrer verschiedenen Abteilungen entscheiden, wählen Sie klugerweise Tools, die einigermaßen erschwinglich und auf dem Markt verfügbar sind, wie Zapier und PDF4me.

5 Vorteile, die Sie aus der Automatisierung Ihrer Dokumentkonvertierungen mit Zapier und PDF4me ziehen können, sind im Folgenden aufgeführt

• Verfolgen Sie Ihre Automatisierungshistorie auf der Kontoseite.
• Gut dokumentierte Hilfe und Unterstützung.
• Anpassbare Funktionen.
• Integriert in tausend andere Anwendungen.
• Keine Codierungserfahrung erforderlich

Informieren Sie sich über die Initiativen von PDF4me in anderen Bereichen der Dokumentenautomatisierung mit verschiedenen Plattformen. Wir entwickeln auch Workflows (/de/automation/), die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, und bieten so eine zuverlässige Anpassung der Funktionen.

"Was auch immer und wie auch immer Sie automatisieren, Sie müssen sich immer noch selbst weiter und weiter und weiter bewegen… "