Fusionner une liste de données SharePoint avec des documents PDF

**La fusion de courriers électroniques est aujourd’hui un terme générique utilisé dans l’ère de la documentation numérique et dans l’industrie de l’automatisation du travail. Il s’agit d’une fonctionnalité qui permet de réduire l’effort de traitement d’énormes quantités de données répétées dans des centaines de documents, mais avec des modifications très mineures de certaines données, pour aboutir à un modèle de document personnalisé. Disons-le simplement : vous voulez envoyer des invitations à de nombreuses personnes, mais il est nécessaire que vous adressiez leur nom dans chacune des invitations que vous préparez. Si vous êtes à l’époque de la poste, vous n’avez pas d’autre choix que de limiter le nombre d’invités et de commencer à l’écrire sur chacune des invitations ou d’engager des rédacteurs. Dans le monde numérique, nous avons de nombreuses options pour simplifier cette activité fatigante avec des outils comme SharePoint, PDF4me et Power automate.

Passons maintenant à un niveau supérieur d’imagination avec une situation actuelle au travail. Il est presque impossible de gérer et de faire collaborer le travail, les ressources et le matériel sans un outil interne approprié. SharePoint est l’une de ces “humbles” plateformes de Microsoft, largement utilisée par les entreprises pour intégrer et stocker des documents. Ses principales caractéristiques sont les “sites” et les “listes”. Les listes SharePoint peuvent être confortablement utilisées pour contenir de multiples combinaisons d’enregistrements et de données.

PDF4me est un outil qui peut être utilisé pour créer, modifier, numériser et traiter tout type de document. Dans ce blog, nous vous montrons comment faire de la fusion de courrier à partir de SharePoint en utilisant PDF4me et un modèle de document incomplet préexistant et nous vous aidons à créer un modèle de document réutilisable personnalisé. Vous pouvez appliquer cette automatisation pour créer des documents tels que des propositions, des lettres de contrat, des demandes de propositions, etc.

Le modèle préexistant est un document ou un formulaire incomplet dont les champs sont remplis avec un ensemble prédominant de données communes, et qui attend des données dynamiques de la liste SharePoint. Le modèle sera complet lorsque les champs ou espaces restants non remplis seront remplis avec les données variables, ce qui en fera un résultat particulier. Celui-ci est stocké dans un dossier ou un site de SharePoint pour une utilisation ultérieure.

Dans cet article, je vais essayer d’expliquer une automatisation simple, dans laquelle un formulaire particulier (modèle) est rempli automatiquement par le système, au fur et à mesure qu’un détail du client est saisi dans la liste SharePoint. Le résultat serait un formulaire complet, combiné avec les données du client nouvellement arrivé et les données pré-saisies disponibles dans le modèle (ici pour le moment, nous utilisons un document vierge pour la simplicité). Avant de commencer, nous devons garder à l’esprit trois entités de fusion de courrier ;

• Liste SharePoint avec un déclencheur de saisie de données client

• Un modèle préexistant contenant des données génériques sous la forme d’un fichier doc ou pdf.

• Un emplacement de stockage dans SharePoint pour enregistrer le modèle de sortie/complété.

Le scénario en cours de réalisation est de générer des rapports ou de remplir des formulaires lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste SharePoint avec les actions ‘PDF4me Mail Merge’. La collecte de données SharePoint peut être utilisée pour créer des documents (Word et PDF) avec les fonctionnalités de PDF4me Mail Merge. Enfin, ces documents peuvent être stockés sur votre destination ou être partagés par e-mail. Considérons, ici, le développement du flux de travail, le résultat final étant stocké dans un emplacement particulier.

Figure Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List : Comment créer le flux.

Nous commençons par l’écran de la liste SharePoint de l’entreprise, où nous avons la saisie des données du client. Nous poursuivons en créant un flux de travail. Comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran, nous sélectionnons l’option “créer un flux de travail” dans l’onglet “Power Automate”.

Nous disposons déjà d’un modèle ou d’un formulaire partiellement rempli. Nous sélectionnons un modèle ou un formulaire comme celui-ci. Lorsque vous créez, vous pouvez pré-remplir plus de données ou créer des modèles plus grands selon vos besoins. Nous utilisons ici un simple modèle vierge à titre d’illustration.

Les données collectées sur le client seront fusionnées avec des documents modèles afin de générer un document de sortie pour chaque élément de la liste.

Figure Sortie-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List : Sortie des documents générés_.

L’ensemble du processus d’automatisation ne comporte que sept étapes, pour créer et stocker des documents de cette manière. Le processus d’automatisation pour ce cas particulier peut être expliqué de manière imagée comme indiqué ci-dessous, en mettant en évidence les sept étapes.

Figure Power Automate - Flux de travail Mail Merge avec chaîne de données (liste de documents) avec SharePoint_.

Etape 1 : Déclenchement de l’exécution

Power Automate dispose de différents types de déclencheurs pour lancer votre flux de travail. Il peut également être programmé pour s’exécuter à intervalles réguliers. Dans ce scénario particulier, nous déclenchons un flux de travail lorsqu’un élément est créé dans la liste SharePoint.

Vous pouvez introduire des données pour l’adresse du site comme votre URL SharePoint. Pour le nom de la liste, vous pouvez fournir le nom de la liste de collecte de données selon l’adresse de votre site.

Etape 2 : Sélectionner le contenu du fichier modèle en utilisant le chemin d’accès SharePoint.

Cette étape consiste à sélectionner un fichier de modèle de document que vous utiliserez pour fusionner avec les données dynamiques de la liste SharePoint.

Vous pouvez enregistrer vos modèles où vous le souhaitez. Pour ce cas d’utilisation, nous avons choisi un emplacement SharePoint. Vous pouvez entrer l’adresse du site comme ‘URL SharePoint’. Sélectionnez le chemin d’accès au fichier dans la liste des répertoires de fichiers de votre site SharePoint, ainsi que le type de modèle que vous souhaitez utiliser pour la fusion.

Etape 3 : Extraire les éléments de la liste SharePoint.

Cette étape consiste à extraire les éléments de données de la liste SharePoint. Ces éléments de liste sont ensuite transformés en tableau de type JSON et sont utilisés comme entrée pour l’action PDF4me Mail Merge.

Fournissez les détails dans tous les champs comme décrit ci-dessous ;

• Adresse du site - Votre URL SharePoint

• Nom de la liste - Nom de la liste de collecte des données, répertorié en fonction de l’adresse de votre site.

• Limiter les entrées au dossier - NA, vous pouvez ignorer cette option pour ce cas d’utilisation particulier.

• Inclure les éléments imbriqués - NA, vous pouvez également ignorer ce champ dans ce cas.

• Requête de filtre - Vous pouvez spécifier des requêtes de filtre, pour filtrer les éléments lors de la recherche.

• Ordre par - Spécifiez l’ordre dans lequel les éléments sont extraits de la liste.

• Top Count - Nombre total d’éléments de la liste, à récupérer.

• Limiter les colonnes par vue - NA, Ignorer ce champ pour ce cas d’utilisation.

Etape 4 : Initialiser la variable string pour préparer DataString

Dans cette étape, nous déclarons des variables de type chaîne pour créer le Datastring qui est une entrée pour la fusion de courrier.

Etape 5 : Appliquer à chacun - Boucle dans la liste des éléments et prépare la chaîne de données requise.
L’un des paramètres de l’action Fusion de courrier avec chaîne de données est “Chaîne de données”. Cette variable peut être utilisée pour parcourir en boucle la liste des données afin de former la chaîne de données souhaitée, comme ci-dessous.
Exemple de structure JSON (tableau de listes) :

[
  ["Nom du champ1", "Nom du champ2", "Nom du champ3"],
  ["Valeur du champ 1", "Valeur du champ 2", "Valeur du champ 3"],
  ["ChampValue4", "ChampValue5", "ChampValue6"]
]

Cette étape consiste à boucler les éléments de la liste SharePoint et à préparer le paramètre final “Data string” pour la fusion de courrier. Résultat de cette étape, la chaîne de caractères concaténée est affectée à la variable déclarée à l’étape 4.

Etape 6 : PDF4me - Fusion de courrier avec chaîne de données (liste des documents).

Au cours de cette étape, des documents sont générés avec les multiples valeurs de données d’entrée de la liste SharePoint. Des documents sont générés pour chacun des éléments de la liste.

Les entrées de champ sont effectuées comme expliqué ci-dessous.

Le champ “Données du fichier modèle” est rempli avec le “Contenu du fichier modèle” de l’étape 2.

Le “Nom du fichier du modèle” contiendra le nom du modèle avec l’extension du fichier (les formats pris en charge sont .docx et .pdf).

Le champ “Data String” contiendra des valeurs de données dynamiques à fusionner avec le modèle. Voyons maintenant comment obtenir la valeur de la chaîne concaténée pour ce champ. Pour cela, nous mappons les données du fichier modèle et préparons la chaîne de données avec l’action de fusion de courrier PDF4me. La chaîne de données est assignée avec la fonction string comme mentionné ci-dessous.

concat('[["Nom", "Ville", "Zip", "Pays"]',variables('DataListString'),']')

La “DataListString” dans la fonction présentée est une variable qui contient des éléments de liste dans un format préparé.

Étape 7 : Sauvegarder les documents de sortie dans un emplacement SharePoint.

Dans cette étape, nous sauvegardons les documents générés vers une destination préférée. Vous pouvez enregistrer les fichiers dans n’importe quel espace des fournisseurs de stockage associés à Power Automate. Dans ce cas d’utilisation, nous les enregistrons dans SharePoint lui-même.

Nous donnons les détails suivants comme entrées de champ, comme expliqué ci-dessous.

L’“adresse du site” - votre URL SharePoint
Chemin du dossier - Sélectionnez le chemin du dossier dans lequel vos documents de sortie doivent être enregistrés.
Nom du fichier - Sélectionnez le nom du fichier dans le résultat de l’action PDF4me.
Le résultat de l’action “Contenu du fichier” - Sélectionnez le contenu du fichier dans PDF4me.

Ainsi, vous pouvez utiliser la fonction de fusion de courrier, pour automatiser votre flux de travail quotidien nécessitant une personnalisation avec un modèle, en sept étapes. Vous pouvez créer un flux de travail magique, en remplaçant tous vos efforts, en éditant le même document à chaque fois, uniquement pour remplacer des champs tels que le nom, l’adresse ou l’adresse électronique et recréer une copie pour un destinataire particulier. De cette façon, vous pouvez améliorer considérablement la productivité et les performances de votre organisation.