By Vishnu Subramoniam | Otomatisasi

Otomatisasi Gabungan Surat menggunakan PDF4me

Gabungan surat adalah metode membaca data dari sumber data dan mengganti variabel terkait di dokumen lain. Biasanya membutuhkan dua file, satu untuk menyimpan kolom gabungan - variabel untuk data yang akan disisipkan. Yang lain berisi petunjuk untuk memformat data variabel dan informasi yang akan identik di setiap hasil gabungan surat.

Misalnya, data dibaca dari database, JSON, CSV, spreadsheet Excel, google sheets, atau bentuk data terstruktur lainnya dan dimasukkan ke dalam template dokumen yang ada untuk email, Faktur, atau lainnya yang memerlukan data dinamis untuk diisi. Templat sering kali berupa dokumen Word, PDF, email, surat formulir, dll.

Mari pertimbangkan skenario di mana Anda ingin mengirim email dengan data yang diisi secara dinamis untuk daftar penerima. Di file data, Anda mungkin menyertakan instruksi untuk memasukkan nama setiap penerima di tempat tertentu; gabungan surat akan menggabungkan email ini dengan daftar penerima untuk menghasilkan satu surat untuk setiap orang dalam daftar.

Fitur gabungan surat juga sangat sering digunakan untuk mencetak dokumen dengan data dinamis. Katakanlah untuk mencetak faktur, Anda akan membuat dokumen sumber yang berisi alamat orang yang ingin Anda cetak Fakturnya dan dokumen utama yang mengontrol di mana nama, alamat, kota, negara bagian, dan kode pos setiap orang akan masuk ke Faktur.

Dokumen utama juga akan berisi informasi tentang berapa banyak faktur di setiap halaman, ukuran setiap faktur, ukuran kertas, dan jenis printer yang akan Anda gunakan untuk mencetak Faktur. Menjalankan gabungan surat dengan dua file menghasilkan sekumpulan faktur, satu untuk setiap entri di dokumen sumber, dengan setiap faktur diformat sesuai dengan informasi di dokumen utama.

Gabungan surat dengan PDF4me

PDF4me telah mengembangkan konektor canggih yang dirancang untuk menyediakan kemampuan gabungan surat dengan berbagai bentuk sumber data. Gabungan Surat PDF4me memungkinkan Anda membuat sekumpulan dokumen yang dipersonalisasi untuk setiap penerima. Menggunakan file template sebagai PDF atau Word Doc, PDF4me menerima data dari file atau daftar file untuk mengisi data dinamis untuk proses gabungan surat.

Mail Merge dengan Zapier dan PDF4me

Dalam fitur gabungan surat Zapier telah diterapkan dalam empat cara.

Gabungan Surat dengan File Data (Daftar Dokumen) - Menggunakan kata atau PDF sebagai templat dan digabungkan dengan data yang terdapat dalam file dalam format excel atau JSON dan mengembalikan banyak file dalam zip
Gabungan Surat dengan File Data (Dokumen Tunggal) - Mirip dengan tindakan di atas tetapi hanya mengembalikan satu file dalam format yang sama dengan file templat
Mail Merge dengan Data String (List of Docs) - Menggunakan kata atau PDF sebagai template dan digabungkan dengan data sebagai teks dalam format JSON dan mengembalikan banyak file dalam zip
Mail Merge dengan Data String (Single Doc) - Mirip dengan tindakan di atas tetapi hanya mengembalikan satu file dalam format yang sama dengan file template

+ Tahu lebih banyak

Jika mengembalikan banyak file, juga ada opsi untuk menggabungkan file output jika file templatnya adalah PDF. Ini akan memberikan satu PDF sebagai file keluaran.

Jenis template saat ini didukung di Word dan PDF. File data yang digunakan untuk menggabungkan dengan template hanya dapat disediakan dalam format file excel atau JSON. Untuk excel bisa dalam format berikut.

Untuk membuat struktur JSON bisa dalam format ini

Array Data

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]

atau

Daftar Data

{
  "DataList":[
    {
      "FieldName1": "FieldValue1",
      "FieldName2": "FieldValue2",
      "FieldName3": "FieldValue3"
    },
    {
      "FieldName1": "FieldValue4",
      "FieldName2": "FieldValue5",
      "FieldName3": "FieldValue6"
    }
  ]
}

Kode dengan zapier untuk bidang gabungan

Template Word gabungan Surat harus dibuat menggunakan fitur gabungan surat dari Microsoft Word. Untuk membuat struktur JSON, Anda dapat menggunakan fitur Code by Zapier untuk membuat teks JSON. Lihat tangkapan layar di bawah ini

Fitur Mail Merge dengan Power Automate

Konektor otomatis daya PDF4me memiliki fitur penting bagi pengguna organisasi kecil hingga besar yang menangani data dinamis sehari-hari dan menyiapkan dokumen dengan data dinamis tersebut untuk proses bisnis mereka. Gabungan surat sekarang ditingkatkan untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen harian Anda bersama dengan item data dinamis Anda.

Misalnya, ketika data pelanggan baru telah ditambahkan ke item daftar SharePoint, ada pemicu untuk Power Automate dari SharePoint untuk menautkan dengan Konektor PDF4me untuk menghasilkan dokumen dengan menerapkan fitur Gabungan Surat.

+ Tahu lebih banyak

Tindakan Gabungan Surat PDF4me

PDF4me Connect memiliki empat kombinasi tindakan gabungan surat yang berbeda untuk memudahkan pengguna. Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, data adalah pemain kunci untuk memutuskan tindakan mana yang merupakan pilihan yang lebih baik untuk kebutuhan Anda. PDF4me memungkinkan opsi luas untuk membawa data dari sumber apa pun seperti OData, SharePoint, Spreadsheet, Json atau string Terstruktur, dll.

Gabungan Surat dengan File Data (Daftar Dokumen)
Tindakan ini menghasilkan banyak dokumen sebagai keluaran dan menerima data sebagai file. Itu bisa mendukung format file .xlsx dan .json.
Mail Merge dengan File Data (Single Doc)
Tindakan ini menghasilkan satu dokumen sebagai keluaran dan menerima data sebagai file. Itu bisa mendukung format file .xlsx dan .json.
Mail Merge dengan Data String (Daftar Dokumen)
Tindakan ini menghasilkan banyak dokumen sebagai keluaran dan menerima data sebagai string. Ini adalah opsi terbuka bagi pengguna yang dapat membawa data dari sumber mana pun dan menyiapkan struktur JSON seperti yang diberikan di bawah ini di bagian sampel.
Mail Merge dengan Data String (Single Doc)
Tindakan ini menghasilkan satu dokumen sebagai keluaran dan menerima data sebagai string. Ini adalah opsi terbuka bagi pengguna yang dapat membawa data dari sumber mana pun dan menyiapkan struktur JSON seperti yang diberikan di bawah ini di bagian sampel.

Contoh Struktur Data

Array Data

[[“FieldName1”, “FieldName2”, “FieldName3”], [
“FieldValue1”, “FieldValue2”, “FieldValue3”],
[“FieldValue4”, “FieldValue5”, “FieldValue6”]]
``
atau

Daftar Data
``
{“DataList”: [{“FieldName1”: “FieldValue1”, “FieldName2”:
 “FieldValue2”, “FieldName3”: “FieldValue3”},
{"FieldName1": "FieldValue4", "FieldName2":
“FieldValue5”, “FieldName3”: “FieldValue6”}]}

Contoh Alur Kerja dengan Mail Merge dengan Data String (Daftar Dokumen)

Dalam contoh alur kerja ini, kami mendapatkan data dari item Daftar SharePoint. Menambahkan pemicu untuk mendapatkan item daftar saat item ditambahkan ke item daftar data SharePoint yang Anda tentukan.
Kemudian dapatkan templat dokumen Anda untuk menerapkan gabungan surat. Kemudian inisialisasi variabel untuk menyiapkan data sebagai struktur JSON yang tepat dengan fungsi String.
Terakhir, petakan bidang dengan PDF4me connect untuk melakukan Penggabungan Surat dan menghasilkan dokumen sesuai keinginan.