Otomatisasi alur kerja dokumen dengan folder panas di Dropbox

PDF4me memiliki sejumlah fitur dan alat pdf yang membantu Anda melakukan pekerjaan dokumentasi yang menyelamatkan Anda dari dokumen manual. Setelah berkembang lebih jauh, PDF4me membaca pikiran Anda dengan lebih baik. Ini dapat membantu dalam mengotomatiskan dan menjalankan alur kerja dokumen Anda bahkan tanpa instruksi Anda. “Cukup buat dua folder di drop box - pilih tindakan pdf Anda secara berurutan- Santai dan Anda akan melihat pekerjaan selesai”. Mari kita membahas lebih banyak lagi

Dropbox adalah fasilitas yang nyaman bagi banyak dari kita dalam pertukaran data dan manajemen file. Kami membuat folder panas di Dropbox, tempat file masuk untuk diproses. Setelah itu mereka diambil dan ditempatkan di folder lain setelah tindakan oleh PDF4me. Sebuah kemajuan kecil dalam otomasi menyiratkan produktivitas yang lebih tinggi.

Dalam 3 langkah, pekerjaan selesai. Buka Otomatisasi Dropbox

• Konfigurasikan folder sumber dan target

• Tambahkan tindakan dari pdf4me

• Mengurutkan tindakan dan membuat alur kerja

Mengonfigurasi folder sumber dan target.

Gambar di bawah ini menunjukkan cara memilih folder sumber dan target dari lokasinya. Folder sumber adalah salah satu yang dikonfigurasi untuk memuat semua file masukan yang perlu diproses. Demikian pula, folder tujuan atau target adalah folder tempat semua file yang diproses dipindahkan. Menyimpan lokasi saat mengkonfigurasi sangat penting, karena lokasi ini akan menjadi masukan untuk manajemen file.

Tambahkan tindakan dari PDF4me

Ada beberapa tindakan dan fitur yang tersedia dengan PDF4me. Saat membuat alur kerja yang terdiri dari lebih dari satu tindakan, kita perlu menentukan urutan yang diharapkan untuk mengeksekusi setiap tindakan. Misalnya, katakanlah, kami memilih dokumen untuk dioptimalkan dan dikonversi ke pdf, segera setelah itu masuk ke folder sumber. Folder target biasanya memiliki file yang diproses yang dioptimalkan dan kemudian dikonversi sesuai urutan tindakan yang dipilih. Tangkapan layar untuk memudahkan pemahaman Anda.

Mengurutkan tindakan untuk alur kerja

Setelah mengonfigurasi folder sumber dan target, tindakan dipilih dari daftar fitur yang tersedia. Dalam contoh ini, kami memiliki dua tindakan yaitu, ‘Optimalkan’ dan ‘Konversi ke PDF’.

Jika Anda memilih Optimalkan, Anda mungkin akan diminta lebih lanjut untuk memilih profil. Di sini, profilnya adalah default, web, atau cetak. Mari kita pilih profil dan simpan seperti yang bisa dilihat di bawah ini. Ini adalah ciri khas dari fitur apa pun yang Anda pilih.

Tindakan kedua yang dapat Anda pilih adalah tindakan ‘Ubah ke PDF’, diikuti dengan meminta untuk memutuskan mode konversi sebagai cepat atau mendetail. Anda dapat menyimpan pilihan mode dan kesesuaian ini. Seperti yang disebutkan sebelumnya, opsi ini sangat berlaku untuk fitur ‘ubah ke pdf’ ini.

Seperti yang Anda lihat, tindakan pertama yang akan dijalankan adalah optimalkan diikuti oleh tindakan kedua ubah ke pdf. Oleh karena itu, pesanan nomor 1 akan dialokasikan untuk tindakan ‘optimalkan’. Urutan nomor 2 adalah untuk tindakan ‘ubah ke pdf’. Urutan mengeksekusi tindakan sekarang akan sesuai dengan nomor pesanan. Oleh karena itu, alur kerja dibuat berdasarkan urutan nomor pesanan ini.

File keluaran yang diproses di folder target

Setelah menyelesaikan semua tindakan, hasil akhir akan tersedia di folder target.

Dengan cara ini kita dapat membuat sistem alur kerja kita sendiri jika diperlukan, hanya dengan membuat dua folder di Dropbox dan menggunakan fitur pdf4me sebagai tindakan. Sebagian besar pekerjaan dan proses dokumentasi harian kami yang memakan waktu sekarang dapat dilakukan sendiri dengan sedikit bantuan dari PDF4me.