Le publipostage est aujourd'hui un terme technique couramment utilisé dans le domaine de la documentation numérique et de l'automatisation des tâches. Cette fonctionnalité permet de réduire considérablement la charge de travail liée au traitement de grandes quantités de données répétitives dans des centaines de documents, moyennant quelques modifications mineures, pour finalement aboutir à un modèle de document personnalisé. Prenons un exemple simple : vous souhaitez envoyer des invitations à de nombreuses personnes, mais vous devez mentionner leur nom sur chaque invitation. À l'époque du courrier postal, vous n'aviez d'autre choix que de limiter le nombre d'invités et de les écrire manuellement sur chaque invitation, ou d'embaucher des rédacteurs supplémentaires. Dans le monde numérique, nous disposons de nombreuses solutions pour simplifier cette tâche fastidieuse grâce à des outils comme SharePoint, PDF4me et Power Automate.
Passons maintenant à une situation professionnelle actuelle. Il est quasiment impossible de gérer et de collaborer efficacement sur le travail, les ressources et les documents sans un outil interne adapté. SharePoint est une plateforme Microsoft simple d'utilisation, largement employée par les entreprises pour intégrer et stocker des documents. Ses principales fonctionnalités sont les « sites » et les « listes ». Une liste SharePoint permet de regrouper facilement de multiples types d'enregistrements et de données.
PDF4me est un outil permettant de créer, modifier, numériser et traiter tout type de document. Dans cet article, nous illustrons comment réaliser un publipostage depuis SharePoint à l'aide de PDF4me et d'un modèle de document incomplet, et nous vous aidons à créer un modèle de document réutilisable et personnalisé. Vous pouvez appliquer cette automatisation à la création de documents tels que des propositions, des lettres de contrat, des appels d'offres, etc.
Le modèle préexistant est un document ou un formulaire incomplet dont certains champs sont préremplis avec des données standard et qui attend des données dynamiques provenant d'une liste SharePoint. Le modèle sera complet lorsque les champs ou espaces vides seront renseignés avec les données spécifiques permettant d'obtenir un résultat particulier. Ce modèle est ensuite stocké dans un dossier ou un site SharePoint pour une utilisation ultérieure.
Dans cet article, je vais tenter d'expliquer une automatisation simple, dans laquelle un formulaire (modèle) est automatiquement rempli par le système dès qu'une information client est saisie dans la liste SharePoint. Le résultat sera un formulaire complet, combinant les nouvelles données client et les données pré-remplies du modèle (ici, par souci de simplicité, nous utilisons un document vierge). Avant de commencer, il est important de rappeler trois aspects du publipostage :
- Liste SharePoint avec déclencheur de saisie de données client
- Un modèle préexistant contenant des données génériques sous forme de fichier doc ou pdf
- Un emplacement de stockage dans SharePoint pour enregistrer le modèle finalisé.
Le scénario mis en œuvre consiste à générer des rapports ou à remplir des formulaires lors de l'ajout d'un nouvel élément à une liste SharePoint, grâce à la fonction de publipostage de PDF4me. La collecte de données SharePoint permet de créer des documents (Word et PDF) avec cette fonction. Ces documents peuvent ensuite être enregistrés à l'emplacement souhaité ou partagés par e-mail. Nous allons maintenant développer le flux de travail, le résultat final étant enregistré à un emplacement précis.
_Figure Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List : Comment créer le flux_.
Nous commençons par l'écran de liste SharePoint de l'entreprise, où s'effectue la saisie des données client. Nous poursuivons en créant un flux de travail. Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, nous sélectionnons l'option « Créer un flux de travail » dans l'onglet Power Automate.
Nous disposons déjà d'un modèle ou d'un formulaire partiellement rempli. Nous en sélectionnons un. Lors de la création, vous pouvez préremplir des données ou créer des modèles plus complexes selon vos besoins. Ici, nous utilisons un modèle vierge simple à titre d'illustration.
Les données client collectées seront fusionnées avec des documents modèles afin de générer un document de sortie pour chaque élément de la liste.
_Figure Output-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List : Sortie des documents générés_.
L'automatisation complète du processus de création et de stockage des documents se déroule en seulement sept étapes. Ce processus, appliqué à ce cas précis, est illustré ci-dessous, mettant en évidence les sept étapes.
_Figure Power Automate : Flux de travail de fusion et publipostage avec chaîne de données (Liste de documents) avec SharePoint_.
Étape 1 : Déclencher l'exécution
Power Automate propose différents types de déclencheurs pour lancer votre flux de travail. Il peut également être programmé pour s'exécuter à intervalles réguliers. Dans ce cas précis, nous déclenchons un flux de travail lorsqu'un élément est créé dans la liste SharePoint.
Vous pouvez saisir l'adresse du site sous forme d'URL SharePoint. Pour le nom de la liste, indiquez le nom de la liste de collecte de données correspondant à l'adresse de votre site.
Étape 2 : Sélectionnez le contenu du fichier modèle à l’aide du chemin d’accès SharePoint
Cette étape consiste à sélectionner un modèle de document que vous utiliserez pour la fusion avec les données dynamiques de la liste SharePoint.
Vous pouvez enregistrer vos modèles où vous le souhaitez. Dans cet exemple, nous avons choisi un emplacement SharePoint. Vous pouvez saisir l'adresse du site dans le champ « URL SharePoint ». Sélectionnez le chemin d'accès au fichier dans la liste des répertoires de votre site SharePoint, ainsi que le type de modèle à fusionner.
Étape 3 : Extraire les éléments de la liste SharePoint
Cette étape consiste à extraire des données de la liste SharePoint. Ces données sont ensuite converties en tableau JSON et utilisées comme entrée pour l'action de publipostage de PDF4me.
Veuillez renseigner tous les champs comme décrit ci-dessous ;
- Adresse du site : Votre URL SharePoint
- Nom de la liste : Liste de collecte de données. Nom de la liste, établi en fonction de l’adresse de votre site.
- Limiter les entrées au dossier : non applicable, vous pouvez ignorer cette option pour ce cas d’utilisation particulier.
- Inclure les éléments imbriqués : NA, vous pouvez également ignorer ce champ dans ce cas.
- Requête de filtrage : Vous pouvez spécifier des requêtes de filtrage pour filtrer les éléments lors de la recherche.
- Trier par : Spécifiez l’ordre dans lequel les éléments sont extraits de la liste.
- Nombre total d'éléments à récupérer : nombre total d'éléments de la liste.
- Limiter les colonnes par vue : NA, ignorez ce champ pour ce cas d’utilisation.
Étape 4 : Initialiser la variable de type chaîne de caractères pour la préparation de la chaîne de données
Dans cette étape, nous déclarons des variables de type chaîne de caractères pour créer une chaîne de données qui servira d'entrée pour le publipostage.
Étape 5 : Appliquer à chaque élément : Parcourir la liste des éléments et préparer la chaîne de données requise. L’un des paramètres de l’action « Publipostage avec chaîne de données » est « Chaîne de données ». Cette variable permet de parcourir la liste de données pour former la chaîne de données souhaitée, comme ci-dessous. Exemple de structure JSON (tableau de liste) :
[ ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"], ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"] ]
Cette étape consiste à parcourir les éléments de la liste SharePoint et à préparer le paramètre final « Chaîne de données » pour le publipostage. Le résultat de cette étape, la chaîne concaténée, est affecté à la variable déclarée à l'étape 4.
Étape 6 : PDF4me - Fusion et publipostage avec chaîne de données (Liste de documents)
Dans cette étape, des documents sont générés à partir des multiples valeurs de données issues de la liste SharePoint. Chaque élément de la liste donnera lieu à la génération d'un document.
Les champs à remplir sont saisis comme expliqué ci-dessous.
Le champ « Données du fichier modèle » est rempli avec le « Contenu du fichier modèle » de l'étape 2.
Le champ « Nom du fichier modèle » comprendra le nom du modèle suivi de son extension (les formats pris en charge sont .docx et .pdf).
Le champ « Chaîne de données » contiendra des valeurs de données dynamiques à fusionner avec le modèle. Voyons maintenant comment obtenir la valeur de chaîne concaténée pour ce champ. Pour cela, nous associons les données du fichier modèle et préparons la chaîne de données à l'aide de l'action de publipostage PDF4me. La chaîne de données est ensuite affectée à l'aide de la fonction de chaîne décrite ci-dessous.
concat('[[“Nom”,”Ville”,”Code postal”,”Pays”]',variables('DataListString'),']')
La variable « DataListString » dans la fonction présentée contient des éléments de liste dans un format prédéfini.
Étape 7 : Enregistrer les documents de sortie dans l’emplacement SharePoint
À cette étape, nous enregistrons les documents générés vers un emplacement de votre choix. Vous pouvez les enregistrer dans n'importe quel espace de stockage associé à Power Automate. Dans cet exemple, nous les enregistrons directement dans SharePoint.
Nous fournissons les détails suivants sous forme de champs de saisie, comme expliqué ci-dessous.
« Adresse du site » : URL de votre site SharePoint. « Chemin du dossier » : sélectionnez le dossier où enregistrer vos documents de sortie. « Nom du fichier » : sélectionnez le nom du fichier dans les résultats de l’action PDF4me. « Contenu du fichier » : sélectionnez le contenu du fichier dans les résultats de l’action PDF4me.
Ainsi, grâce à la fonction de publipostage, vous pouvez automatiser vos tâches quotidiennes nécessitant une personnalisation à l'aide d'un modèle, en seulement sept étapes. Vous pouvez ainsi créer un flux de travail ultra-performant, vous évitant de modifier systématiquement le même document, simplement en remplaçant des champs comme le nom, l'adresse ou l'adresse e-mail, et en recréant une copie pour chaque destinataire. De cette manière, vous pouvez considérablement améliorer la productivité et les performances de votre organisation.