Tudo o que você precisa saber sobre PDF4me Mail Merge Automation

A automação robótica de processos (RPA) está hoje em dia a tornar as organizações mais rentáveis ao eliminar muito mais processos manuais de rotina. Ela também incentiva a satisfação do cliente, pois poderia tornar os processos mais rápidos e mais seguros. A PDF4me também está contribuindo para fazer muitos processos de automação relacionados a documentos para seus clientes. Uma das principais características de automação da PDF4me é a automação da fusão de correio e a maior vantagem em relação a muitas outras é a segurança. PDF4me processa todos os seus dados sensíveis e modelos de documentos sobre o armazenamento seguro na nuvem e remove automaticamente os arquivos processados periodicamente como parte da nossa política de retenção de dados.

Automatização da Fusão de Correio

A fusão do seu modelo de palavras com dados dinâmicos de várias fontes como Excel, Json, SharePoint, CRM, SAP e muitas outras é agora totalmente automatizada com a automatização de PDF4me mail merge. Este recurso de automação permite que você crie vários documentos ao mesmo tempo e os envie para aprovações adicionais ou mesmo salve-os para seus diferentes destinos de armazenamento. Há uma série de maneiras de conseguir isso usando conexões Zapier, Microsoft Power Automate/ PowerApps e PDF4me Rest API.

Escolha a ferramenta certa para a ação certa

Aprendemos com vários casos de uso e desenvolvemos quatro ações diferentes de fusão de correio apenas para garantir que a automação seja tão simples e fácil de entender do ponto de vista do usuário final. Todas essas ações estão disponíveis em Zapier connections e Power Automate/PowerApps.

Mail Fundir com arquivo de dados (Lista de documentos)
Esta ação pode produzir múltiplos documentos ao mesmo tempo, aceitando dados apenas como um formato de arquivo. Os formatos de arquivo suportados são os tipos .xlsx e .json a partir de agora. O exemplo de estrutura excel e estrutura JSON são mostrados nas imagens abaixo.

Mail fundir com arquivo de dados (documento único)
Esta ação pode produzir um único documento de uma só vez, aceitando dados apenas como um formato de arquivo. Os formatos de arquivo suportados são os tipos .xlsx e .json a partir de agora.

Mail fundir com Data String (Lista de Documentos)
Esta ação produz múltiplos documentos como saída e aceita dados como uma string. Esta é uma opção aberta a usuários que podem trazer dados de qualquer fonte e preparar a estrutura JSON, como indicado abaixo na seção de amostras.

Mail Merge with Data String (Single Doc)
Esta ação produz um único documento como saída e aceita dados como uma cadeia. Esta é uma opção aberta a usuários que podem trazer dados de qualquer fonte e preparar a estrutura JSON, como indicado abaixo na seção de amostras.

Exemplo de estruturas de dados

Exemplo de estrutura do JSON (List Array):

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]

Como é que funciona?

Tudo o que você precisa fazer é mapear o conteúdo do seu arquivo de dados e o conteúdo do arquivo Template de vários aplicativos de seus conectores Zapier ou Power Automate.

Esta acção lê o seu ficheiro de dados e efectua a fusão de correio de acordo com o seu modelo Word/PDF. Ela produz várias saídas de documentos em uma única chamada. Também produz formato de saída de palavras para modelos de palavras e saída de arquivo PDF para modelos de PDF. Caso você queira produzir um arquivo PDF para o modelo Word, você pode adicionar a ação “Converter para PDF” ao lado desta ação Mail Merge.

Como funciona o custo API para a Automação?

Todas as múltiplas ações de produção de documentos são limitadas a 10 documentos de cada vez para evitar cargas de trabalho pesadas que poderiam resultar em nenhum resultado por vezes devido a várias limitações da rede.

Todas estas ações são calculadas 1 Custo API por chamada. Independentemente do número de documentos que produz, apenas contabilizamos como um custo API por ação.

Como criar um campo de mail merge em um documento Word?

Você pode criar um arquivo de integração como acima navegando para o menu do Mailing e selecionando a opção Inserir campo de integração.

Comece a automatizar o seu Mail merge empregos agora!