Posta birleştirme, dijital dokümantasyon çağında ve ilgili iş otomasyonu sektöründe kullanılan "büyük ölçekli" bir terimdir. Bu özellik, yüzlerce belgedeki büyük miktarda tekrarlanan verinin işlenmesindeki çabayı azaltır, ancak belirli verilerde çok küçük değişiklikler yaparak sonuçta özelleştirilmiş bir belge şablonu oluşturur. Basitçe açıklayalım: Birçok kişiye davetiye göndermek istiyorsunuz, ancak hazırladığınız her davetiyede isimlerini yazmanız gerekiyor. Eğer posta dönemi ise, davetli sayısını sınırlamak ve her davetiyeye isimlerini yazmak veya daha fazla yazar tutmak dışında "Hobson'ın seçeneği"ne sahipsiniz. Dijital dünyada, SharePoint, PDF4me ve Power Automate gibi araçlarla bu yorucu aktiviteyi basitleştirmek için birçok seçeneğimiz var.
Şimdi hayal gücümüzü günümüzdeki bir çalışma ortamına taşıyalım. Uygun bir iç destek aracı olmadan işleri, kaynakları ve materyalleri yönetmek ve iş birliği yapmak neredeyse imkansızdır. SharePoint, Microsoft'un firmalar tarafından belgeleri entegre etmek ve depolamak için yaygın olarak kullanılan "mütevazı" platformlarından biridir. Başlıca özellikleri "siteler" ve "listeler"dir. SharePoint listesi, birden fazla kayıt ve veri kombinasyonunu rahatlıkla içerebilir.
PDF4me, her türlü belgeyi oluşturmak, düzenlemek, taramak ve işlemek için kullanılabilen bir araçtır. Bu blogda, PDF4me ve önceden var olan eksik bir belge şablonu kullanarak SharePoint'ten posta birleştirme işleminin nasıl yapılacağını ve özelleştirilmiş, yeniden kullanılabilir bir belge şablonu oluşturmanıza nasıl yardımcı olunacağını gösteriyoruz. Bu otomasyonu teklifler, sözleşme mektupları, RFP'ler ve daha fazlası gibi belgeler oluşturmak için uygulayabilirsiniz.
Önceden var olan şablon, mevcut ortak veri kümesiyle doldurulmuş alanlara sahip eksik bir belge veya formdur ve SharePoint listesinden dinamik veriler beklemektedir. Şablon, kalan doldurulmamış alanlar veya boşluklar değişen verilerle doldurulduğunda ve belirli bir çıktı oluşturulduğunda tamamlanır. Bu, daha sonra kullanılmak üzere SharePoint'teki bir klasörde veya sitede saklanır.
Bu yazıda, SharePoint listesine bir müşteri bilgisi girildiğinde sistemin belirli bir formu (şablonu) otomatik olarak doldurduğu basit bir otomasyonu açıklamaya çalışacağım. Çıktı, yeni gelen müşteri verileri ve şablonda önceden girilmiş verilerle birleştirilmiş eksiksiz bir form olacaktır (Şimdilik, basitlik için boş bir belge kullanıyoruz). Başlamadan önce, burada posta birleştirmenin üç temel unsurunu aklımızda tutmamız gerekiyor;
- Müşteri veri girişi tetikleyicisine sahip SharePoint listesi
- Önceden var olan, genel veriler içeren bir şablon (doc veya pdf dosyası biçiminde).
- SharePoint'te çıktı/tamamlanmış şablonu kaydetmek için bir depolama konumu.
Gerçekleştirilecek senaryo: 'PDF4me Mail Merge' işlemleriyle SharePoint listesine yeni bir öğe eklendiğinde raporlar oluşturmak veya formları doldurmak. SharePoint veri koleksiyonu, PDF4me Mail Merge özellikleriyle belgeler (Word ve PDF) oluşturmak için kullanılabilir. Son olarak, bu belgeler hedef konuma kaydedilebilir veya e-posta yoluyla paylaşılabilir. Burada, nihai çıktının belirli bir konumda saklandığı iş akışının geliştirilmesini ele alalım.
_Şekil Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: Akış nasıl oluşturulur_.
Öncelikle, müşteri verilerinin girildiği firmanın SharePoint liste ekranından başlıyoruz. Ardından bir iş akışı oluşturuyoruz. Ekran görüntüsünde de görebileceğiniz gibi, Power Automate sekmesinden 'iş akışı oluştur' seçeneğini seçiyoruz.
Elimizde zaten kısmen doldurulmuş bir şablon veya form mevcut. Bu şekilde bir şablon veya form seçiyoruz. Oluştururken, ihtiyacınıza göre daha fazla veri önceden doldurabilir veya daha büyük şablonlar oluşturabilirsiniz. Burada örnek olarak basit bir boş şablon kullanıyoruz.
Toplanan bu müşteri verileri, her liste öğesi için çıktı belgesi oluşturmak üzere şablon belgelerle birleştirilecektir.
_Şekil Çıktısı-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List: Oluşturulan belgelerin çıktısı_.
Otomasyon sürecinin tamamı, belgeleri bu şekilde oluşturmak ve saklamak için yalnızca yedi adımdan oluşmaktadır. Bu özel durum için otomasyon süreci, aşağıda gösterildiği gibi yedi adımı vurgulayarak görsel olarak açıklanabilir.
_Şekil Power Automate: SharePoint ile veri dizesi (Belge Listesi) içeren posta birleştirme iş akışı_.
Adım 1: Tetikleyici Çalıştırma
Power Automate, iş akışınızı başlatmak için farklı tetikleyici türlerine sahiptir. Ayrıca düzenli zaman aralıklarında çalışacak şekilde de planlanabilir. Bu özel senaryoda, SharePoint Listesinde bir öğe oluşturulduğunda bir iş akışını tetikliyoruz.
Site adresi alanına SharePoint URL'nizi girebilirsiniz. Liste adı için ise site adresinize göre Veri Toplama Listesinin adını belirtebilirsiniz.
Adım 2: SharePoint yolunu kullanarak şablon dosya içeriğini seçin.
Bu adımda, SharePoint listesindeki dinamik verilerle birleştirmek için kullanacağınız bir belge şablonu dosyası seçeceksiniz.
Şablonlarınızı dilediğiniz yere kaydedebilirsiniz. Bu kullanım örneği için SharePoint konumunu seçtik. Site adresini 'SharePoint URL'si' olarak girebilirsiniz. SharePoint sitenizdeki dosya dizinleri listesinden dosya yolunu ve birleştirmek için kullanacağınız şablon türünü seçin.
3. Adım: SharePoint Listesinden öğeleri çıkarın
Bu adım, SharePoint Listesinden veri öğelerini ayıklamak içindir. Bu liste öğeleri daha sonra JSON dizi türüne dönüştürülür ve PDF4me Mail Merge eylemi için girdi olarak kullanılır.
Aşağıda belirtilen tüm alanlara gerekli bilgileri giriniz;
- Site Adresi: SharePoint URL'niz
- Liste Adı: Veri toplama listesi adı, sitenizin adresine göre listelenmiştir.
- Klasöre Girişleri Sınırla: Uygulanamaz, bu özel kullanım durumu için bunu göz ardı edebilirsiniz.
- İç içe öğeleri dahil et: NA, bu durumda bu alanı da göz ardı edebilirsiniz.
- Filtreleme Sorgusu: Arama yaparken öğeleri filtrelemek için filtreleme sorguları belirtebilirsiniz.
- Sıralama ölçütü: Listedeki öğelerin çekilme sırasını belirtin.
- En Üst Sayı: Alınacak liste öğelerinin toplam sayısı.
- Görünüme Göre Sütunları Sınırla: NA, Bu kullanım durumu için bu alanı dikkate almayın.
Adım 4: DataString'i hazırlamak için dize değişkenini başlatın.
Bu adımda, posta birleştirme işlemi için girdi olacak bir veri dizesi oluşturmak üzere dize değişkenleri tanımlıyoruz.
Adım 5: Her birine uygulayın: Öğeler listesinde döngü oluşturun ve gerekli veri dizesini hazırlayın. Veri Dizesiyle Posta Birleştirme Eylemi için parametrelerden biri "Veri Dizesi"dir. Bu değişken, aşağıdaki gibi istenen veri dizesini oluşturmak için veri listesinde döngü oluşturmak için kullanılabilir. Örnek JSON Yapısı (Liste Dizisi):
[ ["AlanAdı1", "AlanAdı2", "AlanAdı3"], ["AlanDeğeri1", "AlanDeğeri2", "AlanDeğeri3"], ["AlanDeğeri4", "AlanDeğeri5", "AlanDeğeri6"] ]
Bu adımda SharePoint liste öğeleri döngüye alınır ve posta birleştirme için son "Veri dizesi" parametresi hazırlanır. Bu adımın sonucu olan birleştirilmiş dize, 4. adımda tanımlanan değişkene atanır.
Adım 6: PDF4me - Veri Dizisi ile Posta Birleştirme (Belge Listesi)
Bu adımda, SharePoint listesinden alınan çoklu giriş veri değerleriyle belgeler oluşturulur. Listedeki her öğe için bir belge oluşturulacaktır.
Alan girişleri aşağıda açıklandığı gibi yapılır.
"Şablon Dosyası Verileri" alanı, 2. Adımdaki "Şablon dosyası içeriği" ile doldurulur.
"Şablon Dosya Adı", şablonun adını dosya uzantısıyla birlikte içerecektir (Desteklenen formatlar .docx ve .pdf'tir).
"Veri Dizisi" alanı, şablonla birleştirilecek dinamik veri değerlerini tutacaktır. Şimdi bu alan için birleştirilmiş dize değerini nasıl elde ettiğimizi görelim. Bunun için şablon dosya verilerini eşleştiriyoruz ve PDF4me posta birleştirme eylemiyle veri dizisini hazırlıyoruz. Veri dizisine aşağıda belirtildiği gibi dize işlevi atanır.
concat('[[“Ad”,”Şehir”,”Posta Kodu”,”Ülke”]',variables('DataListString'),']')
Gösterilen fonksiyondaki "DataListString" değişkeni, önceden hazırlanmış bir formatta liste öğeleri içeren bir değişkendir.
Adım 7: Çıktı belgelerini SharePoint konumuna kaydedin
Bu adımda oluşturulan belgeleri tercih edilen bir konuma kaydediyoruz. Dosyaları Power Automate ile ilişkili herhangi bir depolama sağlayıcısının alanına kaydedebilirsiniz. Bu kullanım örneğinde, dosyayı doğrudan SharePoint'e kaydediyoruz.
Aşağıda açıklandığı gibi, aşağıdaki bilgileri alan girişleri olarak veriyoruz.
'Site Adresi' -- SharePoint URL'niz. 'Klasör Yolu': Çıktı belgelerinizin kaydedileceği klasör yolunu seçin. 'Dosya Adı': PDF4me Eylemi sonucundan Dosya Adını seçin. 'Dosya İçeriği': PDF4me Eylemi sonucundan Dosya İçeriğini seçin.
Bu sayede, şablon kullanarak özelleştirme gerektiren günlük iş akışınızı yedi adımda otomatikleştirmek için posta birleştirme özelliğini kullanabilirsiniz. Her seferinde aynı belgeyi düzenleyerek, sadece ad, adres veya e-posta adresi gibi alanları değiştirip belirli bir alıcı için bir kopya oluşturma çabalarınızı ortadan kaldırarak sihirli bir süreç iş akışı oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, kuruluşun verimliliğinde ve performansında muazzam bir iyileşme sağlayabilirsiniz.