邮件合并如今已成为数字文档时代及相关工作自动化行业中一个被过度包装的术语。这项功能可以减轻处理数百份文档中大量重复数据的繁琐工作，只需对某些数据进行微小的更改，即可最终生成自定义文档模板。简单来说，您想向很多人发送邀请，但必须在每份邀请函上都写上收件人的姓名。在传统的邮寄时代，除了限制受邀人数、在每份邀请函上手动填写收件人姓名或雇佣更多写手之外，您别无选择。但在数字时代，我们有很多工具可以简化这项繁琐的工作，例如 SharePoint、PDF4me 和 Power Automate。
现在，让我们把想象力提升到一个更高的层次，来看一下当今的工作场景。如果没有合适的内部工具支持，管理和协作工作、资源和材料几乎是不可能的。SharePoint 是微软推出的一个“不起眼”的平台，被众多公司广泛用于集成和存储文档。它的主要功能是“站点”和“列表”。SharePoint 列表可以轻松容纳多种记录和数据的组合。
PDF4me 是一款可用于创建、编辑、扫描和处理各种类型文档的工具。在本博客中，我们将展示如何使用 PDF4me 和预先存在的不完整文档模板，从 SharePoint 进行邮件合并，并帮助您创建可重复使用的自定义文档模板。您可以将此自动化流程应用于创建提案、合同函、RFP 等文档。
现有模板是指一个不完整的文档或表单，其中已填充了一组常用数据，并等待从 SharePoint 列表获取动态数据。当剩余的未填充字段或空白处也填充了不同的数据后，模板即完成，形成特定的输出结果。该模板存储在 SharePoint 的某个文件夹或站点中，以供后续使用。
本文将尝试解释一个简单的自动化流程：当 SharePoint 列表中输入客户详细信息时，系统会自动填写特定的表单（模板）。输出结果将是一个完整的表单，其中包含新输入的客户数据和模板中预先输入的数据（为了简单起见，这里我们使用一个空白文档）。在开始之前，我们需要记住邮件合并的三个基本要素；
- 带有客户数据录入触发器的 SharePoint 列表
- 预先存在的模板，其中包含以 doc 或 pdf 文件形式保存的通用数据
- SharePoint 中用于保存输出/已完成模板的存储位置
当前实现场景：当 SharePoint 列表中添加新项目时，使用“PDF4me 邮件合并”功能生成报告或填写表单。SharePoint 数据收集功能可用于创建文档（Word 和 PDF 格式），并最终将这些文档存储到指定位置或通过电子邮件共享。接下来，我们将探讨如何开发此工作流程，并将最终输出存储在特定位置。
_图 Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List：如何创建流程_。
我们首先进入公司的 SharePoint 列表界面，这里正在进行客户数据录入。接下来，我们将创建一个工作流。如屏幕截图所示，我们从 Power Automate 选项卡中选择了“创建工作流”选项。
我们已经有一个部分填写好的模板或表单。我们可以选择这样的模板或表单。创建时，您可以根据需要预先填写更多数据或创建更大的模板。这里我们使用一个简单的空白模板进行演示。
收集到的客户数据将与模板文档合并，为每个列表项生成输出文档。
_图 Output-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List：生成的文档的输出_。
整个自动化流程仅需七个步骤即可完成文档的创建和存储。如下图所示，该自动化流程以图示方式呈现，并突出显示了这七个步骤。
图 Power Automate：使用 SharePoint 的数据字符串（文档列表）进行邮件合并工作流程。
步骤 1：触发执行
Power Automate 具有多种触发器类型，可用于启动您的工作流。它还可以设置为按固定时间间隔运行。在本例中，当 SharePoint 列表中创建项目时，我们会触发一个工作流。
您可以将站点地址设置为 SharePoint URL。对于列表名称，您可以根据站点地址提供数据收集列表的名称。
步骤 2：使用 SharePoint 路径选择模板文件内容
此步骤是选择一个文档模板文件，您将使用该文档模板文件与 SharePoint 列表中的动态数据进行合并。
您可以将模板保存到任何您想要的位置。在本示例中，我们选择保存到 SharePoint 位置。您可以将站点地址输入为“SharePoint URL”。从 SharePoint 站点的文件目录列表中选择文件路径，并选择要合并的模板类型。
步骤 3：从 SharePoint 列表中提取项目
此步骤旨在从 SharePoint 列表中提取数据项。这些列表项随后将被转换为 JSON 数组类型，并用作 PDF4me 邮件合并操作的输入。
请按以下说明填写所有字段的详细信息；
- 网站地址：您的 SharePoint URL
- 列表名称：数据收集列表名称，根据您的网站地址列出
- 限制文件夹条目：不适用，对于此特定用例，您可以忽略此设置。
- 包含嵌套项：不适用，在这种情况下，您也可以忽略此字段。
- 筛选查询：您可以指定筛选查询，以便在搜索时筛选项目。
- 排序依据：指定从列表中提取项目的顺序。
- 前 1 项计数：要检索的列表项总数。
- 按视图限制列数：不适用，请忽略此字段。
步骤 4：初始化字符串变量以准备数据字符串
在此步骤中，我们声明字符串变量以创建用于邮件合并的输入数据字符串。
步骤 5：逐项应用：遍历项目列表并准备所需的数据字符串。 “数据字符串”是“邮件合并（带数据字符串）”操作的参数之一。可以使用此变量遍历数据列表，以形成所需的数据字符串，如下所示。示例 JSON 结构（列表数组）：
[ ["字段名1", "字段名2", "字段名3"], ["字段值1", "字段值2", "字段值3"], ["字段值4", "字段值5", "字段值6"] ]
此步骤旨在遍历 SharePoint 列表项，并准备用于邮件合并的最终“数据字符串”参数。此步骤的结果（即连接后的字符串）将赋值给步骤 4 中声明的变量。
步骤 6：PDF4me - 使用数据字符串进行邮件合并（文档列表）
在此步骤中，系统会根据 SharePoint 列表中的多个输入数据值生成文档。列表中的每个项目都将生成相应的文档。
字段输入方式如下所述。
“模板文件数据”字段填充的是步骤 2 中的“模板文件内容”。
“模板文件名”将显示模板名称以及文件扩展名（支持的格式为 .docx 和 .pdf）。
“数据字符串”字段将保存用于与模板合并的动态数据值。现在让我们看看如何获取此字段的连接字符串值。为此，我们需要映射模板文件数据，并使用 PDF4me 邮件合并操作准备数据字符串。数据字符串将使用如下所述的字符串函数进行赋值。
concat('[[“Name”,”City”,”Zip”,”Country”]',variables('DataListString'),']')
所示函数中的“DataListString”是一个变量，其中包含预先设置好的列表项格式。
步骤 7：将输出文档保存到 SharePoint 位置
在此步骤中，我们将生成的文档保存到首选目标位置。您可以将文件保存到与 Power Automate 关联的任何存储提供商的空间中。在本用例中，我们将其保存到 SharePoint 中。
我们将以下详细信息作为字段条目提供，如下所述。
“站点地址”——您的 SharePoint URL。“文件夹路径”：选择要保存输出文档的文件夹路径。“文件名”：从 PDF4me 操作结果中选择文件名。“文件内容”：从 PDF4me 操作结果中选择文件内容。
这样，您就可以利用邮件合并功能，通过七个步骤，使用模板自动完成日常工作流程中的自定义操作。您可以创建一个神奇的工作流程，省去每次编辑同一份文档、替换姓名、地址或电子邮件地址等字段，并为特定收件人重新创建副本的所有麻烦。通过这种方式，您可以显著提高组织的生产力和绩效。