Automazione di Mail Merge con PDF4me

La fusione di posta elettronica è un metodo per leggere i dati da un’origine dati e sostituire le variabili corrispondenti in un altro documento. Di solito richiede due file, uno per la memorizzazione dei campi di unione - la variabile per i dati da inserire. L’altro contiene sia le istruzioni per la formattazione dei dati variabili, sia le informazioni che saranno identiche in ogni risultato della fusione.

Ad esempio, i dati vengono letti da un database, JSON, CSV, fogli di calcolo Excel, fogli di Google o altre forme di dati strutturati e inseriti in un modello di documento esistente per e-mail, fatture o qualsiasi altra cosa che richieda il popolamento di dati dinamici. I modelli possono essere spesso documenti Word, PDF, e-mail, moduli di lettere, ecc.

Consideriamo uno scenario in cui si voglia inviare un’e-mail con dati popolati dinamicamente per un elenco di destinatari. Nel file di dati, potreste includere istruzioni per inserire il nome di ogni destinatario in un determinato punto; la fusione di posta elettronica combinerebbe questa e-mail con un elenco di destinatari per produrre un messaggio per ogni persona dell’elenco.

La funzione di fusione della posta viene utilizzata molto spesso anche per stampare documenti con dati dinamici. Ad esempio, per la stampa delle fatture, si costruisce un documento di origine contenente gli indirizzi delle persone per le quali si desidera stampare le fatture e un documento principale che controlla dove il nome, l’indirizzo, la città, lo stato e il codice postale di ciascuna persona saranno inseriti nella fattura.

Il documento principale conterrà anche informazioni sul numero di fatture presenti in ogni pagina, sulle dimensioni di ciascuna fattura, sul formato della carta e sul tipo di stampante da utilizzare per la stampa delle fatture. Eseguendo una fusione di posta con i due file si ottiene una serie di fatture, una per ogni voce del documento di origine, con ogni fattura formattata in base alle informazioni del documento principale.

Unione della posta con PDF4me

PDF4me ha sviluppato potenti connettori progettati per fornire funzionalità di fusione della posta con diverse forme di fonti di dati. PDF4me Mail merge consente di creare una serie di documenti personalizzati per ciascun destinatario. Utilizzando il file modello in formato PDF o Word Doc, PDF4me accetta i dati da un file o da un elenco di file per popolare i dati dinamici per il processo di mail merge.

Mail Merge con Zapier e PDF4me

In Zapier la funzione di unione della posta è stata implementata in quattro modi.

• Mail Merge con file di dati (elenco di documenti) - Utilizza un file Word o PDF come modello e si fonde con i dati contenuti in un file in formato Excel o JSON e restituisce più file in uno zip.
• Mail Merge con file di dati (singolo documento) - Simile all’azione precedente, ma restituisce solo un singolo file nello stesso formato del file modello.
• Mail Merge con stringa di dati (elenco di documenti) - Utilizza una parola o un PDF come modello e unisce i dati come testo in formato JSON e restituisce più file in uno zip.
• Mail Merge con stringa di dati (documento singolo) - Simile all’azione precedente, ma restituisce solo un singolo file nello stesso formato del file modello.

In caso di restituzione di più file, esiste anche un’opzione per unire i file di output se il file modello è PDF. In questo modo si otterrà un unico PDF come file di output.

Il tipo di modello attualmente supportato è Word e PDF. Il file di dati utilizzato per la fusione con un modello può essere fornito solo in formato excel o JSON. Per excel può essere nel seguente formato.

Per la creazione di una struttura JSON, potrebbe essere in questo formato

Array di dati

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"].
]

o

Elenco dati

{
  "DataList":[
    {
      "FieldName1": "FieldValue1",
      "FieldName2": "FieldValue2",
      "FieldName3": "FieldValue3"
    },
    {
      "FieldName1": "FieldValue4",
      "FieldName2": "FieldValue5",
      "FieldName3": "FieldValue6"
    }
  ]
}

Il modello Word di Mail merge deve essere creato utilizzando la funzione Mail merge di Microsoft Word. Per creare la struttura di JSON, si può utilizzare la funzione Code by Zapier per costruire il testo JSON. Fare riferimento alla schermata seguente

Funzioni di Mail Merge con Power Automate

PDF4me power automate connector ha una caratteristica importante per gli utenti di piccole e grandi organizzazioni che hanno a che fare con dati dinamici quotidiani e preparano documenti con tali dati dinamici per i loro processi aziendali. La fusione della posta è ora in grado di automatizzare la generazione di documenti quotidiani insieme ai dati dinamici.

Ad esempio, quando i dati di un nuovo cliente vengono aggiunti a un elemento dell’elenco di SharePoint, Power Automate viene attivato da SharePoint per collegarsi a PDF4me Connector e generare documenti applicando le funzionalità di Mail Merge.

Azioni PDF4me Mail Merge

PDF4me Connect offre quattro diverse combinazioni di azioni di unione della posta per semplificare le operazioni agli utenti. Come abbiamo detto in precedenza, i dati sono l’elemento chiave per decidere quale azione sia migliore per le vostre esigenze. PDF4me offre ampie possibilità di inserire dati da qualsiasi fonte come OData, SharePoint, foglio di calcolo, Json o stringhe strutturate, ecc.

• Mail Merge con file di dati (Elenco dei documenti)
  Questa azione produce documenti multipli come output e accetta dati come file. Può supportare i formati di file .xlsx e .json.
• Mail Merge con file di dati (documento singolo)
  Questa azione produce un singolo documento come output e accetta i dati come file. Può supportare i formati .xlsx e .json.
• Mail Merge con stringhe di dati (Elenco dei documenti)
  Questa azione produce documenti multipli come output e accetta dati come stringhe. Si tratta di un’opzione aperta agli utenti che possono inserire dati da qualsiasi fonte e preparare una struttura JSON come indicato di seguito nella sezione degli esempi.
• Mail Merge con stringa di dati (documento singolo)
  Questa azione produce un singolo documento come output e accetta dati come stringhe. Si tratta di un’opzione aperta agli utenti che possono inserire dati da qualsiasi fonte e preparare una struttura JSON come indicato di seguito nella sezione degli esempi.

Struttura dati di esempio

Array di dati

[["NomeCampo1", "NomeCampo2", "NomeCampo3"], [
"FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]].

o

Elenco dati

{"DataList":[{"FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2":
 "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3"},
{"FieldName1":" FieldValue4", "FieldName2":
"FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6"]}]}

Flusso di lavoro di esempio con Mail Merge con stringa di dati (Elenco dei documenti)

In questo flusso di lavoro di esempio, otteniamo i dati dagli elementi dell’elenco SharePoint. È stato aggiunto un trigger per ottenere gli elementi dell’elenco quando un elemento viene aggiunto all’elemento dell’elenco di dati SharePoint specificato.
Quindi ottenere il modello di documento per applicare la fusione di posta. Quindi inizializzare la variabile per preparare i dati come struttura JSON corretta con le funzioni String.
Infine, mappare i campi con PDF4me connect per eseguire il Mail Merge e produrre i documenti desiderati.

Infine, è possibile aggiungere le applicazioni aziendali per portare avanti i documenti prodotti secondo il ciclo di vita del processo aziendale.