Come dividere un PDF con Microsoft Power Automate?

Poiché il mondo si sta muovendo verso un sistema di documentazione senza carta, l’uso di documenti digitali sta registrando una crescita esponenziale. Le persone di tutte le fasce demografiche si stanno rendendo conto dell’esistenza e dell’importanza dell’uso dei documenti digitali. Parallelamente, si assiste a un aumento dell’automazione dei documenti online.

Le applicazioni di automazione come Power Automate, Zapier, ecc. sono sempre più utilizzate e rilevanti nel mondo digitale. Per coloro che utilizzano spesso i documenti digitali, è importante comprendere ed esplorare queste possibilità nella tecnologia dei documenti. Con una suite di gestione documentale altamente attrezzata e un’applicazione di automazione flessibile, è possibile risparmiare tempo prezioso per attività più importanti.

PDF4me è una piattaforma di gestione dei documenti che ha introdotto potenti connettori in Power Automate - precedentemente Microsoft Flow - per consentire agli utenti di ottenere i migliori risultati nell’automazione dei documenti. Vediamo come questo è possibile provando a dividere un PDF con Microsoft Power Automate.

Dividere i PDF con i connettori PDF4me

La creazione di un flusso in Power Automate richiede almeno due componenti correttamente configurati. Un Innesco e un’Azione. L’innesco è ciò che segna l’inizio di un flusso. Può essere qualsiasi cosa, come una richiesta HTTP o la creazione di un documento in un archivio cloud come Dropbox o Onedrive. In questo caso, ci limitiamo ad analizzare il processo di automatizzazione della divisione di un documento PDF da Onedrive.

L’azione di divisione del PDF viene eseguita dal connettore PDF4me Split PDF. In questo caso, scegliamo di dividere il documento in ogni singola pagina e di creare un PDF da ogni pagina. Il connettore offre diverse modalità di divisione del documento.

Split After Page - L’azione consente di dividere un PDF dopo una pagina specifica.

Divisione ricorrente dopo la pagina - Le pagine vengono divise in modo ricorrente a un intervallo specifico indicato dall’utente. Ad esempio, se si fornisce un valore di 2 per Valore azione di divisione, l’azione dividerà il PDF dopo ogni seconda pagina. In questo modo verranno creati PDF più piccoli con 2 pagine ciascuno dal PDF di origine.

Analizziamo uno scenario in cui un utente desidera creare un PDF da ogni pagina del suo file PDF.

Costruzione del flusso PDF diviso

Per iniziare la costruzione del flusso, è necessario definire il trigger.

• A tale scopo, utilizziamo un trigger di richiesta HTTP per One Drive Web per avviare il processo di trasferimento dei dati. Ogni volta che il trigger rileva un nuovo PDF, invia una richiesta HTTP. È possibile utilizzare anche altri possibili trigger adatti allo scopo, ad esempio un pianificatore per attivare un’azione ogni volta che viene creato un file nell’archivio.

• Ora dobbiamo accedere al documento. Si imposta un’azione Onedrive per recuperare i metadati del file e si configura la cartella in cui il documento sarà disponibile in Onedrive.

• Ora che sappiamo di avere tutti i metadati del file, dobbiamo ottenere il contenuto del file per iniziare a elaborarlo. Creiamo una seconda azione Onedrive per ottenere il contenuto del file.

• Ora che abbiamo impostato tutti i prerequisiti per iniziare a elaborare il file, è il momento di mettere in azione il connettore PDF4me. Il connettore Slit PDF prende il comando da qui. Ora dobbiamo passare tutti i dati del nostro PDF al connettore PDF4me Split. Per costruire il nostro flusso di esempio, utilizziamo l’opzione Split ricorrente dopo la pagina. Ricordarsi di fornire il valore dell’azione di divisione, nel nostro scenario 1 (uno).

• La catena di processi fino a questo momento fornirà un elenco di file di output. L’output del precedente passaggio Split PDF può ora essere utilizzato per eseguire ulteriori manipolazioni. In questo caso, vogliamo che i documenti generati vengano archiviati nella stessa cartella di OneDrive da cui è stato attivato l’evento.

Si può anche utilizzare un’espressione per creare un passo avanzato per un’azione particolare. Ad esempio, l’espressione seguente serve a impostare il percorso della cartella in cui devono essere memorizzati i file divisi.

``replace(triggerBody()?[‘filePath’],body(‘Get_file_metadata_using_path’)?[‘Name’],‘’)```

*È necessario selezionare l’output dal passaggio precedente, specificare il percorso della cartella, il nome del file e il contenuto del file anche nell’azione finale.

Risparmiate tempo con PDF4me - Automatizzazione dei modelli

Microsoft Power Automate consente anche di creare modelli dai flussi creati. Questo ci aiuterà a strutturare i nuovi flussi in base al modello o a riutilizzarli per creare flussi simili. In questo modo si risparmia molto tempo rispetto alla necessità di ricreare i flussi da zero.

PDF4me stesso dedica molto tempo alla comprensione delle esigenze degli utenti e crea i modelli di base più comunemente utilizzati. Questo rende la vita facile agli utenti avidi di Power Automate, che possono creare flussi di lavoro di documenti con alcuni semplici clic in pochi minuti.

Provate Split PDF at Each Page template di PDF4me.

Risparmiamo il bene più prezioso della nostra vita, il tempo, per le attività più importanti.