Automatização do fluxo de trabalho de documentos com hot folders no Dropbox

PDF4me tem um bom número de recursos e ferramentas pdf que o ajudam a realizar trabalhos de documentação, resgatando-o da papelada manual. Tendo evoluído mais, o PDF4me lê melhor a sua mente. Ele pode ajudá-lo a automatizar e executar seus fluxos de trabalho de documentação, mesmo sem as suas instruções. “Simplesmente crie duas pastas em caixa suspensa - escolha suas ações em pdf em uma ordem - Relaxe e você verá o trabalho feito”. Deixe-nos pensar um pouco mais

Dropbox é uma facilidade conveniente para muitos de nós na troca de dados e gerenciamento de arquivos. Nós criamos hot-folders no Dropbox, onde os arquivos caem para processamento. A partir daí eles são escolhidos e colocados em outra pasta após as ações por PDF4me. Um pequeno avanço na automação implica uma maior produtividade.

Em 3 passos, o trabalho está feito. Vá para Dropbox automação

• Configurar as pastas de origem e destino

• Adicionar ações do pdf4me

• Encomendar acções e criar fluxo de trabalho

Configuração de pastas de origem e de destino.

A figura abaixo mostra como selecionar uma pasta de origem e destino a partir de suas localizações. A pasta de origem é a que está configurada para conter todos os arquivos de entrada que precisam de processamento. Da mesma forma, a pasta de destino ou pasta de destino é a pasta onde todos os arquivos processados são movidos. Guardar as localizações durante a configuração é muito importante, pois estas localizações serão a entrada para a gestão de ficheiros.

Adicionar acções de PDF4me

Existem várias acções e funcionalidades disponíveis com o PDF4me. Ao criar um fluxo de trabalho composto por mais de uma ação, é necessário especificar a ordem em que cada ação deve ser executada. Por exemplo, digamos, escolhemos um documento para ser otimizado e convertido para pdf, assim que ele entra na pasta de origem. A pasta de destino terá normalmente o ficheiro processado que é optimizado e depois convertido de acordo com a ordem em que a acção é escolhida. A captura de tela para sua fácil compreensão.

Sequenciando as ações para o fluxo de trabalho

Após configurar as pastas de origem e destino, as ações são selecionadas a partir da lista de recursos disponíveis. Neste exemplo, temos duas ações: 'Otimizar 'e ‘Converter para PDF’.

Se você escolher Optimizar, você pode ainda ser solicitado a escolher o perfil. Aqui, os perfis são default, web, ou impresso. Vamos selecionar o perfil e salvar como pode ser visto abaixo. Isto é típico de qualquer recurso que você selecionar.

A segunda ação que você pode escolher é a ação ‘Converter para PDF’, seguida por uma solicitação para decidir o modo de conversão como rápido ou detalhado. Você pode salvar esta seleção de modo e conformidade. Como mencionado anteriormente, estas opções são muito aplicáveis a esta funcionalidade de ‘converter para pdf’.

Como você pode ver a primeira ação a ser executada será optimizar seguido pela segunda ação converter para pdf. Portanto, a ordem número 1 seria alocada para a ação ‘otimizar’. A ordem número 2 seria para a ação ‘converter para pdf’. A ordem de execução das ações será agora de acordo com o número da ordem. O fluxo de trabalho é, portanto, criado com base nesta sequência de números de ordem.

Ficheiro de saída processado na pasta de destino

Após completar todas as ações, o resultado final estará disponível na pasta de destino.

Desta forma podemos criar nosso próprio sistema de fluxos de trabalho conforme e quando necessário, apenas criando duas pastas no Dropbox e usando recursos do pdf4me como ações. A maioria dos nossos trabalhos e processos diários de documentação que são demorados agora podem ser feitos por eles mesmos com uma pequena ajuda do PDF4me.