关于PDF4me邮件合并自动化你必须知道的一切

By Aravindan Dhanapal | 文件自动化

关于PDF4me邮件合并自动化你必须知道的一切

如今,机器人流程自动化(RPA)通过消除更多的常规人工流程,使组织更加有利可图。它还鼓励客户满意度,因为它可以使流程更快、更安全。PDF4me也在为其客户制作大量与文件相关的自动化流程做出贡献。PDF4me的主要自动化功能之一是邮件合并自动化,与其他许多功能相比最大的优势是安全。PDF4me通过安全的云存储处理您所有的敏感数据和文档模板,并且作为我们数据保留政策的一部分,它定期自动删除处理过的文件。

邮件合并自动化

通过PDF4me邮件合并自动化功能,将您的word模板与Excel、Json、SharePoint、CRM、SAP等各种来源的动态数据进行合并,现在完全自动化了。这种自动化功能允许你一次创建多个文件,并将它们发送给进一步的批准,或者你甚至可以将它们保存到你不同的存储目的地。使用Zapier连接、微软Power Automate/PowerApps和PDF4me Rest API有多种方法来完成这一工作。

为正确的行动选择正确的工具

我们从各种用例中学习并开发了四种不同的邮件合并动作,只是为了确保自动化从终端用户的角度来看是如此简单和容易理解。所有这些动作都可以在Zapier连接Power Automate/PowerApps中找到。

选择正确的邮件合并连接器

用数据文件进行邮件合并(文件清单)
这个动作可以通过只接受文件格式的数据来一次产生多个文件。目前支持的文件格式是.xlsx和.json类型。excel结构和JSON结构的样本显示在下面的图片中。

与数据文件的邮件合并(单一文件)
这个动作可以通过只接受文件格式的数据来一次产生一个单一的文件。目前支持的文件格式是.xlsx和.json类型。

用数据串进行邮件合并(文件清单)
这个动作产生多个文件作为输出,并接受数据为一个字符串。这是一个开放的选择,用户可以从任何来源带来数据,并准备JSON结构,如下文样本部分所给出的。

带数据串的邮件合并(单个文件
这个动作产生一个单一的文件作为输出,接受数据为字符串。这是一个开放的选择,用户可以从任何来源带来数据,并准备JSON结构,如下文样本部分所给出的。

数据结构样本
Excel表作为邮件合并的数据源

JSON结构样本(列表阵列)。

[["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"] ]
JSON作为邮件合并的数据源数据列表作为邮件合并的数据源

它是如何工作的?

你需要做的就是将你的数据文件内容和模板文件内容从你的Zapier或Power Automate连接器的各种应用中映射出来。

用所需数据填写所有字段

这个动作读取你的数据文件并根据你的Word/PDF模板执行邮件合并。它在一次调用中产生多个文档输出。同时,它为word模板产生word输出格式,为PDF模板产生PDF文件输出。如果你想为word模板产生一个PDF文件,你可以在这个邮件合并动作旁边添加 "转换为PDF "动作。

API成本计算是如何进行自动化的?

所有的多个文件制作行动都被限制在一次10个文件,以避免繁重的工作负荷,有时会因为各种网络限制而导致没有输出。

所有这些行动都被计算为每次调用1个API成本。不管它产生多少文件,我们只是把它作为每个行动的一个API成本来计算。

如何在Word文档中创建一个邮件合并字段?

如何在Microsoft Word中添加合并字段

你可以像上面那样,通过导航到Mailing的菜单,选择插入合并字段选项,创建一个合并文件。

现在就开始自动化你的邮件合并工作!

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