SharePoint veri listesini PDF belgeleriyle birleştirme

Adres mektup birleştirme artık dijital dokümantasyon çağında ve ilgili iş otomasyonu endüstrisinde kullanılan “brüt bir” terimdir. Bu, yüzlerce belgede tekrarlanan büyük veri yığınlarını işleme çabasını azaltabilen, ancak belirli verilerde çok küçük değişikliklerle ve sonunda özelleştirilmiş bir belge şablonuyla sonuçlanan bir özelliktir. Basitçe söyleyelim - Birçok kişiye davetiye göndermek istiyorsunuz, ancak hazırladığınız davetlerin her birinde onların adına hitap etmeniz gerekiyor. İyi! bu bir posta çağıysa, davetlilerin sayısını sınırlamaktan başka bir “Hobson’un seçeneği” vardır ve her davete bunu yazmaya başlayın veya daha fazla yazar işe alın. Dijital dünyada, SharePoint, PDF4me ve Power otomatikleştirme gibi araçlarla bu yorucu etkinliği basitleştirmek için birçok seçeneğimiz var.

Şimdi işyerinde bugünkü durumla hayal gücümüzü daha büyük bir seviyeye çıkaralım. Destekleyecek uygun bir dahili araç olmadan işleri, kaynakları ve malzemeleri yönetmek ve ortak çalışmak neredeyse imkansızdır. SharePoint, Microsoft’un, belgeleri entegre etmek ve depolamak için firmalar tarafından yaygın olarak kullanılan, “mütevazı” bir platformdur. Temel özellikleri “siteler” ve “listeler” dir. SharePoint listesi, birden çok kayıt ve veri kombinasyonunu içermek için rahatça kullanılabilir.

PDF4me, her tür belgeyi oluşturmak, düzenlemek, taramak ve işlemek için kullanılabilecek bir araçtır. Bu blogda, PDF4me ve önceden var olan tamamlanmamış bir belge şablonunu kullanarak SharePoint’ten nasıl posta birleştirme yapılacağına dair bir resim sağlıyor ve özelleştirilmiş bir yeniden kullanılabilir belge şablonu oluşturmanıza yardımcı oluyoruz. Bu otomasyonu teklifler, sözleşme mektupları, RFP ve daha fazlası gibi belgeler oluşturmak için uygulayabilirsiniz.

Önceden var olan şablon, tamamlanmamış belge veya alanları geçerli bir ortak veri kümesiyle dolduran ve SharePoint listesinden dinamik verileri bekleyen bir formdur. Kalan doldurulmamış alanlar veya boşluklar, onu belirli bir çıktı haline getiren çeşitli verilerle doldurulduğunda şablon tamamlanmış olur. Bu, daha sonra kullanılmak üzere SharePoint’teki bir klasörde veya sitede depolanır.

Bu yazıda, SharePoint listesine bir müşteri ayrıntısı girildiğinde sistem tarafından otomatik olarak belirli bir formun (şablonun) doldurulduğu basit bir otomasyonu açıklamaya çalışacağım. Çıktı, yeni gelen müşteri verileri ve şablonda bulunan önceden girilmiş verilerle birleştirilen eksiksiz bir form olacaktır (Şimdilik, basitlik için boş bir belge kullanıyoruz). Başlamadan önce, burada adres mektup birleştirmenin üç varlığını aklımızda tutmalıyız;

• Müşteri veri girişi tetikleyicili SharePoint listesi

• Doküman veya pdf dosyası biçiminde genel veriler içeren önceden var olan bir şablon

• Çıktıyı / tamamlanan şablonu kaydetmek için SharePoint’te bir depolama konumu

Gerçekleştirilmekte olan senaryo: SharePoint listesine “PDF4me Adres mektup birleştirme” eylemleriyle yeni bir öğe eklendiğinde raporlar oluşturmak veya formları doldurmaktır. SharePoint veri toplama, PDF4me Adres Mektup Birleştirme özellikleriyle belgeler (Word ve PDF) oluşturmak için kullanılabilir. Son olarak, bu belgeler gideceğiniz yere kaydedilebilir veya bu belgeyi e-postalar aracılığıyla paylaşabilirsiniz. Nihai çıktının belirli bir konumda depolanmasıyla iş akışını geliştirmeyi burada ele alalım.

Figure Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: Akış nasıl oluşturulur.

Müşteri veri girişinin yapıldığı firmanın SharePoint listesi ekranıyla başlıyoruz. Bir iş akışı oluşturmaya devam ediyoruz. Ekran görüntüsünde görebiliyorsanız, güç otomatikleştirme sekmesinden “bir iş akışı oluştur” seçeneğini seçiyoruz.

Zaten kısmen doldurulmuş bir şablonumuz veya bir formumuz var. Bunun gibi bir şablon veya form seçiyoruz. Oluşturduğunuzda daha fazla veriyi önceden doldurabilir veya ihtiyacınıza göre daha büyük şablonlar oluşturabilirsiniz. Burada örnekleme için basit bir boş şablon kullanıyoruz.

Toplanan bu Müşteri verileri, her liste kalemi için çıktı belgesi oluşturmak üzere şablon belgelerle birleştirilecektir.

Figure Çıktı-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List: Oluşturulan belgelerin çıktısı.

Belgelerin bu şekilde oluşturulması ve depolanması için tüm otomasyon süreci sadece yedi adımda gerçekleşir. Bu özel durum için otomasyon süreci, yedi adımı vurgulayarak aşağıda gösterildiği gibi resimli olarak açıklanabilir.

Figure Power Automate - SharePoint ile veri dizesi (Doküman Listesi) iş akışıyla Adres Mektup Birleştirme.

Adım 1: Tetikleme Yürütme

Power Automate, iş akışınızı başlatmak için farklı tetikleyici türlerine sahiptir. Ayrıca düzenli aralıklarla çalışması planlanabilir. Bu özel senaryoda, SharePoint Listesinde bir öğe oluşturulduğunda bir iş akışını tetikleriz.

Site adresi için verileri SharePoint URL’niz olarak besleyebilirsiniz. Liste adı için, site Adresinize göre Veri Toplama Listesinin adını verebilirsiniz.

Adım 2: SharePoint yolunu kullanarak şablon dosya içeriğini seçin

Bu adım, SharePoint listesindeki dinamik verilerle birleştirmek için kullanacağınız bir belge şablonu dosyası seçmektir.

Şablonlarınızı dilediğiniz yere kaydedebilirsiniz. Bu kullanım örneği için bir SharePoint konumu seçtik. Site adresini “SharePoint URL’si” olarak girebilirsiniz. SharePoint sitenizdeki dosya dizinleri listesinden, birleştirmek için kullanacağınız şablon türü ile birlikte Dosya yolunu seçin.

Adım 3: Öğeleri SharePoint Listesinden çıkarın

Bu adım, veri öğelerini SharePoint Listesinden çıkarmak içindir. Bu liste öğeleri daha sonra JSON dizi türüne dönüştürülür ve PDF4me Adres Mektup Birleştirme eylemi için girdi olarak kullanılır.

Tüm alanlardaki ayrıntıları aşağıda açıklandığı gibi döşeyin;

• Site Adresi - SharePoint URL’niz

• Liste Adı - Site Adresinize göre listelenen Veri toplama Listesi adı

• Girişleri Klasörle Sınırla - NA, bu özel kullanım durumu için bunu Yoksayabilirsiniz.

• Yuvalanmış Öğeleri Dahil Et - NA, bu durumda bu alanı da Yoksayabilirsiniz.

• Filtre Sorgusu - Arama sırasında öğeleri filtrelemek için filtre sorguları belirtebilirsiniz.

• Sıralama ölçütü - Öğelerin listeden çekilme sırasını belirtin.

• En Çok Sayı - Geri alınacak toplam liste öğesi sayısı.

• Sütunları Görünüme Göre Sınırla - NA, Bu kullanım örneği için bu alanı yok sayın.

** Adım 4: DataString’i hazırlamak için dize değişkenini başlatın **

Bu adımda, adres mektup birleştirme girdisi olan Datastring’i oluşturmak için dize değişkenleri bildiriyoruz.

5. Adım: Her birine uygulayın - Öğe listesinde döngü yapın ve gerekli veri dizesini hazırlayın
Veri Dizesi Eylemi ile Adres mektup birleştirme için parametrelerden biri “Veri Dizesi” dir. Bu değişken, aşağıdaki gibi istenen veri dizisini oluşturmak için veri listesinde döngü yapmak için kullanılabilir.
Örnek JSON Yapısı (Liste Dizisi):

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]

Bu adım, SharePoint liste öğelerinde döngü yapmak ve adres mektup birleştirme için son “Veri dizesi” parametresini hazırlamaktır. Bu adımın sonucunda, birleştirilmiş dize, Adım 4’te açıklanan değişkene atanır.

6. Adım: PDF4me - Veri Dizesiyle Adres Mektup Birleştirme (Doküman Listesi)

Bu adımda, SharePoint listesinden çoklu giriş veri değerleri ile belgeler oluşturulur. Listedeki her bir kalemde üretilmiş belgeler olacaktır.

Alan girişleri aşağıda açıklandığı gibi yapılır.

“Şablon Dosya Verileri” alanı, 2. Adımdaki “Şablon dosya içeriği” ile doldurulur.

“Şablon Dosya Adı”, dosya uzantısıyla birlikte şablonun adına sahip olacaktır (Desteklenen biçimler .docx ve .pdf’dir)

“Veri Dizesi” alanı, şablonla birleştirmek için dinamik veri değerlerini tutacaktır. Şimdi bu alan için birleştirilmiş dize değerini nasıl elde ettiğimize bakalım. Bunun için şablon dosya verilerini eşliyoruz ve PDF4me adres mektup birleştirme eylemi ile veri dizisi hazırlıyoruz. Veri dizisi, aşağıda belirtildiği gibi dizi işlevi ile atanır.

concat(‘[[“Name”,”City”,”Zip”,”Country”]’,variables(‘DataListString’),‘]’)

Gösterilen işlevdeki “DataListString”, hazırlanmış bir biçimde liste öğelerini içeren bir değişkendir.

** 7. Adım: Çıktı belgelerini SharePoint konumuna kaydedin **

Oluşturulan belgeleri bu adımda tercih edilen bir hedefe kaydediyoruz. Dosyaları, power Automate ile ilişkili herhangi bir depolama sağlayıcı alanına kaydedebilirsiniz. Bu kullanım durumunda, SharePoint’in kendisine kaydediyoruz.

Aşağıdaki detayları aşağıda açıklandığı gibi alan girişi olarak veriyoruz.

“Site Adresi” - SharePoint URL’niz
“Klasör Yolu” - Çıktı belgelerinizin kaydedileceği klasör yolunu seçin.
“Dosya Adı” - PDF4me Eylem sonucundan Dosya Adını seçin.
“Dosya İçeriği” - PDF4me eylem sonucundan Dosya İçeriğini seçin.

Bu şekilde, bir şablonla özelleştirme gerektiren günlük iş akışınızı yedi adımda otomatikleştirmek için adres mektup birleştirme özelliğini kullanabilirsiniz. Tüm çabalarınızı değiştirerek, her seferinde aynı belgeyi düzenleyerek, yalnızca ad, adres veya e-posta kimliği gibi alanları değiştirmek ve belirli bir alıcı için bir kopyasını yeniden oluşturmak için sihirli bir süreç iş akışı oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, organizasyon üretkenliği ve performansında muazzam gelişme sağlayabilirsiniz.