Todo lo que debe saber sobre la automatización de PDF4me Mail Merge

By Aravindan Dhanapal | Automatización

Todo lo que debe saber sobre la automatización de PDF4me Mail Merge

La automatización de procesos robóticos (RPA) está haciendo que las organizaciones sean más rentables al eliminar muchos más procesos manuales rutinarios. También fomenta la satisfacción de los clientes, ya que puede hacer que los procesos sean más rápidos y seguros. PDF4me también está contribuyendo a realizar muchos procesos de automatización relacionados con los documentos para sus clientes. Una de las principales funciones de automatización de PDF4me es la automatización de la combinación de correspondencia y la mayor ventaja sobre muchas otras es la seguridad. PDF4me procesa todos sus datos sensibles y plantillas de documentos en el almacenamiento seguro en la nube y elimina automáticamente los archivos procesados periódicamente como parte de nuestra política de retención de datos.

Automatización de Mail Merge

La fusión de su plantilla de palabras con datos dinámicos de varias fuentes como Excel, Json, SharePoint, CRM, SAP y muchos más está ahora totalmente automatizada con la automatización de fusión de correo de PDF4me. Esta función de automatización le permite crear varios documentos a la vez y enviarlos para su posterior aprobación o incluso puede guardarlos en sus diferentes destinos de almacenamiento. Hay un número de maneras de lograr esto usando conexiones Zapier, Microsoft Power Automate / PowerApps, y PDF4me Rest API.

Elija la herramienta correcta para la acción correcta

Hemos aprendido de varios casos de uso y hemos desarrollado cuatro acciones diferentes de combinación de correspondencia sólo para asegurarnos de que la automatización sea tan simple y fácil de entender desde la perspectiva del usuario final. Todas estas acciones están disponibles en Zapier connections y Power Automate/PowerApps.

Elija el conector de combinación de correspondencia adecuado

Fusión de correo con archivo de datos (lista de documentos)
Esta acción puede producir múltiples documentos a la vez aceptando los datos como un formato de archivo solamente. Los formatos de archivo soportados son los tipos .xlsx y .json a partir de ahora. La estructura de ejemplo de Excel y la estructura de JSON se muestran en las imágenes siguientes.

Combinación de correo con archivo de datos (documento único)
Esta acción puede producir un solo documento a la vez aceptando los datos como un formato de archivo solamente. Los formatos de archivo admitidos son los tipos .xlsx y .json a partir de ahora.

Fusión de correo con cadena de datos (lista de documentos)
Esta acción produce múltiples documentos como salida y acepta los datos como una cadena. Esta es una opción abierta a los usuarios que pueden traer datos de cualquier fuente y preparar la estructura JSON como se indica a continuación en la sección de ejemplos.

Combinación de correspondencia con cadena de datos (documento único)
Esta acción produce un único documento como salida y acepta los datos como una cadena. Es una opción abierta a los usuarios que pueden traer datos de cualquier fuente y preparar la estructura JSON como se indica a continuación en la sección de ejemplos.

Estructuras de datos de muestra
Hoja de Excel como fuente de datos de combinación de correspondencia

Ejemplo de estructura JSON (List Array):

[["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"]
JSON como fuente de datos de combinación de correspondenciaLista de datos como fuente de datos de combinación de correspondencia

¿Cómo funciona?

Todo lo que necesitas hacer es mapear el contenido de tu archivo de datos y el contenido del archivo de plantillas de varias aplicaciones desde tus conectores Zapier o Power Automate.

Rellene todos los campos con los datos requeridos

Esta acción lee su archivo de datos y realiza la combinación de correspondencia según su plantilla de Word/PDF. Produce múltiples salidas de documentos en una sola llamada. Además, produce un formato de salida de Word para las plantillas de Word y un archivo PDF para las plantillas de PDF. En caso de que quiera producir un archivo PDF para la plantilla de Word, puede añadir la acción “Convertir a PDF” junto a esta acción de Combinación de correspondencia.

¿Cómo funciona el cálculo de costes de la API para la automatización?

Todas las acciones de producción de documentos múltiples están limitadas a 10 documentos a la vez para evitar cargas de trabajo pesadas que podrían resultar en la no producción a veces debido a diversas limitaciones de la red.

Todas estas acciones se calculan como un coste de la API por llamada. Independientemente del número de documentos que produzca, sólo lo contabilizamos como un coste de API por acción.

¿Cómo crear un campo de combinación de correspondencia en un documento de Word?

Cómo añadir un campo de fusión en Microsoft Word

Puede crear un campo de fusión como el anterior navegando por el menú de Mailing y seleccionando la opción Insertar campo de fusión.

¡Empieza a automatizar tus trabajos de Mail merge ahora!

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