Générer des factures dynamiques avec Zapier et PDF4me
La génération dynamique de documents est l’une des technologies les plus recherchées et dont la croissance est la plus rapide dans le monde numérique. Comme nous le savons tous, la plupart des entreprises se passent de papier et les nouveaux changements dans la façon de traiter les transactions exigent que les documents soient générés numériquement. Les documents PDF sont le mode de documents numériques le plus apprécié. Les entreprises, où de l’argent est en jeu, sont toujours tenues de générer des factures. De nombreuses données sont générées dynamiquement dans ces factures.
La création d’une facture avec des données dynamiques nécessite l’application de techniques telles que la fusion de courrier ou l’utilisation de champs de fusion. Les factures personnalisées sont basées sur des modèles de documents créés à l’aide de Word ou d’autres créateurs de formulaires qui disposent de fonctions de champs de fusion. Pour générer des factures pdf avec des données dynamiques, des modèles sont créés avec des champs de fusion qui sont ensuite remplacés par les données originales.
L’action PDF4me Generate Document dans Zapier vous permet de créer des factures dynamiques et de les automatiser afin que vous puissiez vous concentrer sur vos tâches les plus importantes. Le processus de génération peut être automatisé si vous avez le modèle et les données dynamiques prêts. Le modèle peut être un fichier Word ou HTML, ou tout autre format pris en charge. Les données peuvent être une feuille de calcul, CSV, JSON, XML ou une liste de données.
Comment générer des factures dynamiques ?
Voyons ici un exemple où vous pouvez créer une facture dynamique dans Zapier où le modèle est au format Word et les données sont en JSON. Le JSON vous permet de créer des données complexes dans un format structuré.
Examinons l’exemple de modèle suivant
Ajouter un déclencheur pour démarrer le Zap
Zapier a plusieurs déclencheurs disponibles pour démarrer un Zap. Vous pouvez choisir le déclencheur préféré en fonction de l’endroit où vous stockez vos fichiers sources. Dans l’exemple, nous utilisons le déclencheur Dropbox. Ajoutez un déclencheur Nouveau fichier dans Dropbox pour Dropbox afin de déclencher le Zap.
Ajout d’actions de téléchargement depuis Dropbox pour les modèles et les données
Pour transmettre le modèle et les données à l’action Generate Document, nous devons télécharger le modèle et les données associées depuis la source. Puisque nous utilisons Dropbox ici, nous utilisons l’action Download from Dropbox.
Ajouter l’action Générer un document de PDF4me
Une fois les fichiers téléchargés, nous devons les transmettre à l’action Generate Document. Dans l’action, configurez le nom du fichier modèle et le nom du fichier de données. Sélectionnez également le type de données. PDF4me permet 2 types de données dans le type de rendu Mustache - XML et JSON. Nous utilisons JSON dans l’exemple actuel.
Pour le modèle type ci-dessus, les données types ressembleraient à ce qui suit :
{
"Documents" : [
{
"header" : {
"docType" : "Copie originale"
},
"corps" : {
"Colonne1" : "Quantité",
"Column2" : "Description",
"Colonne3" : "Prix unitaire",
"Column4" : "Total",
"Facture" : {
"nombre" : 14957,
"date" : "25-02-2022",
"Instructions" : "Instruction Invoice 1",
"subTotal" : 200150,
"taxe" : "18%",
"dueDate" : "25-03-2022",
"expédition" : "200"
},
"Biller" : {
"phone" : "989797",
"fax" : "998463",
"email" : "[email protected]",
"web" : "www.doc1.com",
"adresse" : {
"entreprise" : "Organisation 1",
"Rue" : "Rue 1",
"Ville" : "Ville 1",
"zip" : "123456"
}
},
"Récepteur" : {
"nom" : "Recette 1",
"adresse" : {
"rue" : "testveien 3",
"Ville" : "Ville 1",
"zipcode" : "0555",
"Pays" : "Pays 1"
}
},
"Produit" : [
{
"quantité" : 1,
"description" : "item 1",
"unitPrice" : 45,
"totalPrice" : 867
},
{
"quantité" : 2,
"description" : "élément 2",
"unitPrice" : 123,
"totalPrice" : 3464
},
{
"quantité" : 3,
"description" : "item 3",
"unitPrice" : 323,
"totalPrice" : 6564
}
]
},
"pied de page" : {
"phone" : "phone123",
"fax" : "fax123",
"email" : "[email protected]",
"web" : "www.123.com"
}
}
]
}
Configurez les paramètres en conséquence dans l’action PDF4me Generate Document.
Notez que vous devrez spécifier les champs de fusion dans l’en-tête, le corps et le pied de page séparément avec des boucles. Spécifiez toujours le contenu à l’intérieur du corps du document comme “body”.
Ajouter une action de téléchargement vers Dropbox avec un contrôle de boucle
Lorsque les documents sont générés dynamiquement, il y aura plusieurs fichiers de sortie. Pour chaque fichier, le Zap doit enregistrer le fichier à l’emplacement souhaité. Nous utilisons l’action de contrôle For Each pour gérer les cas où plusieurs fichiers de sortie sont attendus.
Ajoutez l’action Dropbox suivante dans la boucle.
Vous pouvez donc configurer les champs suivants dans l’action Loop et vous assurer que l’action Upload to Dropbox se trouve à l’intérieur du looper.
La facture dynamique générée se présente comme suit.
Vous pouvez également ajouter un code QR ou un code-barres pour rendre votre facture lisible par machine en utilisant également l’action Ajouter un code-barres.
Avec un PDF4me Abonnement développeur, vous pouvez créer des flux de travail qui peuvent automatiser la génération en masse de documents avec des données dynamiques avec un minimum de main-d’œuvre et à faible coût. L’abonnement garantit que votre automatisation ne s’arrête jamais en raison d’une pénurie du nombre d’appels API.
