SharePoint-Datenliste mit PDF-Dokumenten zusammenführen

Mail-merge ist heute ein “vergröberter” Begriff, der im Zeitalter der digitalen Dokumentation und der damit verbundenen Arbeitsautomatisierung verwendet wird. Dabei handelt es sich um eine Funktion, die den Aufwand für die Verarbeitung riesiger Mengen sich wiederholender Daten in Hunderten von Dokumenten, aber mit nur sehr geringen Änderungen bestimmter Daten, verringern kann, was schließlich zu einer angepassten Dokumentvorlage führt. Lassen Sie es uns einfach ausdrücken - Sie wollen Einladungen an viele Leute schicken, aber es ist notwendig, dass Sie deren Namen in jeder der von Ihnen vorbereiteten Einladungen ansprechen. Nun, wenn es eine Post-Ära ist, haben Sie “Hobson’s choice” andere als die Anzahl der Eingeladenen zu begrenzen, und starten Sie es auf jeder der Einladungen zu schreiben oder mieten Sie mehr Schreiber. In der digitalen Welt haben wir viele Möglichkeiten, diese anstrengende Tätigkeit mit Tools wie SharePoint, PDF4me und Power Automate zu vereinfachen.

Lassen Sie uns nun unsere Vorstellungskraft auf eine größere Ebene mit einer aktuellen Situation am Arbeitsplatz heben. Es ist fast unmöglich, Arbeit, Ressourcen und Materialien zu verwalten und zusammenzuarbeiten, ohne ein geeignetes internes Tool zur Unterstützung. SharePoint ist eine solche “bescheidene” Plattform von Microsoft, die von vielen Firmen zur Integration und Speicherung von Dokumenten genutzt wird. Seine wichtigsten Funktionen sind “Sites” und “Listen”. SharePoint-Listen können bequem verwendet werden, um mehrere Kombinationen von Datensätzen und Daten zu enthalten.

PDF4me ist ein Tool, mit dem Sie jede Art von Dokumenten erstellen, bearbeiten, scannen und verarbeiten können. In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie mit PDF4me und einer bereits vorhandenen, unvollständigen Dokumentvorlage einen Serienbrief aus SharePoint erstellen können und helfen Ihnen, eine individuelle, wiederverwendbare Dokumentvorlage zu erstellen. Sie können diese Automatisierung für die Erstellung von Dokumenten wie Angebote, Vertragsbriefe, RFP und mehr anwenden.

Die bereits existierende Vorlage ist das unvollständige Dokument oder ein Formular, dessen Felder mit einem vorherrschenden Satz allgemeiner Daten ausgefüllt sind und das auf dynamische Daten aus der SharePoint-Liste wartet. Die Vorlage wäre vollständig, wenn die verbleibenden unausgefüllten Felder oder Leerstellen mit den variierenden Daten ausgefüllt werden, so dass sie eine bestimmte Ausgabe darstellt. Diese wird in einem Ordner oder einer Site im SharePoint zur weiteren Verwendung gespeichert.

In diesem Beitrag werde ich versuchen, eine einfache Automatisierung zu erklären, bei der ein bestimmtes Formular (Vorlage) vom System automatisch ausgefüllt wird, wenn ein Kundendetail in die SharePoint-Liste eingegeben wird. Die Ausgabe wäre ein komplettes Formular, kombiniert mit neu eingetroffenen Kundendaten und den bereits eingegebenen Daten, die in der Vorlage vorhanden sind (hier verwenden wir der Einfachheit halber ein leeres Dokument). Bevor wir beginnen, müssen wir hier drei Entitäten des Seriendrucks im Auge behalten;

• SharePoint-Liste mit einem Trigger für die Kundendatenerfassung

• Eine bereits existierende Vorlage mit generischen Daten in Form einer doc- oder pdf-Datei

• Ein Speicherort in SharePoint, um die Ausgabe/fertige Vorlage zu speichern

Das zu realisierende Szenario: ist die Erstellung von Berichten oder das Ausfüllen von Formularen, wenn ein neues Element zur SharePoint-Liste mit ‘PDF4me Mail merge’-Aktionen hinzugefügt wird. Die SharePoint-Datensammlung kann verwendet werden, um Dokumente (Word und PDF) mit PDF4me-Serienbrieffunktionen zu erstellen. Schließlich können diese Dokumente an Ihrem Zielort gespeichert werden oder Sie können dieses Dokument über E-Mails weitergeben. Betrachten wir hier die Entwicklung des Workflows, wobei die endgültige Ausgabe an einem bestimmten Ort gespeichert wird.

Abbildung Start-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: So erstellen Sie den Ablauf.

Wir beginnen mit dem SharePoint-Listenbildschirm der Firma, in dem die Eingabe der Kundendaten stattfindet. Wir fahren fort mit dem Erstellen eines Workflows. Wie Sie im Screenshot sehen können, wählen wir auf der Registerkarte “Power Automate” die Option “Create a Workflow”.

Wir haben bereits eine teilweise ausgefüllte Vorlage oder ein Formular zur Verfügung. Wir wählen eine solche Vorlage oder ein solches Formular aus. Beim Erstellen können Sie weitere Daten vorausfüllen oder größere Vorlagen nach Bedarf erstellen. Hier verwenden wir eine einfache leere Vorlage zur Veranschaulichung.

Diese gesammelten Kundendaten werden mit Vorlagedokumenten zusammengeführt, um ein Ausgabedokument für jedes Listenelement zu erzeugen.

Abbildung Ausgabe-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List: Ausgabe der generierten Dokumente.

Der gesamte Prozess der Automatisierung umfasst nur sieben Schritte, um Dokumente auf diese Weise zu erstellen und zu speichern. Der Prozess der Automatisierung für diesen speziellen Fall kann bildlich erklärt werden, wie unten gezeigt, wobei die sieben Schritte hervorgehoben werden.

Abbildung Power Automate - Seriendruck mit Datenstring (List of Docs) Arbeitsablauf mit SharePoint.

Schritt 1: Trigger-Ausführung

Power Automate verfügt über verschiedene Arten von Auslösern, um Ihren Arbeitsablauf zu initiieren. Er kann auch so geplant werden, dass er in regelmäßigen Zeitabständen ausgeführt wird. In diesem speziellen Szenario lösen wir einen Workflow aus, wenn ein Element in der SharePoint-Liste erstellt wird.

Sie können Daten für die Site-Adresse als Ihre SharePoint-URL einspeisen. Für den Listennamen können Sie den Namen der Datensammlungsliste gemäß Ihrer Site-Adresse angeben.

Schritt 2: Inhalt der Vorlagendatei über SharePoint-Pfad auswählen

In diesem Schritt wählen Sie eine Dokumentvorlagendatei aus, die Sie zum Zusammenführen mit den dynamischen Daten in der SharePoint-Liste verwenden sollen.

Sie können Ihre Vorlagen überall speichern, wo Sie möchten. Für diesen Anwendungsfall haben wir einen SharePoint-Speicherort gewählt. Sie können die Adresse der Website als “SharePoint URL” eingeben. Wählen Sie den Dateipfad aus der Liste der Dateiverzeichnisse in Ihrer SharePoint-Site, zusammen mit dem Vorlagentyp, den Sie zum Zusammenführen verwenden möchten.

Schritt 3: Elemente aus der SharePoint-Liste extrahieren

Dieser Schritt dient dazu, Datenelemente aus der SharePoint-Liste zu ziehen. Diese Listenelemente werden später in den JSON-Array-Typ umgewandelt und als Eingabe für die PDF4me-Serienbriefaktion verwendet.

Geben Sie die Details in allen Feldern wie unten beschrieben an;

• Site Address - Ihre SharePoint-URL

• List Name - Name der Datensammlungsliste, aufgelistet auf Basis Ihrer Website Adresse

• Eingaben auf Ordner beschränken - NA, Sie können dies für diesen speziellen Anwendungsfall ignorieren.

• Include Nested Items - NA, Sie können dieses Feld auch für diesen Fall ignorieren.

• Filterabfrage - Sie können Filterabfragen angeben, um Elemente bei der Suche zu filtern.

• Sortieren nach - Geben Sie die Reihenfolge an, in der Elemente aus der Liste gezogen werden.

• Top Count - Gesamtanzahl der Listenelemente, die abgerufen werden sollen.

• Spalten nach Ansicht begrenzen - NA, Ignorieren Sie dieses Feld für diesen Anwendungsfall.

Schritt 4: String-Variable zur Vorbereitung von DataString initialisieren

In diesem Schritt deklarieren wir String-Variablen, um einen Datenring zu erstellen, der als Eingabe für den Seriendruck dient.

Schritt 5: Auf jeden anwenden - Schleife durch die Liste der Elemente und Vorbereitung des erforderlichen Datenstrings
Einer der Parameter für Seriendruck mit Datenstring-Aktion ist “Datenstring”. Mit dieser Variablen kann die Datenliste in einer Schleife durchlaufen werden, um den gewünschten Datenstring wie unten dargestellt zu bilden.
Beispiel einer JSON-Struktur (Listen-Array):

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]

In diesem Schritt werden die SharePoint-Listenelemente in einer Schleife durchlaufen und der endgültige Parameter “Datenstring” für den Seriendruck vorbereitet. Als Ergebnis dieses Schrittes wird die verkettete Zeichenfolge der in Schritt 4 deklarierten Variablen zugewiesen.

Schritt 6: PDF4me - Seriendruck mit Datenstring (Liste der Dokumente)

In diesem Schritt werden Dokumente mit den mehrfachen Eingangsdatenwerten aus der SharePoint-Liste generiert. Für jedes Element in der Liste sollen Dokumente generiert werden.

Die Feldeingaben erfolgen wie unten erklärt.

Das Feld “Vorlagendatei-Daten” wird mit dem “Inhalt der Vorlagendatei” aus Schritt 2 gefüllt.

Der “Template File Name” enthält den Namen der Vorlage mit der Dateierweiterung (Unterstützte Formate sind .docx und .pdf)

Das Feld “Daten-String” wird dynamische Datenwerte für die Zusammenführung mit der Vorlage enthalten. Lassen Sie uns nun sehen, wie wir den verketteten String-Wert für dieses Feld erhalten. Dazu ordnen wir die Daten der Vorlagendatei zu und bereiten den Datenstring mit der PDF4me-Serienbriefaktion vor. Der Datenstring wird mit der String-Funktion wie unten beschrieben zugewiesen.

concat(‘[[“Name”,”City”,”Zip”,”Country”]’,variables(‘DataListString’),‘]’)

Der “DataListString” in der gezeigten Funktion ist eine Variable, die Listenelemente in einem aufbereiteten Format enthält.

Schritt 7: Ausgabedokumente am SharePoint-Speicherort speichern

In diesem Schritt speichern wir die erzeugten Dokumente an einem bevorzugten Ziel. Sie können die Dateien in einem beliebigen Bereich der mit Power Automate verbundenen Speicheranbieter speichern. In diesem Anwendungsfall speichern wir sie in SharePoint selbst.

Wir geben die folgenden Angaben als Feldeinträge an, wie unten erläutert.

Die ‘Site-Adresse’ - Ihre SharePoint-URL
Der ‘Ordnerpfad’ - Wählen Sie den Ordnerpfad, in dem Ihre Ausgabedokumente gespeichert werden sollen.
Der “Dateiname” - Wählen Sie den Dateinamen aus dem Ergebnis der PDF4me-Aktion.
Der “Dateiinhalt” - Wählen Sie den Dateiinhalt aus dem Ergebnis der PDF4me-Aktion aus.

Auf diese Weise können Sie die Serienbrieffunktion nutzen, um Ihren täglichen Arbeitsablauf, der eine Anpassung mit einer Vorlage erfordert, in sieben Schritten zu automatisieren. Sie können einen magischen Prozess-Workflow erstellen, der alle Ihre Bemühungen ersetzt, das gleiche Dokument jedes Mal zu bearbeiten, nur um Felder wie Name, Adresse oder E-Mail-ID zu ersetzen und eine Kopie für einen bestimmten Empfänger neu zu erstellen. Auf diese Weise können Sie die Produktivität und Leistung Ihres Unternehmens enorm verbessern.