Alles, was Sie über PDF4me Mail Merge Automation wissen müssen

Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) macht Unternehmen heutzutage profitabler, da viele manuelle Routineprozesse wegfallen. Es fördert auch die Kundenzufriedenheit, da es Prozesse schneller und sicherer machen könnte. Auch PDF4me trägt dazu bei, viele dokumentenbezogene Prozesse für seine Kunden zu automatisieren. Eine der wichtigsten Automatisierungsfunktionen von PDF4me ist die Seriendruck-Automatisierung und der größte Vorteil gegenüber vielen anderen ist die Sicherheit. PDF4me verarbeitet alle Ihre sensiblen Daten und Dokumentvorlagen über den sicheren Cloud-Speicher und entfernt die verarbeiteten Dateien automatisch in regelmäßigen Abständen als Teil unserer Datenaufbewahrungsrichtlinie.

Serienbrief-Automatisierung

Das Zusammenführen Ihrer Word-Vorlage mit dynamischen Daten aus verschiedenen Quellen wie Excel, Json, SharePoint, CRM, SAP und vielen mehr ist jetzt mit der PDF4me-Serienbriefautomatisierung vollständig automatisiert. Diese Automatisierungsfunktion ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente auf einmal zu erstellen und sie zur weiteren Freigabe zu versenden oder sie sogar an verschiedenen Speicherorten zu speichern. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, dies mit Zapier-Verbindungen, Microsoft Power Automate/ PowerApps und PDF4me Rest API zu erreichen.

Wählen Sie das richtige Werkzeug für die richtige Aktion

Wir haben aus verschiedenen Anwendungsfällen gelernt und vier verschiedene Seriendruck-Aktionen entwickelt, nur um sicherzustellen, dass die Automatisierung aus Sicht des Endbenutzers so einfach und leicht verständlich ist. Alle diese Aktionen sind in Zapier-Verbindungen und Power Automate/PowerApps verfügbar.

Mail Merge mit Datendatei (Liste der Dokumente)
Diese Aktion kann mehrere Dokumente auf einmal erzeugen, indem sie Daten nur als Dateiformat akzeptiert. Die unterstützten Dateiformate sind ab sofort die Typen .xlsx und .json. Die Beispiel-Excel-Struktur und die JSON-Struktur sind in den folgenden Bildern dargestellt.

Mail Merge mit Datendatei (Single Doc)
Diese Aktion kann ein einzelnes Dokument auf einmal erzeugen, indem sie nur Daten als Dateiformat akzeptiert. Die unterstützten Dateiformate sind ab sofort die Typen .xlsx und .json.

Mail Merge mit Datenstring (Liste der Dokumente)
Diese Aktion erzeugt mehrere Dokumente als Ausgabe und akzeptiert Daten als String. Dies ist eine offene Option für Benutzer, die Daten aus einer beliebigen Quelle bringen und eine JSON-Struktur vorbereiten können, wie unten im Abschnitt “Beispiele” angegeben.

Seriendruck mit Datenstring (einzelnes Dokument)
Diese Aktion erzeugt ein einzelnes Dokument als Ausgabe und akzeptiert die Daten als String. Dies ist eine offene Option für Benutzer, die Daten aus einer beliebigen Quelle bringen und eine JSON-Struktur vorbereiten können, wie unten im Abschnitt “Beispiele” angegeben.

Beispielhafte Datenstrukturen

Beispiel einer JSON-Struktur (Listen-Array):

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]

Wie funktioniert das?

Alles, was Sie tun müssen, ist, die Inhalte Ihrer Datendateien und Vorlagendateien aus verschiedenen Apps über Ihre Zapier- oder Power Automate-Konnektoren zuzuordnen.

Diese Aktion liest Ihre Datendatei und führt den Seriendruck entsprechend Ihrer Word/PDF-Vorlage durch. Sie erzeugt mehrere Dokumentausgaben in einem einzigen Aufruf. Außerdem erzeugt sie das Word-Ausgabeformat für Word-Vorlagen und die PDF-Datei-Ausgabe für PDF-Vorlagen. Wenn Sie eine PDF-Datei für die Word-Vorlage erzeugen möchten, können Sie die Aktion “In PDF konvertieren” neben dieser Seriendruck-Aktion hinzufügen.

Wie funktioniert die API-Kalkulation für die Automatisierung?

Alle Aktionen, bei denen mehrere Dokumente erzeugt werden, sind auf jeweils 10 Dokumente begrenzt, um eine hohe Arbeitslast zu vermeiden, die aufgrund verschiedener Netzwerkbeschränkungen zeitweise zu keiner Ausgabe führen könnte.

Alle diese Aktionen werden als 1 API-Kosten pro Aufruf berechnet. Unabhängig davon, wie viele Dokumente dabei erzeugt werden, werden sie einfach als 1 API-Kosten pro Aktion berücksichtigt.

Wie erstellt man ein Seriendruckfeld in einem Word-Dokument?

Sie können ein Seriendruckfeld genau wie oben erstellen, indem Sie in das Menü von Mailing navigieren und die Option Seriendruckfeld einfügen auswählen.

Starten Sie jetzt mit der Automatisierung Ihrer Seriendruckaufträge!