Automatice los procesos PDF con la aplicación PDF4me Scan & Automate

La automatización del flujo de trabajo de documentos en PDF4me está diseñada para que sus clientes transformen su proceso empresarial rutinario en un proceso bien automatizado basado en reglas de flujo de trabajo en el que las tareas humanas para diversas manipulaciones de documentos se realizan automáticamente sin ningún conocimiento de codificación.

La automatización de los flujos de trabajo de los documentos, especialmente los procesos manejados manualmente por los humanos, tiene perfecciones sustanciales en términos de responsabilidad, precisión, productividad, eficiencia y, finalmente, la satisfacción del usuario final. Nosotros, como equipo, siempre priorizamos la satisfacción de nuestros clientes, que es la clave del éxito de cualquier producto o servicio. En este artículo, estamos muy contentos de presentar la automatización del flujo de trabajo de documentos que construimos con una potente infraestructura en la nube que podría beneficiar a sus diversos procesos de negocio.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo documental?

Cuando hablamos de la automatización del flujo de trabajo documental, ¿qué significa realmente? ¿En qué se diferencia de otras plataformas de automatización del flujo de trabajo?

Hay varias plataformas de automatización de flujos de trabajo disponibles en el mercado para diversos fines. Nosotros somos un visionario del mundo del procesamiento de documentos y construimos nuestro sistema de flujo de trabajo que puede automatizar todos sus procesos basados en documentos. En otros términos, todas nuestras acciones de flujo de trabajo, desencadenantes y controles están conectados de alguna manera con los documentos. Digamos, por ejemplo, que Enviar correo electrónico es una acción para enviar un correo electrónico a alguien, pero aún así, puede enviar documentos como un archivo adjunto que proviene de las acciones ejecutadas anteriormente. Para este propósito explícito, lo llamamos automatización del flujo de trabajo de documentos.

¿Cómo crear su primer flujo de trabajo de documentos PDF4me?

Como usuario profesional de PDF4me, cualquiera puede crear su propio flujo de trabajo para automatizar todos sus procesos comerciales manuales. Acceda a los flujos de trabajo desde el menú de configuración de la cuenta que aparece al hacer clic en el icono de usuario.

Su tablero de flujo de trabajo está ahora cargado con la documentación esencial y crea nuevas opciones de flujo de trabajo. Puede consultar la documentación detallada antes de continuar para conocer las acciones disponibles, los controles y las opciones de uso compartido disponibles para sus necesidades.

Al hacer clic en el botón Crear flujo de trabajo, aparece una ventana emergente para crear su flujo de trabajo obteniendo el nombre del flujo de trabajo y la descripción. Una cosa a recordar aquí es que este nombre de flujo de trabajo aparecerá en su aplicación móvil para ejecutar este flujo de trabajo desde su teléfono móvil. Proporcione los detalles y haga clic en Crear flujo de trabajo.

Ahora puede ver su flujo de trabajo con las acciones predeterminadas de inicio y fin, y también los botones Guardar como Borrador, Guardar y Publicar en la parte inferior. Durante la creación del flujo de trabajo para preservar sus cambios, Guardar como Borrador será muy útil. Una vez que haya completado la creación de su flujo de trabajo, haga clic en el botón Guardar y Publicar que guarda su flujo de trabajo y lo activa inmediatamente.

Ahora es el momento de añadir las acciones y controles que necesitaremos para completar la creación de nuestro flujo de trabajo. Haga clic en el icono entre Inicio y Fin, esto añade un nuevo paso en su flujo de trabajo con la lista de acciones y controles disponibles para usar. También puede buscar la acción que desea añadir.

Ahora vamos a elegir la acción Convertir a PDF de la lista.

Por lo general, cada acción puede tener algunas propiedades como entrada que dependen del procesamiento del documento respectivo. Por ejemplo, dividir por número de página tiene el número de página como parámetro de entrada además del archivo. Para convertir a pdf, no tiene parámetros. Ahora vamos a añadir la acción Enviar correo electrónico como un siguiente paso.

Enviar Documentos como Correo Electrónico tiene tres parámetros como correo electrónico es para quien se supone que es enviado, Asunto es para la línea de asunto del correo electrónico, y Cuerpo del Texto es para el contenido del mensaje. Rellene la información esencial según sea necesario y guárdela.

Su flujo de trabajo final tiene este aspecto y está listo para publicar para su uso. Qué rápido y fácil, ¿verdad? Una vez publicado su flujo de trabajo, puede utilizarlo desde su aplicación móvil o puede encontrarlo en el menú principal de PDF4me. Además, puede comprobar los registros en la ventana principal del flujo de trabajo como la última ejecución, la duración, el coste de la llamada, etc.

Tenga en cuenta que las acciones se siguen contabilizando como costes de llamadas a la API a partir de sus recuentos de llamadas elegibles para la automatización. Puedes comprobarlo en la configuración de tu cuenta y añadir más llamadas API para un mayor uso. De lo contrario, según su plan Pro, obtendrá algunos créditos gratuitos en cada cambio de ciclo de facturación.

Activar el flujo de trabajo desde la aplicación PDF4me Scan & Automate

Esta es una de las características más valiosas del proceso de automatización del flujo de trabajo de documentos de PDF4me. Puede activar el flujo de trabajo que ha creado en el portal de PDF4me, desde sus dispositivos móviles o pestañas desde cualquier lugar y en cualquier momento. La primera captura de pantalla muestra cómo navegar a Automatización y ver el flujo de trabajo que ha creado.

La segunda captura de pantalla muestra todos los flujos de trabajo que ha creado en el portal PDF4me y que están listos para servirle en cualquier momento. Al seleccionar el nombre del flujo de trabajo, el archivo seleccionado se enviará al sistema de flujo de trabajo y éste realizará todos sus procesos empresariales y le notificará que el flujo de trabajo se está iniciando.

Para concluir

La automatización de los flujos de trabajo ofrece varias ventajas en comparación con los procesos manuales. Reduce la manipulación manual, mejora el tiempo de los procesos, mejora la gestión de la carga de trabajo, reduce los errores manuales, y muchos más. PDF4me es un visionario de hacer que el procesamiento de documentos sea simple, eficiente y que esté disponible para todos. Todo lo que tiene que hacer es registrarse en PDF4me y luego descargar e instalar la aplicación PDF4me Scan & Automation desde su tienda de juegos.