Automatización de combinación de correspondencia masiva con PDF4me y Power Automate

La automatización robótica de procesos (RPA) está aumentando la rentabilidad de las organizaciones al eliminar gran cantidad de procesos manuales rutinarios. Además, mejora la satisfacción del cliente al agilizar y asegurar los procesos. PDF4me también contribuye a la automatización de numerosos procesos relacionados con documentos para sus clientes. Una de las principales funciones de automatización de PDF4me es la combinación de correspondencia, y su seguridad representa una ventaja clave frente a muchas otras soluciones. PDF4me procesa todos sus datos confidenciales y plantillas de documentos en un almacenamiento seguro en la nube y elimina automáticamente los archivos procesados periódicamente, de acuerdo con nuestra política de retención de datos.

La combinación de plantillas de Word con datos dinámicos de diversas fuentes, como Excel, JSON, SharePoint, CRM, SAP y muchas más, ahora es totalmente automatizada con la función de combinación de correspondencia de PDF4me. Esta función le permite crear varios documentos a la vez y enviarlos para su aprobación, o incluso guardarlos en diferentes ubicaciones de almacenamiento. Existen diversas maneras de lograrlo mediante conexiones de Zapier, Microsoft Power Automate/PowerApps y la API REST de PDF4me.

Elige la herramienta adecuada para la acción correcta.

Aprendimos de diversos casos de uso y desarrollamos cuatro acciones diferentes de combinación de correspondencia para garantizar que la automatización sea lo más sencilla y fácil de entender posible para el usuario final. Todas estas acciones están disponibles en las conexiones de Zapier y en Power Automate/PowerApps .

Combinación de correspondencia con archivo de datos (lista de documentos): Esta acción permite generar varios documentos a la vez, aceptando únicamente datos en formato de archivo. Actualmente, los formatos de archivo compatibles son .xlsx y .json. En las imágenes siguientes se muestran ejemplos de la estructura de Excel y JSON.

Combinación de correspondencia con archivo de datos (documento único): Esta acción permite generar un único documento a la vez, aceptando únicamente datos en formato de archivo. Por el momento, los formatos de archivo compatibles son .xlsx y .json.

Combinación de correspondencia con cadena de datos (lista de documentos): Esta acción genera varios documentos como resultado y acepta datos como una cadena de texto. Esta opción está disponible para usuarios que pueden importar datos de cualquier fuente y preparar una estructura JSON como se muestra en la sección de ejemplos.

Combinación de correspondencia con cadena de datos (Documento único) Esta acción genera un único documento como resultado y acepta datos como una cadena de texto. Esta opción está disponible para los usuarios, quienes pueden importar datos de cualquier fuente y preparar una estructura JSON como se muestra en la sección de ejemplos.

Estructuras de datos de ejemplo

Estructura JSON de ejemplo (matriz de lista):

[ ["Campo1", "Campo2", "Campo3"], ["CampoValor1", "CampoValor2", "CampoValor3"], ["CampoValor4", "CampoValor5", "CampoValor6"] ]

Lo único que tienes que hacer es asignar el contenido de tu archivo de datos y el contenido de tu archivo de plantilla desde varias aplicaciones a través de tus conectores Zapier o Power Automate.

Esta acción lee su archivo de datos y realiza una combinación de correspondencia según su plantilla Word/PDF. Genera múltiples documentos en una sola llamada. Además, genera un archivo de salida en formato Word para las plantillas de Word y un archivo PDF para las plantillas de PDF. Si desea generar un archivo PDF a partir de la plantilla de Word, puede agregar la acción "Convertir a PDF" junto a esta acción de combinación de correspondencia.

¿Cómo funciona el cálculo de costes de las API para la automatización?

Todas las acciones de generación de documentos múltiples están limitadas a 10 documentos a la vez para evitar cargas de trabajo excesivas que podrían resultar en la falta de resultados en ocasiones debido a diversas limitaciones de la red.

Todas estas acciones se calculan a un coste de API por llamada. Independientemente de la cantidad de documentos que genere, simplemente lo contabilizamos como un coste de API por acción.

¿Cómo crear un campo de combinación de correspondencia en un documento Word?

Puedes crear un campo de combinación como el descrito anteriormente, accediendo al menú de Correo y seleccionando la opción Insertar campo de combinación.

¡Empiece a automatizar sus tareas de combinación de correspondencia ahora!