Combinar la lista de datos de SharePoint con los documentos PDF
La fusión de correos es ahora un término “asqueroso” utilizado en la era de la documentación digital y en la industria de la automatización del trabajo relacionada. Se trata de una función que puede aliviar el esfuerzo de procesar grandes cantidades de datos repetidos en cientos de documentos, pero con cambios muy pequeños en ciertos datos, lo que finalmente resulta en una plantilla de documento personalizada. Pongámoslo en términos sencillos: quieres enviar invitaciones a muchas personas, pero es necesario que dirijas su nombre en cada una de las invitaciones que prepares. Bueno, si se trata de una época postal, no tienes más remedio que limitar el número de invitados y empezar a escribirlo en cada una de las invitaciones o contratar a más escritores. En el mundo digital, tenemos muchas opciones para simplificar esta agotadora actividad con herramientas como SharePoint, PDF4me y Power automate.
Llevemos ahora nuestra imaginación a un nivel mayor con una situación actual en el trabajo. Es casi imposible gestionar y colaborar con el trabajo, los recursos y los materiales sin una herramienta interna adecuada de apoyo. SharePoint es una de esas “humildes” plataformas de Microsoft, muy utilizada por las empresas para integrar y almacenar documentos. Sus principales características son los “sitios” y las “listas”. Las listas de SharePoint pueden utilizarse cómodamente para contener múltiples combinaciones de registros y datos.
PDF4me es una herramienta que se puede utilizar para crear, editar, escanear y procesar cualquier tipo de documentos. En este blog, proporcionamos una imagen de cómo hacer la fusión de correo desde SharePoint utilizando PDF4me y una plantilla de documento incompleta preexistente y le ayudamos a crear una plantilla de documento reutilizable personalizada. Puede aplicar esta automatización para crear documentos como propuestas, cartas de contrato, RFP, etc.
La plantilla preexistente es ese documento incompleto o un formulario que ha rellenado los campos con un conjunto predominante de datos comunes, y está a la espera de los datos dinámicos de la lista de SharePoint. La plantilla estaría completa cuando los campos o espacios restantes sin rellenar se rellenan con los datos variables convirtiéndola en una salida particular. Esto se almacena en una carpeta o un sitio en el SharePoint para su uso posterior.
En este artículo, trataré de explicar una automatización simple, en la que un formulario particular (plantilla) es llenado por el sistema automáticamente, como y cuando un detalle del cliente se introduce en la lista de SharePoint. La salida sería un formulario completo, combinado con los datos de los clientes recién llegados y los datos pre-introducidos disponibles en la plantilla (Aquí por el momento, estamos utilizando un documento en blanco para la simplicidad). Antes de empezar, tenemos que tener en cuenta tres entidades de mail-merge aquí;
Lista de SharePoint con un activador de entrada de datos de clientes
Una plantilla preexistente con datos genéricos en forma de archivo doc o pdf
Una ubicación de almacenamiento en SharePoint para guardar la plantilla de salida/completada
El escenario a realizar: es generar informes o rellenar formularios cuando se añade un nuevo elemento a la lista de SharePoint con las acciones de ‘PDF4me Mail merge’. La recopilación de datos de SharePoint se puede utilizar para crear documentos (Word y PDF) con las características de PDF4me Mail Merge. Por último, estos documentos pueden ser almacenados a su destino o compartir este documento a través de correos electrónicos. Consideremos, aquí, el desarrollo del flujo de trabajo, con la salida final que se almacena en una ubicación particular.
Figura Inicio-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: Cómo crear el flujo_.
Comenzamos con la pantalla de la lista de SharePoint de la empresa, donde tenemos la entrada de datos del cliente. Seguimos creando un flujo de trabajo. Si puede ver en la captura de pantalla, seleccionamos la opción “crear un flujo de trabajo” desde la pestaña power automate.
Ya tenemos una plantilla parcialmente rellenada o un formulario disponible. Seleccionamos una plantilla o formulario así. Cuando se crea, se pueden precompletar más datos o crear plantillas más grandes según las necesidades. Aquí estamos usando una simple plantilla en blanco para ilustrar.
Estos datos del cliente recogidos se fusionarán con los documentos de la plantilla para generar un documento de salida para cada elemento de la lista.
Figura Salida-PDF4me-MailMerge-de-Lista-de-Puntos-Compartidos: Salida de documentos generados_.
El proceso completo de automatización sólo requiere siete pasos, para crear y almacenar documentos de esta manera. El proceso de automatización para este caso concreto puede explicarse de forma pictórica como se muestra a continuación, destacando los siete pasos.
Figura Power Automate - Flujo de trabajo de Mail Merge con cadena de datos (Lista de Documentos) con SharePoint_.
Paso 1: Ejecución de la activación
Power Automate tiene diferentes tipos de disparadores para iniciar su flujo de trabajo. También se puede programar para que se ejecute en intervalos regulares de tiempo. En este escenario particular, activamos un flujo de trabajo cuando se crea un elemento en la lista de SharePoint.
Puede introducir datos para la Dirección del sitio como su URL de SharePoint. Para el nombre de la lista, puede proporcionar el nombre de la lista de recopilación de datos según la dirección de su sitio.
**Paso 2: Seleccionar el contenido del archivo de la plantilla utilizando la ruta de SharePoint
Este paso consiste en seleccionar un archivo de plantilla de documento que se utilizará para fusionar con los datos dinámicos de la lista de SharePoint.
Puede guardar sus plantillas en cualquier lugar que desee. Para este caso de uso hemos elegido una ubicación de SharePoint. Puede introducir la dirección del sitio como ‘URL de SharePoint’. Seleccione la ruta del archivo de la lista de directorios de archivos en su sitio de SharePoint, junto con el tipo de plantilla que utilizaría para fusionar.
Paso 3: Extraer elementos de la lista de SharePoint
Este paso consiste en extraer elementos de datos de la lista de SharePoint. Estos elementos de la lista se transforman posteriormente en un tipo de matriz JSON y se utilizan como entrada para la acción PDF4me Mail Merge.
Facilite los datos en todos los campos que se describen a continuación;
Dirección del sitio - Su URL de SharePoint
Nombre de la lista - Colección de datos Nombre de la lista, listada en base a su sitio Dirección
Limitar entradas a la carpeta - NA, puede ignorar esto para este caso de uso particular.
Incluir elementos anidados - NA, puede ignorar este campo también para este caso.
Consulta de filtro - Puede especificar consultas de filtro, para filtrar elementos durante la búsqueda.
Ordenar por: especifique el orden en que se extraen los elementos de la lista.
Recuento superior - Número total de elementos de la lista, a recuperar.
Limitar columnas por vista - NA, Ignore este campo para este caso de uso.
Paso 4: Inicializar la variable de cadena para preparar la cadena de datos
En este paso declaramos variables de cadena para crear Datastring que es una entrada para la combinación de correspondencia.
Paso 5: Aplicar a cada uno - Recorrer la lista de elementos y preparar la cadena de datos necesaria
Uno de los parámetros para la acción de combinación de correspondencia con cadena de datos es “Cadena de datos”. Esta variable puede utilizarse para recorrer la lista de datos y formar la cadena de datos deseada, como se indica a continuación.
Ejemplo de estructura JSON (List Array):
[
["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]
Este paso consiste en recorrer los elementos de la lista de SharePoint y preparar el parámetro final “Cadena de datos” para la combinación de correspondencia. Como resultado de este paso, la cadena concatenada se asigna a la variable declarada en el Paso 4.
**Paso 6: PDF4me - Combinación de correspondencia con cadena de datos (lista de documentos)
En este paso, los documentos se generan con los múltiples valores de datos de entrada de la lista de SharePoint. Cada uno de los elementos de la lista tendrá documentos generados.
Las entradas de campo se realizan como se explica a continuación.
El campo “Datos del archivo de plantilla” se rellena con el “Contenido del archivo de plantilla” del paso 2.
El “Nombre del archivo de la plantilla” tendrá el nombre de la plantilla con la extensión del archivo (Los formatos admitidos son .docx y .pdf)
El campo “Cadena de datos” contendrá valores de datos dinámicos para su concatenación con la plantilla. Veamos ahora cómo obtenemos el valor de la cadena concatenada para este campo. Para ello, asignamos los datos del archivo de la plantilla y preparamos la cadena de datos con la acción de fusión de correo de PDF4me. La cadena de datos se asigna con la función de cadena como se menciona a continuación.
concat(‘[[“Name”,”City”,”Zip”,”Country”]’,variables(‘DataListString’),‘]’)
La “DataListString” en la función mostrada es una variable que contiene elementos de la lista en un formato preparado.
**Paso 7: Guardar los documentos de salida en una ubicación de SharePoint
En este paso guardamos los documentos generados en un destino preferido. Puedes guardar los archivos en cualquier espacio de los proveedores de almacenamiento asociados a power Automate. En este caso de uso, lo guardamos en el propio SharePoint.
Damos los siguientes detalles como entradas de campo, como se explica a continuación.
La “Dirección del Sitio” - Su URL de SharePoint
La “Ruta de la carpeta” - Seleccione la ruta de la carpeta donde se guardarán los documentos de salida.
El “Nombre del archivo” - Seleccione el nombre del archivo del resultado de la acción PDF4me.
El “Contenido del archivo” - Seleccione el contenido del archivo del resultado de la acción PDF4me.
De esta manera, puede utilizar la función de combinación de correspondencia, para automatizar su flujo de trabajo diario que requiere la personalización con una plantilla, en siete pasos. Puede hacer un flujo de trabajo mágico, sustituyendo todos sus esfuerzos, editando el mismo documento cada vez, sólo para reemplazar campos como el nombre, la dirección o el ID de correo electrónico y volver a crear una copia para un destinatario en particular. De este modo, puede mejorar enormemente la productividad y el rendimiento de la organización.
