Mail-merge kini menjadi istilah yang lebih umum digunakan dalam era dokumentasi digital dan industri otomatisasi pekerjaan terkait. Ini adalah fitur yang dapat mengurangi upaya pemrosesan data berulang dalam jumlah besar di ratusan dokumen hanya dengan sedikit perubahan pada data tertentu, yang pada akhirnya menghasilkan templat dokumen yang disesuaikan. Sederhananya, Anda ingin mengirim undangan kepada banyak orang, tetapi Anda perlu mencantumkan nama mereka di setiap undangan yang Anda siapkan. Nah! Jika masih menggunakan pos, Anda dihadapkan pada pilihan sulit selain membatasi jumlah penerima undangan dan mulai menuliskannya di setiap undangan atau mempekerjakan lebih banyak penulis. Di dunia digital, kita memiliki banyak pilihan untuk menyederhanakan aktivitas yang melelahkan ini dengan alat-alat seperti SharePoint, PDF4me, dan Power Automate.
Mari kita tingkatkan imajinasi kita ke level yang lebih tinggi dengan situasi kerja saat ini. Hampir mustahil untuk mengelola dan berkolaborasi dalam pekerjaan, sumber daya, dan materi tanpa alat internal yang tepat untuk mendukungnya. SharePoint adalah salah satu platform 'sederhana' dari Microsoft yang banyak digunakan oleh perusahaan untuk mengintegrasikan dan menyimpan dokumen. Fitur utamanya adalah 'situs' dan 'daftar'. Daftar SharePoint dapat digunakan dengan mudah untuk menyimpan berbagai kombinasi catatan dan data.
PDF4me adalah alat yang dapat digunakan untuk membuat, mengedit, memindai, dan memproses semua jenis dokumen. Dalam blog ini, kami memberikan gambaran tentang cara melakukan penggabungan surat (mail merging) dari SharePoint menggunakan PDF4me dan templat dokumen yang belum lengkap, serta membantu Anda membuat templat dokumen yang dapat digunakan kembali dan disesuaikan. Anda dapat menerapkan otomatisasi ini untuk membuat dokumen seperti proposal, surat kontrak, RFP, dan banyak lagi.
Templat yang sudah ada sebelumnya adalah dokumen atau formulir yang belum lengkap, yang telah diisi dengan sejumlah data umum, dan sedang menunggu data dinamis dari daftar SharePoint. Templat akan lengkap ketika kolom atau ruang yang belum terisi diisi dengan data yang berbeda-beda sehingga menghasilkan keluaran tertentu. Ini disimpan dalam folder atau situs di SharePoint untuk penggunaan lebih lanjut.
Dalam tulisan ini, saya akan mencoba menjelaskan otomatisasi sederhana, di mana formulir (template) tertentu diisi oleh sistem secara otomatis, setiap kali detail pelanggan dimasukkan ke dalam daftar SharePoint. Hasilnya akan berupa formulir lengkap, yang dikombinasikan dengan data pelanggan yang baru masuk dan data yang sudah ada di template (Untuk sementara, kita menggunakan dokumen kosong demi kesederhanaan). Sebelum kita mulai, kita perlu mengingat tiga entitas dari mail-merge di sini;
- Daftar SharePoint dengan pemicu entri data pelanggan.
- Templat yang sudah ada sebelumnya dengan data umum dalam bentuk file doc atau pdf.
- Lokasi penyimpanan di SharePoint untuk menyimpan hasil/template yang telah selesai.
Skenario yang sedang direalisasikan adalah menghasilkan laporan atau mengisi formulir ketika item baru ditambahkan ke daftar SharePoint dengan tindakan 'PDF4me Mail Merge'. Koleksi data SharePoint dapat digunakan untuk membuat dokumen (Word dan PDF) dengan fitur PDF4me Mail Merge. Terakhir, dokumen-dokumen ini dapat disimpan ke tujuan Anda atau dibagikan melalui email. Mari kita pertimbangkan, di sini, pengembangan alur kerja, dengan hasil akhir disimpan di lokasi tertentu.
_Gambar Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: Cara membuat alur_.
Kita mulai dengan layar daftar SharePoint perusahaan, tempat data pelanggan dimasukkan. Selanjutnya kita membuat alur kerja. Seperti yang Anda lihat di tangkapan layar, kita memilih opsi 'buat alur kerja' dari tab Power Automate.
Kita sudah memiliki templat atau formulir yang sebagian sudah terisi. Kita pilih templat atau formulir seperti ini. Saat membuat, Anda dapat mengisi lebih banyak data atau membuat templat yang lebih besar sesuai kebutuhan. Di sini kita menggunakan templat kosong sederhana sebagai ilustrasi.
Data pelanggan yang dikumpulkan ini akan digabungkan dengan dokumen templat untuk menghasilkan dokumen keluaran untuk setiap item daftar.
_Gambar Output-PDF4me-MailMerge-dari-Daftar-SharePoint: Output dokumen yang dihasilkan_.
Seluruh proses otomatisasi hanya membutuhkan tujuh langkah, untuk membuat dan menyimpan dokumen dengan cara ini. Proses otomatisasi untuk kasus khusus ini dapat dijelaskan secara bergambar seperti yang ditunjukkan di bawah ini, dengan menyoroti tujuh langkah tersebut.
_Gambar Power Automate: Alur kerja Mail Merge dengan string data (Daftar Dokumen) dengan SharePoint_.
Langkah 1: Memicu Eksekusi
Power Automate memiliki berbagai jenis pemicu untuk memulai alur kerja Anda. Alur kerja ini juga dapat dijadwalkan untuk berjalan dalam interval waktu tertentu. Dalam skenario khusus ini, kita memicu alur kerja ketika sebuah item dibuat di Daftar SharePoint.
Anda dapat memasukkan data untuk alamat Situs sebagai URL SharePoint Anda. Untuk nama daftar, Anda dapat memberikan nama Daftar Koleksi Data sesuai dengan Alamat situs Anda.
Langkah 2: Pilih konten file templat menggunakan jalur SharePoint
Langkah ini adalah memilih file templat dokumen yang akan Anda gunakan untuk menggabungkan dengan data dinamis dalam daftar SharePoint.
Anda dapat menyimpan templat Anda di mana saja sesuai keinginan. Untuk kasus penggunaan ini, kami memilih lokasi SharePoint. Anda dapat memasukkan alamat situs sebagai 'URL SharePoint'. Pilih jalur file dari daftar direktori file di situs SharePoint Anda, beserta jenis templat yang akan Anda gunakan untuk menggabungkan.
Langkah 3: Ekstrak item dari Daftar SharePoint
Langkah ini bertujuan untuk mengambil item data dari Daftar SharePoint. Item daftar ini kemudian diubah menjadi tipe array JSON dan digunakan sebagai input untuk tindakan Mail Merge PDF4me.
Berikan detail lengkap pada semua kolom seperti yang dijelaskan di bawah ini;
- Alamat Situs: URL SharePoint Anda
- Nama Daftar: Nama daftar pengumpulan data, tercantum berdasarkan Alamat situs Anda
- Batasi Entri ke Folder: NA, Anda dapat mengabaikan ini untuk kasus penggunaan khusus ini.
- Sertakan Item Bersarang: NA, Anda juga dapat mengabaikan kolom ini dalam kasus ini.
- Kueri Filter: Anda dapat menentukan kueri filter untuk memfilter item saat melakukan pencarian.
- Urutkan berdasarkan: Tentukan urutan item yang akan diambil dari daftar.
- Jumlah Teratas: Jumlah total item daftar yang akan diambil.
- Batasi Kolom berdasarkan Tampilan: NA, Abaikan bidang ini untuk kasus penggunaan ini.
Langkah 4: Inisialisasi variabel string untuk mempersiapkan DataString
Pada langkah ini, kita mendeklarasikan variabel string untuk membuat Datastring yang merupakan input untuk penggabungan surat (mail merge).
Langkah 5: Terapkan ke setiap item: Lakukan perulangan melalui daftar item dan siapkan string data yang dibutuhkan. Salah satu parameter untuk Mail merge dengan Tindakan String Data adalah “String Data”. Variabel ini dapat digunakan untuk melakukan perulangan melalui daftar data untuk membentuk string data yang diinginkan seperti di bawah ini. Contoh Struktur JSON (Daftar Array):
[ ["NamaBidang1", "NamaBidang2", "NamaBidang3"], ["NilaiBidang1", "NilaiBidang2", "NilaiBidang3"], ["NilaiBidang4", "NilaiBidang5", "NilaiBidang6"] ]
Langkah ini adalah untuk mengulang item daftar SharePoint dan menyiapkan parameter "String data" akhir untuk penggabungan surat. Hasil dari langkah ini, string yang digabungkan, diberikan ke variabel yang dideklarasikan pada Langkah 4.
Langkah 6: PDF4me - Penggabungan Surat dengan String Data (Daftar Dokumen)
Pada langkah ini, dokumen dihasilkan dengan beberapa nilai data masukan dari daftar SharePoint. Setiap item dalam daftar akan memiliki dokumen yang dihasilkan.
Pengisian kolom dilakukan seperti yang dijelaskan di bawah ini.
Kolom "Data File Templat" diisi dengan "Konten file templat" dari Langkah 2.
Kolom "Nama File Templat" akan berisi nama templat beserta ekstensi file (Format yang didukung adalah .docx dan .pdf).
Kolom "Data String" akan menyimpan nilai data dinamis untuk digabungkan dengan templat. Sekarang mari kita lihat bagaimana kita mendapatkan nilai string gabungan untuk kolom ini. Untuk itu, kita memetakan data file templat dan menyiapkan string data dengan tindakan penggabungan surat PDF4me. String data tersebut diberi fungsi string seperti yang disebutkan di bawah ini.
concat('[[“Nama”,”Kota”,”Kode Pos”,”Negara”]',variabel('DataListString'),']')
"DataListString" dalam fungsi yang ditampilkan adalah variabel yang berisi item daftar dalam format yang telah disiapkan.
Langkah 7: Simpan dokumen hasil keluaran ke lokasi SharePoint
Pada langkah ini, kita menyimpan dokumen yang dihasilkan ke tujuan yang diinginkan. Anda dapat menyimpan file ke ruang penyimpanan mana pun yang terkait dengan Power Automate. Dalam contoh kasus ini, kita menyimpannya di SharePoint.
Kami memberikan detail berikut sebagai entri kolom, seperti yang dijelaskan di bawah ini.
'Alamat Situs' -- URL SharePoint Anda. 'Jalur Folder': Pilih jalur folder tempat dokumen keluaran Anda akan disimpan. 'Nama File': Pilih Nama File dari hasil Tindakan PDF4me. 'Konten File': Pilih Konten File dari hasil tindakan PDF4me.
Dengan cara ini, Anda dapat menggunakan fitur penggabungan surat (mail merge) untuk mengotomatiskan alur kerja harian Anda yang membutuhkan penyesuaian dengan templat, dalam tujuh langkah. Anda dapat membuat alur kerja proses yang luar biasa, menggantikan semua upaya Anda, mengedit dokumen yang sama setiap kali, hanya untuk mengganti kolom seperti nama, alamat, atau ID email dan membuat salinan ulang untuk penerima tertentu. Dengan cara ini, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi secara signifikan.