Hasilkan Faktur Dinamis menggunakan Integromat dan PDF4me

By Nishanth Asokan | Otomatisasi

Hasilkan Faktur Dinamis menggunakan Integromat dan PDF4me

Pembuatan dokumen dinamis adalah proses membuat kumpulan dokumen secara otomatis yang dipersonalisasi dengan data dinamis dari sumber. Misalnya, Faktur mungkin dipersonalisasi untuk alamat setiap penerima dengan nama. Membuat dokumen dengan data dinamis akan memerlukan sumber data, seperti daftar, spreadsheet, database, JSON, atau larik. Gabungkan bidang adalah tempat penampung dalam templat yang telah ditentukan sebelumnya yang kemudian diganti menggunakan data dari salah satu sumber data yang disebutkan di atas atau sumber data lain yang didukung.

Membuat faktur dengan data dinamis memerlukan penerapan teknik seperti gabungan surat atau menggunakan bidang gabungan. Salah satu metode pembuatan dokumen dinamis yang paling populer melibatkan penggunaan rendering kumis, yang jauh lebih mudah dalam mendesain template. Faktur kustom didasarkan pada templat dokumen yang dibuat menggunakan Word atau pembuat formulir lain yang harus menggabungkan kemampuan bidang. Di sini kita membahas penggunaan template yang dibuat menggunakan sintaks kumis - {{placeholder field}} - yang nantinya diganti dengan data dinamis.

PDF4me Generate Document action in Integromat memungkinkan Anda membuat skenario untuk menghasilkan dokumen dinamis dan mengotomatiskannya. Proses pembuatan dapat diotomatisasi jika Anda memiliki template dan data dinamis yang siap. Template dapat berupa file Word atau HTML, atau format lain yang didukung. Data dapat berupa Spreadsheet, CSV, JSON, XML, atau daftar data.

Membuat Faktur Dinamis

Membuat Faktur dengan Data Dinamis menggunakan Integromat memerlukan template dan data untuk disimpan di platform penyimpanan cloud. Setidaknya, template harus berada di penyimpanan cloud seperti Dropbox, tetapi data dapat diteruskan ke bidang data input secara langsung.

Mari kita lihat untuk membuat contoh invoice seperti di bawah ini menggunakan skenario Integromat.

Template kumis untuk faktur dinamis

Dalam kasus penggunaan kami, sampel berikut diharapkan tersedia di lokasi Dropbox.

Tambahkan arloji untuk pemicu file untuk memulai skenario

Buat modul Dropbox untuk melihat template tiba. Segera setelah file template baru tiba di folder, skenario dipicu.

Tonton aksi file untuk modul Dropbox

Tambahkan tindakan Unduh file Dropbox

Setelah file template terdeteksi di folder sumber, modul Dropbox dengan tindakan Unduh file akan meneruskan file dari penyimpanan ke tindakan PDF4me. Kita perlu menambahkan 2 tindakan Unduh file.

Satu untuk mengunduh Template.

Unduh tindakan file untuk modul Dropbox

Lain untuk Mengunduh data JSON

Unduh data JSON dari Dropbox

Tambahkan modul PDF4me untuk Menghasilkan Tindakan Dokumen

Selanjutnya dalam skenario, kita harus menambahkan modul PDF4me dengan Generate Document Action. Di sini, Anda perlu mengonfigurasi tipe Template, tipe Output, dan data Input. Data input dapat langsung dimasukkan ke dalam bidang atau dalam kasus kami, konfigurasikan untuk mendapatkan data dari file JSON.

PDF4me Menghasilkan modul Dokumen untuk Integromat

Data untuk bidang input akan terlihat seperti di bawah ini untuk template dalam kasus penggunaan:

{
    "Documents": [
        {
            "header": {
                "docType": "Original Copy"
            },
            "body": {
                "Column1": "Quantity",
                "Column2": "Description",
                "Column3": "Unit Price",
                "Column4": "Total",
                "Invoice": {
                    "number": 14957,
                    "date": "25-02-2022",
                    "instructions": "Instruction Invoice 1",
                    "subTotal": 200150,
                    "tax": "18%",
                    "dueDate": "25-03-2022",
                    "shipping": "200"
                },
                "Biller": {
                    "phone": "989797",
                    "fax": "998463",
                    "email": "[email protected]",
                    "web": "www.doc1.com",
                    "address": {
                        "company": "Organization 1",
                        "street": "Street 1",
                        "city": "City 1",
                        "zip": "123456"
                    }
                },
                "Recepient": {
                    "name": "recepeint 1",
                    "address": {
                        "street": "testveien 3 ",
                        "city": "City 1",
                        "zipcode": "0555",
                        "country": "Country 1"
                    }
                },
                "Product": [
                    {
                        "quantity": 1,
                        "description": "item 1",
                        "unitPrice": 45,
                        "totalPrice": 867
                    },
                    {
                        "quantity": 2,
                        "description": "item 2",
                        "unitPrice": 123,
                        "totalPrice": 3464
                    },
                    {
                        "quantity": 3,
                        "description": "item 3",
                        "unitPrice": 323,
                        "totalPrice": 6564
                    }
                ]
            },
            "footer": {
                "phone": "phone123",
                "fax": "fax123",
                "email": "[email protected]",
                "web": "www.123.com"
            }
        
        }
    ]
}

Tambahkan Iterator untuk menangani beberapa file keluaran

Seperti yang sudah jelas, tindakan PDF4me akan menghasilkan banyak file berdasarkan data. Untuk menangani ini kita memerlukan modul Integromat Iterator untuk menangani setiap file untuk tindakan selanjutnya.

Iterator kontrol aliran untuk file keluaran

Tambahkan modul Unggah Dropbox untuk menyimpan file keluaran

Buat modul Dropbox dengan tindakan Unggah file untuk menyimpan semua file ke folder yang diinginkan.

Unggah file tindakan untuk modul Dropbox

Output dari skenario kami akan terlihat mirip dengan dokumen di bawah ini.

Template gabungan terakhir

Dengan PDF4me Developer Subscription, Anda dapat membuat skenario di Integromat yang dapat mengotomatiskan pembuatan massal dokumen dengan data dinamis dengan biaya rendah. Langganan memastikan otomatisasi Anda tidak pernah berhenti karena kekurangan jumlah panggilan API.

Related Blog Posts