Automatizar processos PDF com PDF4me Scan & Automate app

A Automatização do Workflow de Documentos em PDF4me foi criada para que seus clientes transformem seus processos de negócios rotineiros em um processo bem automatizado baseado em regras de workflow onde as tarefas humanas para várias manipulações de documentos são feitas automaticamente sem nenhum conhecimento de codificação.

Automatizar os seus fluxos de trabalho documentais, especialmente os processos manuseados manualmente pelos humanos, tem aperfeiçoamentos substanciais em termos de responsabilidade, precisão, produtividade, eficiência e, finalmente, satisfação do utilizador final. Nós, como equipe, sempre priorizamos a satisfação de nossos clientes, que é a chave para o sucesso de qualquer produto ou serviço. Neste artigo, estamos muito satisfeitos por introduzir a automação do fluxo de trabalho de documentos que construímos com uma poderosa infraestrutura de nuvem que poderia beneficiar seus vários processos de negócios.

O que é a automação do fluxo de trabalho dos documentos?

Enquanto falamos de automatização do fluxo de trabalho dos documentos, o que realmente se pretende? Em que se diferencia de outras plataformas de automatização do fluxo de trabalho?

Existem várias plataformas de automação de fluxo de trabalho disponíveis no mercado para diversos fins. Somos um visionário do mundo do processamento de documentos e construímos o nosso sistema de workflow que pode automatizar todos os seus processos baseados em documentos. Em outros termos, todas as nossas ações de fluxo de trabalho, gatilhos e controles estão de alguma forma conectados com documentos. Digamos, por exemplo, Enviar e-mail é uma ação para enviar um e-mail para alguém, mas ainda assim, pode enviar documentos como um anexo que vem das ações executadas anteriormente. Para este propósito explícito, chamamos-lhe automatização do fluxo de trabalho dos documentos.

Como criar o seu primeiro fluxo de trabalho de documentos PDF4me?

Como utilizador profissional de PDF4me, qualquer pessoa pode criar o seu próprio fluxo de trabalho para automatizar todos os seus processos de negócio manuais. Navegue para Workflows a partir do menu Configurações de conta que aparece ao clicar no ícone do usuário.

O seu painel de fluxo de trabalho está agora carregado com documentação essencial e cria novas opções de fluxo de trabalho. Você pode consultar a documentação detalhada antes de prosseguir para conhecer as ações, controles e opções de compartilhamento disponíveis para sua necessidade.

Ao clicar no botão Criar Workflow, aparece um popup para criar o seu workflow, obtendo o nome e a descrição do workflow. Uma coisa a lembrar aqui é que este nome de workflow aparecerá no seu aplicativo móvel para executar este workflow a partir do seu telefone celular. Forneça os detalhes e clique em Criar fluxo de trabalho*.

Agora você pode ver seu fluxo de trabalho com ações padrão de início, fim e também salvar como Rascunho, Salvar e Publicar botões na parte inferior. Durante a criação do fluxo de trabalho, a fim de preservar suas alterações, Salvar como Rascunho será muito útil. Depois de concluir a criação do seu fluxo de trabalho, clique no botão Salvar e Publicar que salva seu fluxo de trabalho e o ativa imediatamente.

Agora é hora de adicionar ações e controles que precisariam completar a criação do nosso fluxo de trabalho. Clique no ícone entre Início e Fim, isso adiciona uma nova etapa ao seu fluxo de trabalho com a lista de ações e controles disponíveis para uso. Você também pode pesquisar a ação que deseja adicionar.

Agora vamos escolher a acção Converter para PDF da lista.

Normalmente, cada ação pode ter algumas propriedades como um input que depende do processamento do respectivo documento. Por exemplo, dividir por número de página tem o número de página como parâmetro de entrada, além do arquivo. Para converter para pdf, não tem parâmetros. Agora vamos adicionar a ação Enviar e-mail como próximo passo.

Enviar Documentos como E-mail tem três parâmetros, pois o e-mail é para quem deve ser enviado, o Assunto é para a linha de assunto do e-mail e o Corpo do Texto é para o conteúdo da mensagem. Preencha as suas informações essenciais conforme necessário e guarde-as.

O seu fluxo de trabalho final tem este aspecto e está pronto para ser publicado para a sua utilização. Quão rápido e fácil, não é? Uma vez publicado o seu fluxo de trabalho, pode utilizar este fluxo de trabalho a partir do seu aplicativo móvel ou pode encontrá-lo no menu principal do PDF4me. Além disso, você pode verificar os logs na janela principal do fluxo de trabalho como última execução, duração, custo da chamada, etc.

Observe que as ações ainda são contabilizadas como custos de chamada de API a partir da sua contagem de chamadas elegíveis para automação. Você pode verificar isso em suas configurações de conta e adicionar mais chamadas de API para maior utilização. Caso contrário, de acordo com o seu plano Pro, você receberá alguns créditos gratuitos em cada mudança no ciclo de cobrança.

Fluxo de trabalho de acionamento de PDF4me Scan & Automate app

Esta é uma das características mais valiosas do processo de automatização do fluxo de trabalho dos documentos PDF4me. Você pode acionar o fluxo de trabalho que você criou no portal PDF4me, a partir de seus dispositivos móveis ou tabulares de qualquer lugar e a qualquer momento. A primeira captura de tela mostra como navegar para Automação e ver o fluxo de trabalho que você criou.

A segunda captura de tela mostra todos os seus fluxos de trabalho que você criou no portal PDF4me e está pronto para atendê-lo a qualquer momento. Ao seleccionar o nome do workflow, o ficheiro seleccionado será enviado para o sistema de workflow e este faz todos os seus processos de negócio e notifica-o de que o workflow está a começar.

Para Concluir

A automação do fluxo de trabalho oferece vários benefícios em comparação com os processos manuais. Ela reduz o manuseio manual, melhora o tempo de processo, melhora a gestão da carga de trabalho, reduz erros manuais e muito mais. PDF4me é um visionário de fazer com que o processamento de documentos seja simples, eficiente e esteja disponível para todos. Tudo que você precisa fazer é se inscrever com PDF4me e depois baixar e instalar o PDF4me Scan & Automation app da sua loja de jogos.