Dynamische Rechnungsstellung aus HTML-Vorlagen mit Integromat

By Nishanth Asokan | Automatisierung

Dynamische Rechnungsstellung aus HTML-Vorlagen mit Integromat

Die Notwendigkeit, dynamische Dokumente zu erstellen, ist ein fester Bestandteil eines jeden Unternehmens. Wir haben mit vielen digitalen Dokumenten zu tun, die für jeden Empfänger mit dynamischen Daten angepasst werden müssen. Dabei kann es sich um Angebote, Verträge, Rechnungen, Berichte usw. handeln, die zwar eine gemeinsame Vorlage, aber dynamische Daten haben können. Je nach Größe unseres Unternehmens müssen diese Dokumente auch in großen Stapeln erstellt werden.

In einigen Fällen ist es auch erforderlich, Dokumente in Form von HTML zu erstellen, die über einen Browser angezeigt oder als Link weitergegeben werden können. Rechnungen, Quittungen, etc. werden als HTML-Seiten generiert, damit sie dem Empfänger schnell in seinem Browser angezeigt werden können. Mit PDF4me können Sie solche HTML-Dokumente mit Hilfe von HTML-Vorlagen und einer Datenquelle erzeugen. Mit Mustache Rendering oder Mail Merge können Sie so viele Dokumente generieren, wie Sie benötigen, je nach Ihren Anforderungen.

HTML-Szenario für die dynamische Rechnungserstellung

Mit PDF4me Dokumentenerzeugungsaktion in Integromat können Sie Szenarien zur Erzeugung dynamischer Dokumente im HTML-Format unter Verwendung von HTML-Vorlagen erstellen. .

Dynamische Rechnungsstellung mit HTML-Vorlagen

Der Generierungsprozess kann automatisiert werden, wenn Sie die Vorlage und die dynamischen Daten bereithalten. Bei der Vorlage muss es sich um eine HTML-Datei handeln, die im Cloud-Speicher verfügbar sein wird. Bei den Daten kann es sich um eine Tabellenkalkulation, CSV, JSON, XML oder eine Datenliste handeln.

Lassen Sie uns eine Beispielrechnung wie unten mit einem Integromat-Szenario erstellen.

HTML-Vorlage für die Rechnungsstellung

In diesem Anwendungsfall wird erwartet, dass die HTML-Beispielvorlage an einem Dropbox-Speicherort verfügbar ist.

Hinzufügen eines Auslösers für die Überwachung von Dateien zum Starten des Szenarios

Erstellen Sie ein Dropbox-Modul, das auf das Eintreffen der Vorlagen wartet. Sobald die neue HTML-Vorlagendatei im Ordner eintrifft, wird das Szenario ausgelöst.

Watch for Files-Modul für Dropbox

Module zum Herunterladen von Dateien für Dropbox hinzufügen

Sobald die Vorlagendatei im Quellordner erkannt wird, übergibt das Dropbox-Modul mit der Aktion Datei herunterladen die Datei aus dem Speicher an die PDF4me-Aktion. Wir müssen 2 Aktionen zum Herunterladen von Dateien hinzufügen - eine zum Herunterladen der HTML-Vorlage.

HTML-Vorlage herunterladen

Ein weiterer für das Herunterladen der JSON-Daten, die der Vorlage entsprechen.

JSON-Datendatei herunterladen

PDF4me-Modul für die Aktion “Dokument generieren” hinzufügen

Als Nächstes müssen wir im Szenario das PDF4me-Modul mit der Aktion Dokument generieren hinzufügen. Hier müssen Sie den Vorlagentyp als HTML, den Ausgabetyp als HTML und die Eingabedatenquelle konfigurieren. Die Eingabedaten können entweder direkt in das Feld eingegeben werden oder in unserem Fall so konfiguriert werden, dass die Daten aus der JSON-Datei abgerufen werden.

PDF4me Dokument generieren Aktion

Die Daten für das Eingabefeld sollten für die Vorlage im Anwendungsfall wie unten dargestellt aussehen:

{
    "Dokumente": [
        {
            "Kopfzeile": {
                "docType": "Original Kopie"
            },
            "Körper": {
                "Spalte1": "Menge",
                "Spalte2": "Beschreibung",
                "Spalte3": "Stückpreis",
                "Spalte4": "Gesamt",
                "Rechnung": {
                    "Nummer": 14957,
                    "Datum": "25-02-2022",
                    "Anweisungen": "Anweisung Rechnung 1",
                    "Zwischensumme": 200150,
                    "Steuer": "18%",
                    "Fälligkeitsdatum": "25-03-2022",
                    "Versand": "200"
                },
                "Rechnungssteller": {
                    "Telefon": "989797",
                    "Fax": "998463",
                    "E-Mail": "[email protected]",
                    "web": "www.doc1.com",
                    "Adresse": {
                        "Unternehmen": "Organisation 1",
                        "Straße": "Straße 1",
                        "Stadt": "Stadt 1",
                        "zip": "123456"
                    }
                },
                "Empfänger": {
                    "Name": "Empfänger 1",
                    "Adresse": {
                        "Straße": "testveien 3",
                        "Stadt": "Stadt 1",
                        "Postleitzahl": "0555",
                        "Land": "Land 1"
                    }
                },
                "Produkt": [
                    {
                        "Menge": 1,
                        "Beschreibung": "Punkt 1",
                        "Einheitspreis": 45,
                        "GesamtPreis": 867
                    },
                    {
                        "Menge": 2,
                        "Beschreibung": "Punkt 2",
                        "Einheitspreis": 123,
                        "GesamtPreis": 3464
                    },
                    {
                        "Menge": 3,
                        "Beschreibung": "Punkt 3",
                        "Einheitspreis": 323,
                        "GesamtPreis": 6564
                    }
                ]
            },
            "Fußzeile": {
                "Telefon": "Telefon123",
                "Fax": "fax123",
                "E-Mail": "[email protected]",
                "web": "www.123.com"
            }
        
        }
    ]
}

Hinzufügen eines Iterators zur Verarbeitung mehrerer Ausgabedateien

Es ist offensichtlich, dass die PDF4me-Aktion mehrere Dateien auf der Grundlage der Daten erzeugt. Um dies zu bewältigen, benötigen wir ein Integromat-Iterator-Modul, das jede Datei für die nächste Aktion verarbeitet.

Iterator zur Behandlung von Ausgabedateien

Dropbox-Upload-Modul zum Speichern der Ausgabedateien hinzufügen

Erstellen Sie ein Dropbox-Modul mit der Aktion Dateien hochladen, um alle HTML-Dateien im gewünschten Ordner zu speichern. HTML-Vorlagen erzeugen nur HTML als Output. Sie können eine zusätzliche Aktion “In PDF konvertieren” hinzufügen, wenn Sie PDF-Dateien als Ausgaben generieren möchten.

Dynamisch generierte HTML-Ausgabedatei

Die Ausgabe unseres Szenarios sollte ähnlich wie das folgende Dokument aussehen.

Mit einem PDF4me Developer Subscription können Sie in Integromat Szenarien erstellen, die die Massengenerierung von HTML-Dokumenten zu geringen Kosten automatisieren können. Das Abonnement stellt sicher, dass Ihre Automatisierung niemals aufgrund eines Mangels an API-Aufrufen unterbrochen wird.

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