So fügen Sie mehrere Barcodes mit Zapier hinzu und positionieren sie

Moderne Dokumentationsmanagementsysteme und das damit verbundene Geschäft können nicht mehr ohne eine Barcodierungsfunktion auskommen. Barcodierung ist in der Tat ein brillanter technologischer Fortschritt, den die Welt im Bereich der Daten- und Informationsübertragung gemacht hat. Dies geschieht auf sichere und vertrauliche Weise durch Dokumente, die in digitalen Formaten wie PDF und Word vorliegen. Mit ein wenig menschlicher Anstrengung und einem guten Instrument zum Lesen der verschlüsselten Daten, die in solch kleinen unentzifferbaren Formaten gespeichert sind (optische Zeichenerkennungswerkzeuge), können Wunder der Automatisierung in Kraft gesetzt werden.

Nun, was ist ein Barcode? Ein Barcode ist eine Reihe von Linien, Blöcken oder Punkten auf einem Bildschirm oder Papier, die verschlüsselte Daten tragen. Diese werden von einem Scangerät gelesen und zur weiteren Verarbeitung in ein System eingespeist. Es gibt verschiedene Arten von Barcodes, die jeweils für einen bestimmten Zweck entwickelt wurden. Einige Beispiele für Barcodes sind Code 128/Code 39 (die erste Art von Barcode), QR Code, Datamatrix, EAN, usw. Bitte lesen Sie den blog von PDF4me, um weitere Informationen zu erhalten und verschiedene Optionen des Barcodings mit dem PDF4me-Konto auszuprobieren.

Bei PDF4me stellen wir Ihnen die folgenden Barcodes zur Verfügung, nämlich Code 128, QR Code, Datamatrix, Aztec und Pdf417.

Warum brauchen wir mehrere Arten von Barcodes?
Es gibt verschiedene Arten von Barcodes, mit denen unterschiedliche Datenformate erzeugt werden können. Alle diese Daten werden auf eine bestimmte Weise verschlüsselt. Diese Verschlüsselung der Daten ist abhängig von den Informationen und der Art des verwendeten Dokuments. Für jeden Zweck müssen wir möglicherweise auf einen bestimmten Typ von Barcode zurückgreifen.

In diesem Blog werden wir Ihnen zeigen, wie Sie mehrere Barcodes in ein Dokument einfügen und zur besseren Nutzung positionieren können. Das Einfügen mehrerer Barcodes in ein Dokument erfordert natürlich einen sicheren und präzisen Datenaustausch mit gekapselten Informationen. Jeder Barcode kann Daten tragen, die für eine bestimmte Funktion, Abteilung oder ein Modul eines Unternehmens relevant sind. Die Anordnung der Daten wird daher entsprechend der Verwendung gespeichert und auch der Typ des Barcodes wird entsprechend festgelegt.

Fügen Sie beispielsweise mit Code128 und QR-Code zwei Arten von Barcodes zum Dokument hinzu. Code 128 ist ein linearer Barcode oder 1D-Barcode, der aus einer einfachen Reihe von Linien besteht. In diesem Fall entspricht die Breite jeder Linie einem bestimmten Zeichen. Dennoch ist es empfehlenswert, die Länge des Textes auf ca. 20 Zeichen zu beschränken (bei begrenztem Zeichensatz). Obwohl es möglich ist, Barcodes mit einer größeren Textlänge zu erstellen, wird eine kürzere Textlänge für eine bessere Lesbarkeit auf einer großen Fläche bevorzugt. In diesem Beispiel wird der Barcode zum Speichern des “aktuellen Datums” verwendet.

QR-Code ist ein zweidimensionaler Barcode, der eine Reihe kleinerer quadratischer Blöcke enthält. Diese kleinen Blöcke stellen Datenbits dar, die verschlüsselt sind. Ein QR-Code kann große Daten mit einer Textlänge von etwa 2000 Zeichen für eine präzise Lesbarkeit speichern. Wenn die Textlänge der Daten 2000 Zeichen überschreitet, würde das Lesegerät die gespeicherten Informationen nicht erkennen. Die Größe des QR-Code-Blocks, der auch als Modul bezeichnet wird, kann mit der Größe der Daten variieren. In erster Linie verwenden wir den QR-Code, um die wichtigen Dokumenten-Metadaten zu speichern.

Wie fügt man diese beiden Barcodes in das Dokument ein?
Möglicherweise möchten Sie Kategorien von Informationen, die das Dokument tragen muss, für verschiedene Zwecke verwenden. In einer auftragsverarbeitenden Firma möchten Sie z. B. vielleicht verschiedene Datensätze an verschiedene Module/Funktionen der Firma weitergeben. Möglicherweise möchten Sie diese in einer zugehörigen Datenbank im Backend speichern. Diese Daten können in verschiedenen Formaten mit unterschiedlichen Arten von Barcodes erfasst werden. Ein Barcode-Scanner liest die Daten und gibt die Details entsprechend an das System weiter. In diesem Beispiel werden wir anhand von Code 128 und QR-Code sehen, wie man Barcodes systematisch in das Dokument einfügt.

Um den ersten Barcode vom Typ Code128 mit dem aktuellen Datum hinzuzufügen, müssen wir die Daten ‘Aktuelles Datum’ generieren. In einer Zapier-Plattform können wir mühelos die von Zapier bereitgestellte Code by Zapier{target=_blank}{rel=“noopener nofollow”} Integration verwenden. Sie haben auch die Wahl zwischen zwei Sprachen, die für diesen Zweck unterstützt werden - JavaScript und Python. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass immer nur eine Sprache in einem Schritt verwendet werden kann. Ein Screenshot dieses Schritts ist unten angehängt.

Nachdem wir den Text erfolgreich generiert haben, ist es Zeit, Pdf4me hinzuzufügen und die Aktion Barcode zu PDF hinzufügen auszuwählen. Wählen Sie dazu Ihr Pdf4me-Konto aus und konfigurieren Sie dann die Einstellungen entsprechend. Wir können dann den Text Aktuelles Datum als Parameter an das Feld Text übergeben.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wo Sie den Barcode in Ihrem Dokument platzieren sollen. Auch die Positionierung des Barcodes ist entscheidend für einen komfortablen und fehlerfreien Scanvorgang. Die Bequemlichkeit bei der Verwendung von Scannern oder Smartphones spielt bei der Positionierung der Barcodes eine Rolle. Ebenso wichtig ist es, die Überlappung von zwei Barcodes einzuschränken. In diesem speziellen Fall, in dem wir den Code128-Barcode verwenden, haben wir uns dafür entschieden, ihn an der oberen rechten Ecke der Seite mit einem kleinen Abstand zu den Rändern auszurichten. Im Beispiel sehen Sie ca. 5 mm Rand von der rechten oberen Kante. Alle Maße werden in Millimetern berechnet und ausgedrückt. Sie können sich auf die Konfigurationswerte unten in den Bildschirmfotos beziehen.

Sie können die Einstellungen weiter erforschen, indem Sie unsere Dokumentation zu diesem Thema durchgehen.

Nach dem Hinzufügen des ersten Barcodes würde das Dokument wie das unten gezeigte Beispiel aussehen.

Der zweite Barcode, den wir ausgewählt haben, war ein QR-Code. Um einen Barcode des Typs QR-Code hinzuzufügen, verwenden wir wieder die Pdf4me-Aktion im ZAP. Die Ausgabedatei aus dem ersten Pdf4me-Schritt ist eine Eingabe für den zweiten Schritt. Im Falle des QR-Codes konfigurieren wir die Metadaten der Datei. Nachdem Sie die Metadaten in das Feld Text des zweiten Schritts eingegeben haben, wählen Sie den Barcode-Typ als QR-Code. Wir positionieren ihn auf allen Seiten in der linken oberen Ecke mit einem kleinen Abstand zu den Seitenrändern. Auf diese Weise können wir die Barcodes im Dokument abgrenzen, indem wir sie ohne Überlappung entsprechend positionieren.

Nach dem Hinzufügen der beiden Barcodes würde das Dokument wie folgt aussehen.

Zusammengefasst würde der Arbeitsablauf zum Hinzufügen und Positionieren von Barcodes so aussehen, wie er unten dargestellt ist.

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie mehrere Barcodes in Ihr Dokument einfügen und positionieren können, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen helfen können, mehrere Barcodes problemlos in Ihr Dokument einzufügen und zu platzieren.

In Beispiel 1 und 2 werden Barcodes überlagert und in diesen Fällen wird nur ein überlagernder Barcode gelesen.

Wenn Sie hingegen versuchen, die unten stehenden Barcodes zu scannen, sind sie lesbar, da es keine Überschneidungen gibt.

Der Bereich, der den Barcode umgibt und frei von irrelevanten Daten ist, wird als Quiet Zone bezeichnet. Diese Zone hilft bei der Erstellung einer Grenze oder einer Schicht um sie herum, die dem Lesegerät hilft, den relevanten Bereich zu identifizieren, der vom Barcode gescannt werden soll.

Jetzt haben Sie verstanden, wie Sie mit PDF4me und Zapier mehrere Barcodes in Dokumente einfügen und positionieren können. Sie können weitere solcher Funktionen in den Sammlungen der Automatisierungsfunktionen mit PDF4me und Zapier nachschlagen. Starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testversion und erleben Sie mehr Möglichkeiten mit Barcodes