Geração dinâmica de documentos usando dados do Excel

A geração dinâmica de documentos é o processo de criação automática de um lote de documentos que são personalizados com dados dinâmicos de uma fonte. Por exemplo, uma carta pode ser personalizada para se dirigir a cada destinatário pelo nome. A criação de documentos com dados dinâmicos exigiria uma fonte de dados, como uma lista, planilha eletrônica ou banco de dados, JSON ou matrizes. Os campos de fusão são caracteres de preenchimento em modelos predefinidos que são posteriormente substituídos usando dados de uma das fontes de dados mencionadas acima ou de qualquer outra fonte de dados suportada.

PDF4me tem poderosos conectores que podem ajudá-lo a gerar um grande número de documentos com conteúdo dinâmico. Esta automatização de documentos pode ser conseguida através de simples integrações com ferramentas eléctricas da Microsoft, como o Power Automate. Como Power-user, você pode integrar os recursos PDF4me Connect para manipular e gerenciar seus documentos de negócios. Os conectores suportam fontes de dados como .xlsx, JSON, listas de dados Sharepoint ou arrays para preencher dados em modelos.

As planilhas do Microsoft Excel são uma das fontes de dados mais utilizadas para a criação dinâmica de documentos. As planilhas do Excel são a ferramenta mais escolhida para organizar dados dinâmicos, pois são fáceis de usar e dão grande controle sobre os dados. Vejamos alguns cenários onde software dinâmico de geração de documentos pode ser altamente eficaz na simplificação da geração de documentos em massa.

• Negócios - Mails promocionais, criação de facturas, relatórios, cotações, emails, envelopes, etc.
• Banca & Finanças - Geração de extractos, e-mails personalizados, recibos, etc.
• Cuidados de saúde - Geração de relatórios, seguros, etc.
• Académicos - Geração de relatórios académicos, certificados, relatórios de notas, etc.

De certa forma, a geração dinâmica de documentos e a fusão de correio são utilizadas em quase todas as áreas de trabalho e negócios em que os documentos estão envolvidos.

Como gerar documentos de forma dinâmica usando planilhas Excel?

Vamos olhar para um caso de uso onde queremos usar gerar um grande número de documentos usando dados de uma planilha de Excel e armazená-los no armazenamento em nuvem com PDF4me Connect e Power Automate.

Há quatro acções PDF4me disponíveis para criar documentos dinâmicos em Power Automate -

• Mail Merge with Data File (Lista de Docs)
• Mail Merge with Data File (Único documento)
• Mail Merge with Data String (Lista de Docs)
• Mail Merge with Data String (Single Doc)

Como estamos usando uma planilha de Excel, estaremos usando ações com Arquivo de Dados como a fonte de dados.

Como é que funciona?

Tudo o que você precisa fazer é mapear o conteúdo do seu arquivo Data e o conteúdo do arquivo Template usando a ação PDF4me no Power Automate.

A ação acima lê seu arquivo Excel e realiza a substituição dos campos de fusão de acordo com seu modelo Word/PDF. Ele pode produzir um grande número de documentos em uma única chamada. Com base na entrada, ele produz um formato de saída do Word para os modelos do Microsoft Word e de saída do arquivo PDF para os modelos PDF.

Vamos dar um exemplo onde você quer ** gerar documentos personalizados para todos os funcionários de sua empresa**. Um exemplo de excel seria parecido com este.

O seu modelo de amostra deve ter os seguintes campos de fusão para mapear a fonte de dados que é a sua planilha de Excel.

Após ter mapeado corretamente o conteúdo do arquivo de dados e os dados do arquivo modelo, você deve ser capaz de obter uma saída como mostrado abaixo.