Zapier ve PDF4me kullanarak Dinamik Faturalar oluşturun

Dinamik belge üretimi, dijital dünyada en çok aranan ve en hızlı büyüyen teknolojilerden biridir. Hepimizin bildiği gibi, çoğu işletme kağıtsız hale geliyor ve işlemlerin gerçekleştirilme biçimindeki yeni değişiklikler belgelerin dijital olarak oluşturulmasını gerektiriyor. PDF belgeleri, dijital belgelerin en çok tercih edilen modudur. Paranın söz konusu olduğu işletmeler her zaman fatura üretmek zorundadır. Bu faturalardaki birçok veri dinamik olarak oluşturulur.

Dinamik verilerle fatura oluşturmak, adres mektup birleştirme veya birleştirme alanlarının kullanılması gibi tekniklerin uygulanmasını gerektirir. Özel faturalar, Word veya birleştirme alanı yeteneklerine sahip diğer form oluşturucular kullanılarak oluşturulan belge şablonlarını temel alır. Dinamik verilerle pdf faturaları oluşturmak için, daha sonra orijinal verilerle değiştirilen birleştirme alanlarıyla şablonlar oluşturulur.

Zapier’deki PDF4me Belge Oluştur eylemi, Dinamik faturalar oluşturmanıza ve en önemli görevlerinize odaklanabilmeniz için bunları otomatikleştirmenize olanak tanır. Şablonunuz ve dinamik verileriniz hazırsa, üretim süreci otomatikleştirilebilir. Şablon bir Word dosyası veya HTML veya desteklenen herhangi bir başka format olabilir. Veriler bir Elektronik Tablo, CSV, JSON, XML veya veri listesi olabilir.

Dinamik Faturalar Nasıl Oluşturulur?

Burada şablonun Word formatında ve verilerin JSON’da olduğu Zapier’de dinamik fatura oluşturabileceğiniz bir örneğe bakalım. JSON, yapılandırılmış bir biçimde karmaşık veriler oluşturmanıza olanak tanır.

Aşağıdaki örnek şablona bakalım

Zap’ı başlatmak için bir tetikleyici ekleyin

Zapier, bir Zap başlatmak için birkaç kullanılabilir tetikleyiciye sahiptir. Kaynak dosyalarınızı nerede sakladığınıza bağlı olarak tercih edilen tetikleyiciyi seçebilirsiniz. Örnekte Dropbox tetikleyicisini kullanıyoruz. Dropbox’ın Zap’i tetiklemesi için Dropbox’ta yeni bir dosya tetikleyicisi ekleyin.

Şablon ve Veriler için Dropbox’tan İndirme eylemleri ekleme

Şablon ve Verileri Belge Oluştur eylemine geçirmek için Şablonu ve ilişkili verileri kaynaktan indirmemiz gerekir. Burada Dropbox kullandığımız için Dropbox’tan İndir eylemini kullanıyoruz.

PDF4me’den Belge Oluştur Eylemini ekleyin

Dosyalar indirildikten sonra, Belge Oluştur eylemine geçmemiz gerekiyor. Eylemde, Şablon dosya adını ve Veri dosyası adını yapılandırın. Ayrıca, Veri türünü seçin. PDF4me, Bıyık oluşturma türünde 2 tür Veriye izin verir - XML ve JSON. Mevcut örnekte JSON kullanıyoruz.

Yukarıdaki örnek şablon için örnek veriler aşağıdaki gibi görünecektir:

{
    "Documents": [
        {
            "header": {
                "docType": "Original Copy"
            },
            "body": {
                "Column1": "Quantity",
                "Column2": "Description",
                "Column3": "Unit Price",
                "Column4": "Total",
                "Invoice": {
                    "number": 14957,
                    "date": "25-02-2022",
                    "instructions": "Instruction Invoice 1",
                    "subTotal": 200150,
                    "tax": "18%",
                    "dueDate": "25-03-2022",
                    "shipping": "200"
                },
                "Biller": {
                    "phone": "989797",
                    "fax": "998463",
                    "email": "[email protected]",
                    "web": "www.doc1.com",
                    "address": {
                        "company": "Organization 1",
                        "street": "Street 1",
                        "city": "City 1",
                        "zip": "123456"
                    }
                },
                "Recepient": {
                    "name": "recepeint 1",
                    "address": {
                        "street": "testveien 3 ",
                        "city": "City 1",
                        "zipcode": "0555",
                        "country": "Country 1"
                    }
                },
                "Product": [
                    {
                        "quantity": 1,
                        "description": "item 1",
                        "unitPrice": 45,
                        "totalPrice": 867
                    },
                    {
                        "quantity": 2,
                        "description": "item 2",
                        "unitPrice": 123,
                        "totalPrice": 3464
                    },
                    {
                        "quantity": 3,
                        "description": "item 3",
                        "unitPrice": 323,
                        "totalPrice": 6564
                    }
                ]
            },
            "footer": {
                "phone": "phone123",
                "fax": "fax123",
                "email": "[email protected]",
                "web": "www.123.com"
            }
        
        }
    ]
}

PDF4me Belge Oluştur eyleminde parametreleri uygun şekilde yapılandırın.

Döngü kontrolü ile Dropbox’a Yükle eylemi ekleme

Belgeler dinamik olarak oluşturulduğunda, birden çok çıktı dosyası olacaktır. Her dosya için, Zap dosyayı istenen konuma kaydetmelidir. Her biri için denetim eylemini, birden çok çıktı dosyası beklendiğinde işlemek için kullanırız.

Döngünün içine aşağıdaki Dropbox eylemini ekleyin.

Döngü eyleminde aşağıdaki alanları uygun şekilde yapılandırabilir ve Dropbox’a Yükle eyleminin döngüleyicinin içinde olduğundan emin olabilirsiniz.

Oluşturulan Dinamik Fatura aşağıdaki gibi görünecektir.

Ayrıca Barkod Ekle eylemini kullanarak faturanızı makine tarafından okunabilir hale getirmek için bir QR kodu veya Barkod da ekleyebilirsiniz.