Fundir a lista de dados do SharePoint com documentos PDF

Mail-merge é agora um termo ‘grossed up’ usado na era da documentação digital e na indústria de automação de trabalho relacionada. Esta é uma característica que pode diminuir o esforço de processamento de enormes pedaços de dados repetidos em centenas de documentos, mas com alterações muito pequenas em certos dados, resultando eventualmente em um modelo de documento personalizado. Vamos simplificar - Você quer enviar convites para muitas pessoas, mas é necessário que você se dirija ao nome delas em cada um dos convites que você preparar. Bem! se é uma era postal, você tem “a escolha da Hobson” além de limitar a contagem de convidados, e começar a escrever em cada um dos convites ou contratar mais escritores. No mundo digital, temos muitas opções para simplificar esta cansativa atividade com ferramentas como SharePoint, PDF4me e Power automatizar.

Vamos agora elevar a nossa imaginação a um nível maior com uma situação actual no trabalho. É quase impossível gerir e colaborar no trabalho, recursos e materiais sem uma ferramenta interna adequada de apoio. O SharePoint é uma dessas plataformas “humildes” da Microsoft, que é amplamente utilizada pelas empresas para integrar e armazenar documentos. Suas principais características são ‘sites’ e ‘listas’. A lista do SharePoint pode ser usada confortavelmente para conter múltiplas combinações de registros e dados.

PDF4me é uma ferramenta que pode ser usada para criar, editar, digitalizar e processar qualquer tipo de documento. Neste blog, nós fornecemos uma imagem de como fazer a fusão de e-mails do SharePoint usando PDF4me e um modelo de documento incompleto pré-existente e ajudamos você a criar um modelo de documento reutilizável personalizado. Você pode aplicar esta automação para criar documentos como propostas, cartas de contrato, RFP, e muito mais.

O modelo pré-existente é aquele documento incompleto ou um formulário que preencheu os campos com um conjunto predominante de dados comuns, e está à espera de dados dinâmicos da lista SharePoint. O modelo estaria completo quando os restantes campos ou espaços não preenchidos fossem preenchidos com os dados variáveis, tornando-o uma determinada saída. Isto é armazenado em uma pasta ou em um site no SharePoint para uso posterior.

Neste write -up, tentarei explicar uma automação simples, em que um determinado formulário (template) é preenchido automaticamente pelo sistema, como e quando um detalhe do cliente é inserido na lista do SharePoint. A saída seria um formulário completo, combinado com os dados do cliente recém-chegado e os dados pré-entrados disponíveis no template (Aqui por enquanto, estamos usando um documento em branco para simplificar). Antes de começarmos, temos de ter em mente três entidades de mail-merge aqui;

• Lista SharePoint com um acionador de entrada de dados do cliente

• Um modelo pré-existente com dados genéricos sob a forma de um arquivo doc ou pdf

• Um local de armazenamento no SharePoint para salvar o modelo de saída/concluído

O cenário em realização: é gerar relatórios ou preencher formulários quando um novo item é adicionado à lista do SharePoint com ações ‘PDF4me Mail merge’. A coleta de dados do SharePoint pode ser usada para criar documentos (Word e PDF) com os recursos PDF4me Mail Merge. Finalmente, estes documentos podem ser armazenados para o seu destino ou compartilhar este documento através de e-mails. Vamos considerar, aqui, o desenvolvimento do fluxo de trabalho, com a saída final sendo armazenada em um determinado local.

Figure Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: Como criar o fluxo.

Começamos com a tela da lista SharePoint da empresa, onde temos a entrada de dados do cliente acontecendo. Continuamos a criar um fluxo de trabalho. Se você puder ver na captura de tela, selecionamos a opção ‘criar um fluxo de trabalho’ na guia power automaate.

Nós já temos um modelo parcialmente preenchido ou um formulário disponível. Nós selecionamos um modelo ou formulário como este. Quando você cria você pode pré-preencher mais dados ou criar modelos maiores de acordo com sua necessidade. Aqui estamos usando um modelo simples em branco para ilustração.

Estes dados do Cliente recolhidos serão fundidos com documentos modelo para gerar um documento de saída para cada item da lista.

Figure Output-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List: Saída de documentos gerados.

Todo o processo de automação leva apenas sete passos, para criar e armazenar documentos desta forma. O processo de automação para este caso em particular pode ser explicado de forma pictórica, como mostrado abaixo, destacando os sete passos.

Figure Power Automate - Mail Merge com seqüência de dados (Lista de Documentos) fluxo de trabalho com SharePoint.

Passo 1: Execução do gatilho

O Power Automate tem diferentes tipos de gatilhos para iniciar o seu fluxo de trabalho. Também pode ser programado para funcionar em intervalos regulares de tempo. Neste cenário em particular, acionamos um fluxo de trabalho quando um item é criado na Lista do SharePoint.

Você pode alimentar os dados para o endereço do site como sua URL do SharePoint. Para o nome da lista, você pode fornecer o nome da Lista de Coleta de Dados de acordo com o endereço do seu site.

Passo 2: Seleccione o conteúdo do ficheiro modelo usando o caminho do SharePoint

Esta etapa consiste em seleccionar um ficheiro de modelo de documento que deverá utilizar para fundir com os dados dinâmicos da lista do SharePoint.

Você pode salvar os seus modelos em qualquer lugar como quiser. Para este caso de uso, escolhemos um local no SharePoint. Você pode digitar o endereço do site como a’ URL do SharePoint’. Selecione o caminho do arquivo na lista de diretórios de arquivos em seu site do SharePoint, juntamente com o tipo de template que você usaria para fundir.

Passo 3: Extrair itens da Lista SharePoint

Este passo é para retirar os itens de dados da Lista SharePoint. Esses itens da lista são posteriormente transformados para o tipo de matriz JSON e são usados como entrada para a ação PDF4me Mail Merge.

Forneça os detalhes em todos os campos como descrito abaixo;

• Endereço do site - URL do seu SharePoint

• Nome da lista - Coleta de dados Nome da lista, listado com base no endereço do seu site

• Limite de Entradas para Pasta - NA, você pode ignorar isto para este caso particular de uso.

• Incluir Itens Aninhados - NA, você pode ignorar este campo também para este caso.

• Filter Query - Você pode especificar consultas de filtro, para filtrar itens durante a pesquisa.

• Ordem por - Especifique a ordem pela qual os itens são retirados da lista.

• Top Count - Número total de itens da lista, a serem recuperados.

• Limit Columns by View - NA, Ignore este campo para este caso de uso.

Passo 4: Inicializar a variável string para preparar o DataString*

Neste passo nós declaramos variáveis de string para criar Datastring que é um input para mail merge.

Passo 5: Aplicar a cada um - Faça um loop pela lista de itens e prepare a cadeia de dados necessária.
Um dos parâmetros para o Mail fundir-se com Data String Action é “Data String”. Esta variável pode ser usada para fazer loop através da lista de dados para formar a cadeia de dados desejada, como abaixo.
Exemplo de estrutura do JSON (List Array):

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]

Este passo consiste em percorrer os itens da lista do SharePoint e preparar o parâmetro final “Data string” para a fusão de correio. Resultado deste passo, a string concatenada é atribuída à variável declarada no Passo 4.

Passo 6: PDF4me - Mail Merge with Data String (Lista de Docs)

Nesta etapa, os documentos são gerados com os valores dos dados de entrada múltiplos da lista do SharePoint. Cada item da lista deve ter documentos gerados.

As entradas de campo são feitas como explicado abaixo.

O campo “Template File Data” é preenchido com o “Template File Content” (Conteúdo do ficheiro modelo) do Passo 2.

O “Template File Name” terá o nome do modelo com a extensão do arquivo (Os formatos suportados são .docx e .pdf)

O campo “Data String” conterá valores de dados dinâmicos para fusão com o modelo. Vamos agora ver como obtemos o valor concatenado da string para este campo. Para isso, nós mapeamos os dados do arquivo de template e preparamos a string de dados com a ação de fusão de e-mail PDF4me. A cadeia de dados é atribuída com a função string, como mencionado abaixo.

concat(‘[[“Name”,”City”,”Zip”,”Country”]’,variables(‘DataListString’),‘]’)

A “DataListString” na função mostrada é uma variável que contém itens de lista em formato preparado.

Passo 7: Guarde os documentos de saída no local do SharePoint*

Nesta etapa, guardamos os documentos gerados para um destino preferido. Você pode salvar os arquivos em qualquer espaço dos provedores de armazenamento associados à energia Automatizar. Neste caso de uso, nós o salvamos no próprio SharePoint.

Nós fornecemos os seguintes detalhes como entradas de campo, conforme explicado abaixo.

O ‘Endereço do site’ – A URL do seu SharePoint
O ‘Folder Path’ - Selecione o caminho da pasta onde seus documentos de saída serão salvos.
O ‘Nome do arquivo’ - Selecione o nome do arquivo no resultado da ação PDF4me.
O ‘Conteúdo do arquivo’ - Selecione o resultado da ação Conteúdo do arquivo em PDF4me.

Desta forma, você pode usar o recurso de mala direta, para automatizar o seu fluxo de trabalho diário que requer personalização com um modelo, em sete etapas. Você pode fazer um fluxo de trabalho mágico, substituindo todos os seus esforços, editando sempre o mesmo documento, apenas para substituir campos como nome, endereço ou id de e-mail e recriar uma cópia para um determinado destinatário. Desta forma, você pode trazer uma tremenda melhoria na produtividade e no desempenho da organização.