Unire un elenco di dati SharePoint con documenti PDF

Il termine Mail-merge è ormai un termine “forte” utilizzato nell’era della documentazione digitale e nel relativo settore dell’automazione del lavoro. Si tratta di una funzione che può alleggerire lo sforzo di elaborare enormi quantità di dati ripetuti in centinaia di documenti, ma con modifiche minime in alcuni dati, ottenendo alla fine un modello di documento personalizzato. Mettiamola così: volete inviare inviti a molte persone, ma è necessario che in ogni invito che preparate ci sia il loro nome. Se si tratta di un’epoca postale, non c’è altra scelta che limitare il numero di invitati e iniziare a scriverlo su ogni invito o assumere altri scrittori. Nel mondo digitale, abbiamo molte opzioni per semplificare questa faticosa attività con strumenti come SharePoint, PDF4me e Power automate.

Spostiamo ora la nostra immaginazione a un livello più alto con una situazione attuale sul lavoro. È quasi impossibile gestire e collaborare con il lavoro, le risorse e i materiali senza un adeguato strumento interno di supporto. SharePoint è una di queste “umili” piattaforme di Microsoft, ampiamente utilizzate dalle aziende per integrare e archiviare i documenti. Le sue caratteristiche principali sono i “siti” e le “liste”. Le liste di SharePoint possono essere comodamente utilizzate per contenere diverse combinazioni di record e dati.

PDF4me è uno strumento che può essere utilizzato per creare, modificare, digitalizzare ed elaborare qualsiasi tipo di documento. In questo blog, forniamo un’immagine di come effettuare la fusione di posta da SharePoint utilizzando PDF4me e un modello di documento incompleto preesistente e vi aiutiamo a creare un modello di documento riutilizzabile personalizzato. Potete applicare questa automazione per creare documenti come proposte, lettere di contratto, RFP e altro ancora.

Il modello preesistente è un documento o un modulo incompleto che ha riempito i campi con un insieme prevalente di dati comuni ed è in attesa di dati dinamici dall’elenco SharePoint. Il modello sarà completo quando i campi o gli spazi rimanenti non riempiti saranno popolati con i dati che variano, rendendolo un output particolare. Questo viene memorizzato in una cartella o in un sito di SharePoint per un ulteriore utilizzo.

In questo articolo cercherò di spiegare una semplice automazione, in cui un particolare modulo (modello) viene compilato automaticamente dal sistema, quando i dati di un cliente vengono inseriti nell’elenco di SharePoint. L’output sarà un modulo completo, combinato con i dati del cliente appena arrivato e con i dati preinseriti disponibili nel modello (qui per il momento usiamo un documento vuoto per semplicità). Prima di iniziare, dobbiamo tenere a mente tre entità del mail-merge;

• Elenco SharePoint con un trigger per l’inserimento dei dati dei clienti

• Un modello preesistente con dati generici, sotto forma di file doc o pdf.

• Un percorso di archiviazione in SharePoint per salvare il modello di output/completato

Lo scenario in fase di realizzazione: generare report o compilare moduli quando un nuovo elemento viene aggiunto all’elenco SharePoint con le azioni di ‘PDF4me Mail merge’. La raccolta dei dati di SharePoint può essere utilizzata per creare documenti (Word e PDF) con le funzionalità di PDF4me Mail Merge. Infine, questi documenti possono essere archiviati nella propria destinazione o condivisi tramite e-mail. Consideriamo, in questo caso, lo sviluppo del flusso di lavoro, con l’output finale archiviato in una particolare posizione.

Figura Avvio-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: Come creare il flusso_.

Iniziamo con la schermata dell’elenco SharePoint dell’azienda, dove avviene l’inserimento dei dati dei clienti. Procediamo quindi con la creazione di un flusso di lavoro. Come si può vedere nella schermata, selezioniamo l’opzione “crea un flusso di lavoro” dalla scheda power automate.

Abbiamo già a disposizione un modello o un modulo parzialmente compilato. Selezioniamo un modello o un modulo come questo. Quando si crea, si possono precompilare altri dati o creare modelli più grandi, a seconda delle proprie esigenze. Qui stiamo usando un semplice modello vuoto a scopo illustrativo.

I dati del cliente raccolti saranno uniti ai documenti modello per generare un documento di output per ogni voce dell’elenco.

Figura Output-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List: Output dei documenti generati_.

L’intero processo di automazione richiede solo sette passaggi per creare e archiviare i documenti in questo modo. Il processo di automazione per questo caso particolare può essere spiegato in modo illustrato come segue, evidenziando i sette passaggi.

Figura Power Automate - Flusso di lavoro Mail Merge con stringa di dati (elenco di documenti) con SharePoint_.

Fase 1: esecuzione del trigger

Power Automate dispone di diversi tipi di trigger per avviare il flusso di lavoro. Può anche essere programmato per essere eseguito a intervalli di tempo regolari. In questo scenario particolare, attiviamo un flusso di lavoro quando viene creato un elemento nell’elenco SharePoint.

È possibile inserire i dati per l’indirizzo del sito come URL di SharePoint. Per il nome dell’elenco, è possibile fornire il nome dell’elenco di raccolta dati in base all’indirizzo del sito.

Fase 2: Selezionare il contenuto del file modello utilizzando il percorso di SharePoint

Questo passo consiste nel selezionare un file modello di documento da utilizzare per l’unione con i dati dinamici dell’elenco SharePoint.

È possibile salvare i modelli ovunque si desideri. Per questo caso d’uso abbiamo scelto una posizione SharePoint. È possibile inserire l’indirizzo del sito come ‘URL SharePoint’. Selezionate il percorso del file dall’elenco delle directory del vostro sito SharePoint, insieme al tipo di modello da utilizzare per l’unione.

Fase 3: Estrarre gli elementi dall’elenco SharePoint

Questa fase consiste nell’estrarre gli elementi di dati dall’elenco SharePoint. Questi elementi dell’elenco vengono successivamente trasformati in array JSON e utilizzati come input per l’azione PDF4me Mail Merge.

Fornite i dettagli in tutti i campi come descritto di seguito;

• Indirizzo del sito - L’URL di SharePoint

• Nome elenco - Nome dell’elenco di raccolta dati, elencato in base al vostro sito Indirizzo

• Limita voci alla cartella - NA, si può ignorare per questo particolare caso d’uso.

• Includi elementi annidati - NA, è possibile ignorare anche questo campo per questo caso.

• Query di filtro - È possibile specificare query di filtro per filtrare gli elementi durante la ricerca.

• Ordina per - Specifica l’ordine in cui gli elementi vengono estratti dall’elenco.

• Top Count - Numero totale di elementi dell’elenco da recuperare.

• Limita colonne per vista - NA, Ignorare questo campo per questo caso d’uso.

Passo 4: inizializzare la variabile stringa per preparare DataString

In questo passaggio si dichiarano le variabili stringa per creare Datastring che è un input per la fusione di posta.

Fase 5: Applicare a ciascuno - Eseguire il loop dell’elenco di elementi e preparare la stringa di dati richiesta
Uno dei parametri di Mail merge con azione Stringa dati è “Stringa dati”. Questa variabile può essere utilizzata per scorrere l’elenco dei dati e formare la stringa di dati desiderata, come indicato di seguito.
Esempio di struttura JSON (array di elenchi):

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"].
]

Questo passaggio serve a scorrere gli elementi dell’elenco SharePoint e a preparare il parametro finale “Stringa di dati” per la fusione di posta. Il risultato di questo passaggio, la stringa concatenata, viene assegnata alla variabile dichiarata nel passaggio 4.

Passo 6: PDF4me - Mail Merge con stringa di dati (elenco di documenti)

In questa fase, i documenti vengono generati con i valori di input multipli dell’elenco SharePoint. Per ogni elemento dell’elenco vengono generati dei documenti.

L’inserimento dei campi avviene come spiegato di seguito.

Il campo “Dati del file modello” viene riempito con il “Contenuto del file modello” del passaggio 2.

Il “Nome file modello” avrà il nome del modello con l’estensione del file (i formati supportati sono .docx e .pdf).

Il campo “Data String” conterrà i valori dei dati dinamici da unire al modello. Vediamo ora come ottenere il valore della stringa concatenata per questo campo. A tale scopo, mappiamo i dati del file del modello e prepariamo la stringa di dati con l’azione di unione della posta di PDF4me. La stringa di dati viene assegnata con la funzione stringa come indicato di seguito.

``concat(‘[[“Nome”, “Città”, “CAP”, “Paese”]’,variables(‘DataListString’),‘]’)```

La “DataListString” nella funzione mostrata è una variabile che contiene gli elementi dell’elenco in un formato preparato.

Fase 7: Salvataggio dei documenti di output nella posizione SharePoint

In questa fase salviamo i documenti generati in una destinazione preferita. È possibile salvare i file in qualsiasi spazio di archiviazione associato a Power Automate. In questo caso d’uso, li salviamo in SharePoint stesso.

I seguenti dettagli vengono forniti come voci di campo, come spiegato di seguito.

L’“indirizzo del sito”: l’URL di SharePoint
Percorso cartella": selezionare il percorso della cartella in cui salvare i documenti di output.
Nome file": selezionare il nome del file dal risultato dell’azione PDF4me.
Contenuto del file": selezionare il contenuto del file dal risultato dell’azione PDF4me.

In questo modo, è possibile utilizzare la funzione di fusione della posta per automatizzare il flusso di lavoro quotidiano che richiede la personalizzazione di un modello in sette passaggi. È possibile creare un flusso di lavoro magico, sostituendo tutti i vostri sforzi, modificando ogni volta lo stesso documento, solo per sostituire campi come il nome, l’indirizzo o l’id di posta elettronica e ricreare una copia per un particolare destinatario. In questo modo, potrete migliorare enormemente la produttività e le prestazioni dell’organizzazione.